З А Т В Е Р Д Ж У Ю:
 Директор Донецької ОУНБ
ім. Н.К. Крупської
Л.О. Новакова
“15 ”  січня    2004 р.
із змінами відповідно до
наказу № 6 від 17.01.2006

ТЕХНОЛОГІЧНА  ІНСТРУКЦІЯ
 оформлення документів та відвідування користувачів Донецької обласної універсальної наукової бібліотеки ім. Н.К. Крупської

 І. Основні положення

1.1.         Інструкція визначає систему оформлення реєстраційних документів користувачів та їх обслуговування у бібліотеці і регламентує основні технологічні процеси щодо відвідування користувачами бібліотеки.

ІІ. Типи читацьких квитків

2.1. Читацький квиток видається на термін, що визначається адміністрацією бібліотеки, і дає право постійно відвідувати бібліотеку і отримувати бібліотечні послуги.

2.2. Разовий квиток дає право разового відвідування бібліотеки і отримання бібліотечних послуг.

2.3. Квиток “Масовий захід” дає право відвідування заходу бібліотеки, без отримання інших бібліотечних послуг.

2.4. Квиток “Гість” дає право зайти до бібліотеки без отримання бібліотечних послуг.

ІІІ. Порядок оформлення документа користувача бібліотеки

3.1. Оформлення документів користувачів бібліотеки та функції контролю здійснює сектор реєстрації користувачів, статистичного обліку та контролю (СРК) з використанням комп’ютерної програми UniLib.

3.2.  До реєстрування користувача бібліотеки, бібліотекар повинен запропонувати йому ознайомитись з правилами користування бібліотекою та надати консультації щодо системи обслуговування користувачів у бібліотеці.

3.3. Право користування бібліотекою надається особі з 18-річного віку (виняток – студенти вузів ІІІ-IV рівня акредитації та студенти останнього курсу технікумів). Право користування абонементом надається з 18-річного віку виключно мешканцям м. Донецька.

3.4. Для отримання читацького квитка користувач повинен оплатити в касі його вартість відповідно діючому прейскуранту платних послуг бібліотеки, пільгові категорії користувачів оплачують пільгову вартість квитка.

3.5. Бібліотекар повинен погасити чек шляхом надірвання.

3.6. Оформлення реєстрації користувача бібліотеки здійснюється на підставі паспорта або документа, що його замінює з даними реєстрації місця проживання або перебування. Студенти подають також студентський квиток. У разі відсутності реєстрації місця проживання або перебування бібліотекар перевіряє дату зняття з реєстрації, що не повинна перевищувати 10 днів відповідно до Закону України “Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні". У разі її перевищення не дозволяється користування бібліотекою.

3.7. На підставі паспорта бібліотекар повинен перевірити в базі даних наявність читача та при його відсутності сформувати електронний формуляр користувача, заповнивши українською мовою поля: прізвище, ім’я, по-батькові; дата народження (число – цифрами, місяць – словами, рік - цифрами); тип документа (вибирається із словника програми); освіта і категорія (вибирається із словника програми); місце роботи/навчання – для працюючих вказується професія, а при наявності і наукове звання, для студентів – абревіатура назви навчального закладу, факультет, курс; телефон, індекс, адреса – місто, район, область, вулиця, номер будинку, квартири.

3.8. Бібліотекар повинен сформувати українською мовою дані для друку читацького квитка і надрукувати пластиковий квиток та видати його користувачу разом з правилами користування бібліотекою, а користувач повинен поставити підпис у журналі про ознайомлення з правилами і  зобов’язання їх виконувати.

3.9. Користувачам, які не мають навичок користування бібліотекою, пропонується пройти навчання в школі “Новий читач”. Студенти, що записуються до бібліотеки, читацький квиток отримують після проходження школи “Новий читач” або тестування на знання основ бібліотечно-бібліографічних знань за довідкою інформаційно-бібліографічного відділу про проходження школи або тесту. Заняття школи проводиться щоденно за розкладом. Для відвідування школи або тестування користувач отримує квиток “Гість”, що дає право зайти до бібліотеки.

3.10. Для разового відвідування бібліотеки користувач повинен заповнити облікову картку, надати паспорт, оплатити вартість разового квитка.

3.11. Бібліотекар звіряє дані паспорта з обліковою карткою, гасить касовий чек і видає разовий квиток.

3.12. Постійні користувачі, які не мають при собі читацького квитка, обслуговуються як разові.

3.13. Пільговим категоріям користувачів разовий квиток видається безкоштовно.

3.14. Користувачі, які відвідують масовий захід, отримують квиток  “Масовий захід” для відвідування заходу без права отримання документів. Квиток видається контролером  без паспорта, безкоштовно.

3.15. Користувачам, які проходять до структурних підрозділів бібліотеки та співробітників бібліотеки без права отримання документів, контролер надає квиток “Гість”. Квиток видається контролером  без паспорта, безкоштовно.

3.16. Вхід користувачів до бібліотеки дозволяється за типами квитків: читацький квиток,  разовий квиток, квитки “Масовий захід”, “Гість” без сумок і верхнього одягу.

