Интервью Татьяны Острогляд, руководителя отдела по связям с общественностью компании МКС, редактора внутрикорпоративной газеты "Моя Компания Сегодня" для Ассоциации корпоративных медиа Украины.
Справка об издании "Моя Компания Сегодня":
Внутреннее издание компании МКС – газета "Моя Компания Сегодня" выходит с сентября 2006 года. Это полноцветная газета формата А3, объемом 12 страниц, тиражом – 3500 экз. Периодичность выхода – 1 раз в 2 месяца. Распространяется по филиалам компании.
В 2007 году газета компании МКС победила в конкурсе лучших корпоративных изданий Украины.
- Каким был Ваш путь в редакторы корпоративного проекта Вашей компании?
- По образованию я – журналист. Закончила Харьковский национальный университет им. В.Н. Каразина. Выбрала специальность "Журналистика", можно сказать, "на спор" с самой собой. Я из маленького поселка в Луганской области, а там принято поступать максимум на бухгалтера, а обычно – в педучилище, и недоучившись – замуж. Журналистика, конечно, считается заоблачной отраслью. А у меня с детства большие планы на собственную жизнь и соответствующие амбиции. Поэтому и выбрала сферу деятельности, в которой можно добиться чего-то важного и стать кем-то. Работала журналистом с первого курса, с 1999 года. А в 2005 году сменила вид деятельности на связи с общественностью. Решение приняла осознанно по нескольким причинам. Во-первых, убедилась, что "по ту сторону" интереснее (диплом я защищала по PR, заинтересовалась темой еще тогда). Во-вторых, решила развивать менеджерские качества, а не только навыки работы с информацией. В-третьих, к сожалению, нестоличная журналистика очень скудно оплачивается. И, главное, достаточно быстро наступает "потолок" – для дальнейшего профессионального роста неизбежно нужно переезжать в Киев.
Должность пресс-секретаря в харьковской компании по продаже деревообрабатывающего оборудования предполагала выпуск корпоративной газеты для клиентов. Это был мой первый опыт создания корпоративного медиа. Причем, "с нуля". Идея у руководства о собственной газете была, а как ее воплотить – никто не знал. Вот и пришлось на практике применить все, что я видела в редакциях. Перерыла Интернет, литературу по связям с общественностью. Прямо в ходе подготовки выхода газеты разобралась в различиях между изданием для клиентов и внутренним, когда нужен журнал, а когда выгоднее выпускать газету или электронный бюллетень. Определилась с тематикой, форматом, рубриками, сроками выхода, цветностью и так далее. Первый номер вышел как раз к международной отраслевой выставке. Ощущения были грандиозные!
В 2007 году я пришла в МКС. Думаю, решающим аргументом для моего будущего руководства как раз и стали номера этой газеты и реальный опыт выпуска издания в одиночку. В МКС внутренняя газета уже была, но с ротацией PR-менеджеров дело застопорилось. Я пришла в мае, и уже в июле вышел первый "мой" номер "Моей Компании Сегодня".
- Что для Вас лично означает понятие "призвание"?
- Призвание – это желание заниматься делом, которое нравится, плюс возможность быть полезным при этом. Чтобы найти свое призвание, его нужно искать. Пробовать себя в разных ролях, расширять круг ответственности, браться за незнакомые задачи. И постоянно слушать интуицию. Вот говорят, что успеха можно добиться, только выйдя из области собственного комфорта. Не совсем согласна. Работая с удовольствием, добиваешься значительно большего.
- Сколько времени у Вас уходит на подготовку одного выпуска?
- Выпуск газеты у меня до недавнего времени был совмещен со всеми остальными функциями PR-менеджера компании национального уровня: связями со СМИ, наполнением корпоративных сайтов, спонсорскими и благотворительными проектами, организацией специальных мероприятий, внутренними программами для сотрудников. Поэтому газета выходит один раз в два месяца. Сейчас отдел расширен, часть задач перераспределена. Возможно, газета станет ежемесячной.
На конференции участников конкурса на лучшее корпоративное издание Украины, организованной АКМУ 1 ноября этого года, я обратила внимание, что практически все представленные издания готовятся целым коллективом, нередко – привлеченным агентством. У меня же в процессе участвуют: я (автор публикаций, редактор), внештатный дизайнер-верстальщик, внештатный корректор. Генеральный директор компании утверждает основные тексты и макет в целом.
В целом процесс подготовки номера выглядит так. Я составляю план номера:
1) тема и герой основной рубрики "Из первых рук" – интервью одного из топ-менеджеров о самых важных событиях;
2) темы для рубрик "Корпоративное обучение" (ход обучающих программ, основные события – семинары и тренинги для продавцов и руководителей, обучение и адаптация новичков); "Моя профессия" (знакомство с задачами, особенностями работы, достижениями конкретного сотрудника или отдела); "Регионы" (рассказ о жизни отдельных магазинов, филиалов, подразделений), "Знай наших" (спортивные рекорды, необычные хобби, интересные рассказы о путешествиях сотрудников).
