В помощь бухгалтеру бюджетной организации

      Бюджетные организации представляют собой значительный сегмент клиентов банка, активно использующих финансовые услуги, новые банковские продукты и технологии. ПриватБанк постоянно работает над расширением спектра предоставляемых услуг и одним из последних банковских продуктов  для бюджетных организаций являются корпоративные пластиковые карты. Корпоративные карты все больше наполняют нашу жизнь, становятся неотъемлемым элементом хозяйственной жизни организации. К тому же многие  уже оценили удобство  и безопасность пластиковых карт.

     Наши рекомендации помогут Вам  в работе с современными средствами расчета – корпоративными пластиковыми картами.

     Порядок работы бюджетных организаций с корпоративными картами регламентируется следующими нормативными документами:

1. Порядком обслуживания государственного бюджета по расходам, утвержденным приказом Государственного казначейства № 89 от 25.05.2004г. и зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 10.06.2004г. под № 716/9315
2. Инструкцией о порядке открытия, использования и закрытия счетов  в национальной и иностранной валютах, утвержденной Постановлением Национального банка Украины № 492  от 12.11.2003г. и зарегистрированной в Министерстве  юстиции Украины 17.12.2003г. под № 1172/8493
3. Инструкцией по учету средств, расчетов и других активов бюджетных учреждений, утвержденной Приказом Государственного казначейства Украины № 242 от 26.12.2003г. и зарегистрированной в Министерстве юстиции Украины 23.01.2004г. под № 242.
4. Планом счетов бухгалтерского учета бюджетных организаций и Порядком использования Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных организаций, утвержденным приказом Министерства финансов Украины № 114 от 10.12.1999г. и зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины под № 890/4183 от 20.12.1999г.   
5. Положением о порядке эмиссии платежных карт и осуществлении операций с их использованием, утвержденным Постановлением Правления Национального банка Украины №367 от 27.08.2001г. и зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 15.11.2001г. под № 954/6145. 

              Согласно п.6.12 Инструкции по учету средств, расчетов и других активов бюджетных учреждений, утвержденной приказом Государственного казначейства Украины № 242 от 26.12.2003г. и зарегистрированной  в Министерстве юстиции Украины под № 106/8705 от 23.01.2004г. “суммы под отчет выдаются  из кассы учреждения или зачисляются на карточный счет на оплату расходов… “

    Согласно п.13.11 Порядка обслуживания государственного бюджета по расходам, утвержденного Приказом Государственного казначейства Украины № 89 от 25.05.2004г. и зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 10.06.2004г. под № 716/9315

“Для проведения операций с использованием банковских платежных карт бюджетным организациям открываются карточные счета. Карточные счета открываются в учреждениях банков на условиях договора. В договоре должны быть указаны доверенные лица учреждения, перечень которых прилагается к заявлению на открытие карточных счетов”.

     Особенности открытия карточного счета отображены в главе 8  Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов  в национальной и иностранной валютах, утвержденной Постановлением Национального банка Украины № 492  от 12.11.2003г. и зарегистрированной в Министерстве  юстиции Украины 17.12.2003г. под № 1172/8493

“Банки открывают клиентам карточные счета  на условиях договора в порядке, установленном этой Инструкцией для открытия текущих счетов, с учетом определенных этой главой Инструкции особенностей”.

     Порядок открытия текущих счетов  (согласно главе 3 Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов  в национальной и иностранной валютах, утвержденной Постановлением Национального банка Украины № 492  от 12.11.2003г.):

      П.13.11 Порядка обслуживания государственного бюджета по расходам: “Доверенное лицо может использовать банковскую платежную карту, как для получения наличных, так и для осуществления безналичных расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью учреждения, в том числе на представительские расходы и расходы на командировочные.

     Для проведения операций с использованием банковских платежных карт на карточный счет платежным поручением зачисляются средства путем их перечисления с соответствующих счетов бюджетной организации. При казначейском обслуживании сумма платежного поручения на перечисление средств составляется на основании заявления распорядителя бюджетных средств.

