Вас вітає відділ по роботі із службовою кореспонденцією!
Адреса: м. Київ, вул. Хрещатик, 36, каб. 905-а
Телефон: 278-60-66
Основнi функцiї та напрямки роботи:
1. Здійснює ведення діловодства в
секретаріаті Київської міської ради відповідно до Регламенту Київської міської
ради, постанови Кабінету Міністрів України від 17.10.97 №1153 „Про затвердження
Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах
виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах
виконавчої влади” та розпорядження Київської міської державної адміністрації від
16.12.97 № 2047 „Про затвердження Інструкції з діловодства в структурних
підрозділах Київської міської державної адміністрації, районних державних
адміністраціях.”;
2. Забезпечує облік та контроль за
проходженням документів, їх зберіганням та передачею в установленому порядку до
архіву;
3. Здійснює приймання, реєстрацію, облік та
контроль за проходженням документів з грифом „Для службового користування”
відповідно до інструкції про порядок обліку, обігу та збереження документів для
службового користування;
4. Здійснює попередній розгляд, реєстрацію
та опрацювання службової кореспонденції, забезпечує своєчасну передачу її
керівникам Київради, головам постійних комісій та керівникам структурних
підрозділів Київради для розгляду по суті;
5. Забезпечує своєчасне доведення до
виконавців доручень міського голови, заступника міського голови-секретаря
Київради та керуючих справами Київради;
6. Опрацьовує та подає заступнику міського
голови-секретарю Київради службові документи, готує за ними аналітичні,
довідкові та інші необхідні матеріали;
7. Готує проекти доручень заступника
міського голови - секретаря Київської міської ради;
8. Здійснює сканування контрольних листів,
депутатських запитів, урядових документів та вихідної кореспонденції;
9. Здійснює ведення бази даних вхідної та
вихідної кореспонденції в мережі передачі даних Київської міської ради та
Київської міської державної адміністрації;
10. Здійснює розробку та ведення словників
виконавців та структурних підрозділів Київської міської ради, кодифікаторів
організацій, установ та відомств в електронній системі обліку та контролю (базі
даних службової кореспонденції);
11. Забезпечує регулярний прийом інформації
від органів державної влади та здійснює передачу інформації, підготовлену
структурними підрозділами Київської міської ради, до органів державної влади за
допомогою електронної пошти, факсу, телефону;
12. Складає номенклатуру справ відділу,
забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення і зберігання справ,
що підлягають здачі в архів;
13. Готує статистичні довідки про
надходження службових документів до Київської міської ради, аналізує і
узагальнює інформацію, та надає пропозиції щодо вдосконалення роботи зі
службовими документами;
14. Сприяє провадженню нових інформаційних
технологій в сфері електронного документообігу;
15. Залучає спеціалістів-програмістів для
вдосконалення програмно-технічного забезпечення бази даних службової
кореспонденції та розробки програм по розширенню її можливостей;
16. Здійснює інші повноваження згідно з
покладеними на нього завданнями та обов’язками.
Розклад роботи та години прийому:
З 09:00 до 18:00 (п’ятниця з 09:00 до 16:45), перерва з 13:00 до 14:00.
Реєстрація листів проводиться з 09:00 до 18:00.
Інформація по листах надається щоденно з 11:00 до 13:00 за телефоном 279-41-88 виключно для юридичних осіб.