3) Информация в рубрики "Новости", "Конкурс", "Лидеры МКС" собирается "по ходу" подготовки номера.
Затем около месяца идет сбор информации (тексты, комментарии, фотографии), примерно на третьей неделе этого месяца я начинаю редактировать и согласовывать тексты. Затем около 10 дней – верстка и редактирование верстки. Затем окончательное согласование макета, вычитка корректором – около 2-3 дней. Процесс печати занимает неделю. Потом готовый тираж определенным количеством экземпляров доставляется в филиалы.
- Есть ли у Вас персональные секреты в общении с сотрудниками авторами материалов?
- Мне повезло, что сотрудников не пришлось знакомить с изданием, привлекать их внимание и интерес к самому факту выхода внутренней газеты (продвижение корпоративного издания, кстати, ненамного проще, чем продвижение "обычного" СМИ). К тому же, для полноценного PR-сопровождения деятельности компании было необходимо выстроить систему обмена информацией между филиалами, подразделениями и PR-отделом. На сегодня такая система уже существует: сотрудники, можно сказать, привыкли сообщать в отдел по связям с общественностью о событиях и новостях у них в подразделениях. Поэтому привлекать коллег и к написанию статей, новостей, заметок в корпоративную газету или на сайт мне значительно проще. Сейчас около 60-70% текстов в каждом номере – инициированные и подготовленные самими сотрудниками.
Основная особенность редактирования внутрикорпоративного издания – непрекращающийся поиск компромисса между качеством издания и выдержкой корпоративного духа. Например, невозможно получить хорошие фотографии с событий в регионах: у нас филиалов так много, что профессионального фотографа всюду не отправишь ну никак. Поэтому, кстати, все без исключения внутрикорпоративные издания "грешат" мутными любительскими фотографиями. То же и с текстами. Внутреннее издание – это элемент построения корпоративной культуры, способ знакомства и сплочения коллектива. Поэтому стандарты и требования к форме и содержанию текстов "обычных" изданий здесь часто приходится приносить в жертву внутренним особенностям общения в коллективе. Например, любой редактор делового издания содрогнется от подписи под фотографией в 5-7 строчек. А вот в корпоративном издании необходимо указать все "регалии" человека. Или приносит сотрудник свою фотографию с события с огромной "плямбой" от вспышки на лбу. Фото не поддается никакой допечатной обработке, но ведь: "Я уже в отделе всем сказал, что меня напечатают, и родителям даже позвонил, что в газете про меня напишут"… И, конечно, мы бьемся полдня над этим кадром и все-таки ставим его в номер.
- Какие Ваша компания получает преимущества благодаря наличию проекта "корпоративное издание"?
- Однозначные преимущества в укреплении Команды и выстраивании системы обмена информацией. В компании с такой разветвленной сетью филиалов, как МКС, подобная площадка для знакомства, общения, обмена опытом сотрудниками просто необходима. Отдаленные филиалы видят топ-менеджмент "в лицо", из первых рук получают информацию о дальнейших планах компании. В каждом номере есть подробное и простое разъяснение какого-либо внутреннего бизнес-процесса (зачем лично мне соблюдать правила документооборота, почему важно предоставлять в бухгалтерию документы именно в таком виде, где и как можно узнать подробную информацию о компьютерах, которые мы производим и так далее). Кроме того, рассказы о достижениях других подразделений – это отличный катализатор здорового духа соперничества и мотиватор для выполнения все бОльших задач.
- Ваши пожелания компаниям, у которых нет своего СМИ.
- Собственное издание не стоит (и даже очень вредно) создавать, если нет четкого понимания, кому и зачем оно будет нужно. Знаю пример, когда издание для клиентов превратилось в площадку для "размышлизмов" директора о жизни, публикации половины его семейного альбома. Плюс, нужно соблюдать очень тонкую грань между корпоративным духом и откровенным подхалимажем, между добрым юмором и обидной иронией, между требованиями открытости и ограничениями коммерческой тайны.
- Ваши самые большие достижения за 2007 год и пожелания членам АКМУ на 2008 год.
- Значительное достижение в 2007 году – победа "Моей Компании Сегодня" в конкурсе АКМУ в номинации "Лучшая внутрикорпоративная газета Украины". Первый раз участвовала – и сразу главный приз. Его значимость увеличивается еще и от осознания имен членов жюри. Спасибо Ассоциации, которая "блюдет" уровень конкурса привлечением таких мэтров.
А еще – выпуск собственной книги "PR на каждый день". Это практическое пособие для начинающих PR-специалистов региональных компаний. В регионах связи с общественностью реализуются в довольно специфических формах, поэтому далеко не все советы из западных учебников или из опыта столичных коллег применимы на практике в Харькове, Запорожье или в Одессе.
Каждого из членов Ассоциации я благодарю за его вклад в становление и развитие нашей профессии в Украине. Мы учимся на своих ошибках и на опыте друг друга. Каждый наш шаг сейчас – скорее, интуитивный. Поэтому желаю всем нам больше удачных наитий, правильных решений, уверенности в собственных силах и новых достижений в 2008 году!