3.17. Для входу до бібліотеки користувач повинен подати контролеру квиток, а той зчитати сканером штрихкод або набрати номер квитка та пропустити користувача до бібліотеки через турнікет.

3.18. Щорічно користувачі бібліотеки повинні пройти перереєстрацію з пред’явленням паспорта. Бібліотекар сектора повинен звірити місце реєстрації, телефон, освіту, курс навчання для студентів і внести відповідні зміни в базу даних.

3.19. Користувачі, які не пройшли перереєстрацію, контролером попереджаються про її необхідність та припинення обслуговування користувача з наступного відвідування. Контролер записує номер читацького квитка і пропускає користувача до бібліотеки. Наступного дня до початку обслуговування користувачів бібліотекар сектора в електронній базі даних користувачів здійснює заборону обслуговування шляхом відмітки у полі “Тимчасове заборонення” і полі “Нотатки” дописує літеру “П”, що свідчить про попередження щодо необхідності перереєстрації.

3.20. Формуляри користувачів, які мають заборгованість за попередній місяць у відділі абонемента та відділах, що  мають абонементи, подаються до сектора з 1 по 5 число наступного місяця для здійснення заборони обслуговування шляхом проставлення позначки у полі “Тимчасове заборонення” та в нотатках – причини заборони: АБ – заборгованість відділу абонемента, Пеня – наявність несплаченої пені, ДІМ – заборгованість відділу документів іноземними мовами, ВМ – заборгованість відділу мистецтв. СРК до 10 числа кожного місяця вносить дані про боржників попереднього місяця. 

3.21. У разі позбавлення права користування бібліотекою за наказом директора бібліотекар сектора проставляє позначку у полі “Тимчасове заборонення” і в нотатках вказує причину та термін заборони.

3.22. Якщо у разі сканування номеру квитка користувача у контролера на екрані з’являється напис червоним кольором “Заборонено обслуговування”, то такий користувач може з’ясувати причину заборони у секторі та пройти до бібліотеки тільки для здачі літератури, оплатити пені тощо. Після ліквідації причини заборони відділи дають користувачу розписку про зняття заборони, що є підставою сектора для скасування відмітки у полі “Тимчасове заборонення” та очищення поля “Нотатки”.

3.23. Забороняється обслуговувати користувача з позначкою “Заборонено обслуговування” у відділах, окрім заходів щодо ліквідації причини заборони.

3.24. При виході з бібліотеки користувачі подають контролеру квиток, він сканує штрихкод  або набирає номер квитка. Якщо на екрані з’являється позначка “Не здано документи”, то контролер пропонує користувачу здати всі документи. У разі відсутності позначок для заборони виходу контролер випускає користувача і повертає квиток. Разові квитки та квитки “Масовий захід”, “Гість” після виходу користувача контролер залишає на контролі.

3.25. Користувач, що втратив читацький квиток, отримує новий на загальних умовах з присвоєнням йому нового номера читацького квитка після подання відомостей про відсутність заборгованості у відділах, обслуговують за формою абонемент: абонемента, документів іноземними мовами, мистецтв.

3.26. Дані про користувачів, що втратили читацький квиток, на підставі повідомлення користувача вносяться у поле “Нотатки” – “Квиток втрачено” з відміткою поля “Тимчасове заборонення”. Це дозволяє не допускати обслуговування за цим квитком інших користувачів.

3.27. Не дозволяється передавати читацький квиток іншим користувачам. У разі виявлення таких фактів бібліотекар повинен забрати у користувача квиток і подати адміністрації доповідну записку про факт порушення правил користування бібліотекою тощо.

3.28. Заповнення обхідних листків підприємств та учбових закладів міста здійснюється СРК на підставі паспорта або читацького квитка. Бібліотекар СРК перевіряє у базі даних користувачів відомості про користувача. У разі відсутності даних про особу, на яку оформлено обхідний листок, у  графі “Донецька ОУНБ” проставляється  штамп бібліотеки, дата і підпис бібліотекаря.

3.29. Якщо користувач з обхідним листком є у базі даних і має читацький квиток, він направляється до абонемента, де бібліотекар перевіряє за номером читацького квитка наявність заборгованості, у разі її відсутності ставить в обхідному листку штамп відділу, дату і підпис у графі “Донецька ОУНБ”. Якщо такий користувач при собі не має читацького квитка, то він отримує квиток “Гість”, а бібліотекар СРК повідомляє номер його читацького квитка.

3.30. Користувачі, яким в обхідному листку необхідна відмітка  структурних підрозділів, звертаються до цих відділів, де за номером читацького квитка перевіряється наявність заборгованості, у разі її відсутності бібліотекар ставить в обхідному листку штамп відділу, дату і підпис у графі “Донецька ОУНБ”, після цього СРК також поряд ставить штамп бібліотеки, підпис, дату.

3.31. Користувачі, яким необхідна відмітка в обхідному листку в структурних підрозділах, але вони не є користувачами бібліотеки, отримують на контролі квиток “Гість”. Бібліотекар структурного підрозділу перевіряє наявність заборгованості, у разі її відсутності ставить в обхідному листку штамп відділу, дату і підпис у графі “Донецька ОУНБ”, після цього СРК також поряд ставить штамп бібліотеки, підпис, дату.