     Средства, которые зачисляются на карточный счет, являются подотчетными средствами доверенного лица бюджетной организации. Оприходование полученных средств и включение их в авансовый отчет при их использовании проводится доверенным лицом на основании выписок по карточному счету либо, в случае получения наличных в банкомате, чека банкомата.

     Доверенное лицо бюджетной организации обязано подать в бухгалтерию организации авансовый отчет об использовании средств с банковской платежной карты вместе с подтверждающими документами и остатком неиспользованной налички в соответствии с действующим законодательством.

     Ответственность за осуществление всех хозяйственных операций с использованием карточных счетов ложится на руководство бюджетных организаций в соответствии с действующим законодательством.

     Остатки средств, не использованные доверенным лицом в определенные сроки, возвращаются на счет, с которого они были перечислены”.        

“3.1.Если субъект хозяйствования не имеет в этом банке счетов, то открытие ему текущего счета осуществляется в таком порядке.

Лица (лицо), которые от имени юридического лица или отдельного подразделения открывают текущий счет, должны:

Предъявить паспорт или документ, который его заменяет, и документы, которые подтверждают  их полномочия. Физические лица – резиденты дополнительно –

-         предъявляют документ, выданный соответствующим органом государственной налоговой службы, который подтверждает присвоение им идентификационного кода налогоплательщика;

-         предоставляют документы (копии документов, заверенные в установленном порядке), определенные данной Инструкцией;

-         на основании указанных выше документов уполномоченный сотрудник банка осуществляет идентификацию клиента и лиц, уполномоченных распоряжаться текущим счетом.

3.2.Если юридическое лицо не имеет счета в данном банке, то для открытия ему текущего счета необходимо предоставить следующие документы:

     заявление на открытие текущего счета (приложение 1). Заявление подписывают руководитель и главный бухгалтер юридического лица. Если в штатном расписании не предусмотрена должность главного бухгалтера или другого лица, на которого возложена функция  ведения бухгалтерского учета и отчетности, то заявление подписывает только руководитель;

     копию свидетельства про государственную регистрацию юридического лица в органе исполнительной  власти, другом органе, уполномоченном осуществлять государственную регистрацию, заверенную нотариально либо органом, который выдал свидетельство о государственной регистрации. В случае открытия текущих счетов юридическим лицам, которые содержатся за счет бюджетов, данный документ не требуется;

     копию надлежащим образом зарегистрированного уставного документа (устав / учредительный договор / уставного акта / положения), заверенную органом, который осуществил регистрацию, либо нотариально. Положение юридических лиц публичного права, которые утверждаются распорядительными актами Президента Украины, органов государственной власти, органов власти Автономной Республики Крым или органов местного самоуправления,  заверения не требуют. Юридические лица публичного права, которые действуют на основании законов, уставной документ не предоставляют;

     копию справки о внесении юридического лица в Единый Государственный реестр предприятий и организаций, заверенную органом, который выдал справку, либо нотариально, либо подписью уполномоченного сотрудника банка;

     копию документа, который подтверждает взятие юридического лица на учет в органе государственной налоговой службы, заверенную органом, который выдал документ, либо нотариально, либо подписью уполномоченного сотрудника банка;

     карточку с образцами подписей и оттиском печати (приложение 2), заверенную нотариально либо организацией, которой клиент административно подчиняется, в установленном порядке. В карточку включаются образцы подписей лиц, которым согласно с законодательством Украины или учредительными документами юридического лица предоставлено право распоряжения счетом и подписания расчетных  документов.

     Юридические лица, которые используют наемный труд и, в соответствии с законодательством Украины, являются плательщиками страховых взносов, дополнительно к выше перечисленному перечню документов должны предоставить следующие документы:

     копию документа, который подтверждает регистрацию юридического лица в соответствующем органе Пенсионного фонда Украины, заверенную органом, который его выдал, либо нотариально, либо подписью уполномоченного сотрудника банка;

     копию страхового свидетельства, которое подтверждает регистрацию юридического лица в Фонде социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных  заболеваний Украины как плательщика страховых взносов, заверенную органом, который его выдал, либо нотариально, либо подписью уполномоченного сотрудника банка.

     Информация о том, что юридическое лицо не использует наемный труд и не является плательщиком страховых взносов, клиент обязательно определяет в заявлении об открытии текущего счета в строке “Дополнительная информация”

     Особенности, которые необходимо учитывать при открытии карточного счета (глава 8 Инструкции о порядке открытия…счетов…):

“Если карточка с образцами подписей  не оформляется, то в случае необходимости (закрытии счета, утере или повреждении платежной карты) операции осуществляются при условии предъявления клиентом паспорта либо документа, который его заменяет. В данном случае как образец подписи используется подпись клиента, указанная в договоре.

     В заявлении об открытии карточного счета, кроме реквизитов, предусмотренных в соответствующих приложениях к Инструкции, при необходимости указываются прочие дополнительные реквизиты, установленные банком и / или платежной системой, которые необходимы для идентификации держателя карты, определения параметров платежной карты”.

     Бюджетной организации в банке открывается карточный счет  и активируются карты на доверенных лиц организации. После открытия счета необходимо в течение 3-х рабочих дней уведомить об этом налоговую инспекцию. Следует учесть, что перечисление на карточный счет средств возможно сразу после открытия счета, а выполнение расходных операций – только после получения банком корешка из ГНИ.

         Учет операций по корпоративным пластиковым  картам в балансе организации (согласно Плана счетов бюджетной организации):

При перечислении средств на командировочные либо хозяйственные расходы  с текущего счета (открытого в отделении Казначейства) на карточный счет (открытый в отделении банка) необходимо сделать следующие проводки:

1)Дебет:    362(364) - "Расчеты с подотчетными лицами (расчеты с прочими дебиторами)"

   Кредит:  321         - "Регистрационные счета"

2)Дебет:    321         - "Регистрационные счета"

   Кредит:  801         - "Расходы из гос.бюджета на содержание учреждения и     

                                     др. мероприятия"

При перечислении комиссии банка за расчетно-касовое обслуживание бухгалтер делает следующие проводки:

1)Дебет:   675 – "Расчеты с прочими кредиторами"

   Кредит: 321 – "Регистрационные счета"

2)Дебет:   321 – "Регистрационные счета"

   Кредит: 801 – "Расходы из гос.бюджета на содержание учреждения и др. мероприятия"

При оплате комиссии банка (на основании выставленного счета) делаются следующие проводки:

1)Дебет:   231(234) – "Материалы для учебных, научных и прочих целей (Хозяйственные материалы и канцелярские товары)"

   Кредит: 675    –      "Расчеты с прочими кредиторами"

2)Дебет:   675 –         "Расчеты с прочими кредиторами"

   Кредит: 321  –        "Регистрационные счета"

3)Дебет:   801 –         "Расходы из гос.бюджета на содержание учреждения и др.    

                                     мероприятия"

  Кредит: 231(234) – "Материалы для учебных, научных и др. целей (Хозяйственные

                                    материалы и канцелярские товары)"

При возврате средств доверенными лицами в кассу организации делаются следующие проводки:

1)Дебет:   362 – "Расчеты с подотчетными лицами"

   Кредит: 301 – "Касса в национальной валюте"

2)Дебет:   301 – "Касса в национальной валюте"

   Кредит: 321 – "Регистрационные счета"

3)Дебет:   701 – "Ассигнования из гос.бюджета на расходы учреждения и пр.       

                             мероприятия"

   Кредит: 362 – "Расчеты с подотчетными лицами"

     Кроме того, банк предлагает дополнительные услуги,  которые помогут оперативно управлять Вашим счетом.

Клиент-Банк (Интернет-Клиент-Банк) – программный  продукт, позволяющий оперативно (каждые 15 минут) принимать выписки по карточному либо депозитному  счетам.

Система Приват-24 -  предоставляет возможность управления  счетами через сеть Интернет. Данная система предоставляет своим пользователям комплекс банковских услуг  круглосуточно в режиме реального времени, из любой точки, имеющей вход в Интернет. Использование Приват-24  предоставит  Вам возможность:

-         просматривать остатки и формировать выписки по карточному счету и корпоративным картам доверенных лиц;

-         активировать корпоративные карты самостоятельно в организации (без дополнительного обращения в банк);

-         перераспределять средства  между картами доверенных лиц.