Усі роботи з перепису населення, починаючи з найперших підготовчих заходів, мали чітку регламентацію здійснення, як щодо термінів їх проведення, так і за визначеними відповідальними виконавцями. Наприклад, інформацію про результати перевірок адресного господарства, виготовлення картографічного матеріалу, та стан поточного обліку населення територіальні управління статистики щомісяця подавали до Держкомстату України за п’ятьма спеціально розробленими формами звітності у трьох розрізах (з розподілом на міські поселення та сільську місцевість). Дані представлялися наростаючим підсумком і були взаємно ув’язані за різними напрямками першочергових переписних заходів. Це надавало змогу аналізувати хід виконання у загальному контексті завдань підготовчого етапу, а також проводити комплексне порівняння обсягів робіт і темпів їх здійснення за регіонами.
Кожен з етапів переписних робіт контролювався вищестоящими органами державної статистики так би мовити по вертикалі, а комісіями сприяння проведенню Всеукраїнського перепису населення – на відповідному територіальному рівні. Проте найжорсткіший моніторинг виконання робіт був застосований під час безпосереднього проведення Всеукраїнського перепису населення 2001 року. Відповідно до наказу Держкомстату України від 29 листопада 2001 року № 478 у центральному апараті й в усіх територіальних управліннях статистики було створено оперативні штаби для вирішення невідкладних питань, які могли виникнути під час опитування населення, а також організовано чергування керівних працівників підрозділів з перепису для забезпечення роботи телефонних “гарячих ліній”. Крім того, було встановлено графік подання до Держкомстату України (і так само до переписних дільниць та територіальних органів статистики відповідного рівня) оперативних повідомлень про хід виконання передпереписних заходів, проведення опитування населення та передачу отриманих матеріалів до вищестоящого органу. Вказані повідомлення подавалися до Держкомстату телеграмою або факсом у такі терміни:
|
Номер повідомлення |
Строк подання повідомлення |
|
перше |
23 листопада 2001 р. (до 18 години); |
|
друге |
30 листопада 2001 р. (до 18 години); |
|
трете |
30 листопада 2001 р. (до 18 години); |
|
четверте |
1 грудня 2001 р. (до20 години); |
|
п’яте |
5 грудня 2001 р. (до 20 години); |
|
шосте |
6 грудня 2001 р. (до 22 години); |
|
сьоме |
щоденно з 6-10, 12-15 грудня 2001 р. (до 22 години); |
|
восьме |
11 грудня 2001 р. (до 22 години) |
|
дев’яте |
16 грудня 2001 р. (до 20 години); |
|
десяте |
21 грудня 2001 р. (до 20 години); |
|
одинадцяте |
24 грудня 2001 р. (до 20 години); |
|
дванадцяте |
27 грудня 2001 р. (до 20 години); |
|
тринадцяте |
2 січня 2002 р. |
|
чотирнадцяте |
9 січня 2002 р. |
|
п’ятнадцяте |
11 лютого 2002 р. |
Кожне повідомлення містило інформацію з окремих питань, пов’язаних з переписом населення, і дозволяло надзвичайно швидко оцінювати і негайно впливати на поточну ситуацію. Практично усі повідомлення, за виключенням останнього – п’ятнадцятого, складалися окремо по міських поселеннях та сільській місцевості.
Повідомлення перше “Про кількість інструкторів-контролерів, їх навчання та забезпечення інструкторських дільниць приміщеннями і переписною документацією” вміщувало дані про загальну кількість інструкторів-контролерів (включаючи установи з рухомим складом населення), про кількість навчених інструкторів-контролерів і тих, що стали до роботи, а також про число відмовлень працівників цієї категорії персоналу від роботи в процесі та після завершення навчання. У цьому повідомленні наводилися також дані про загальну кількість основних інструкторських дільниць (без установ з рухомим складом населення та інституційних установ) і в тому числі інформація щодо їх забезпечення приміщеннями, телефонами, опаленням, а також переписною документацією й портфелями (папками).
Повідомлення друге “Про кількість обліковців та їх навчання” складалося за даними щодо загальної кількості обліковців основних лічильних дільниць (включаючи тимчасовий переписний персонал стаціонарних переписних пунктів (резерв)), в тому числі щодо кількості тих з них, хто пройшов інструктаж, а також тих, хто відмовився від роботи в процесі та після завершення навчання. Це повідомлення містило також дані стосовно загального числа обліковців в установах з рухомим складом населення, та тих з них, хто був навчений.
У повідомленні третьому “Про кількість залученого тимчасового переписного персоналу з числа осіб, які зареєстровані у службі зайнятості як такі, що шукають роботу та безробітні” наводилися дані щодо загальної кількості залученого тимчасового переписного персоналу з числа осіб, які зареєстровані у службі зайнятості як такі, що шукають роботу, та безробітні з розподілом по категоріях персоналу і розміром винагороди за виконання робіт.
Повідомлення четверте “Про початок попереднього обходу приміщень” інформувало про кількість обліковців основних лічильних дільниць (включаючи тимчасовий переписний персонал стаціонарних переписних пунктів (резерв)), які розпочали попередній обхід приміщень 30 листопада, а також тих, які не розпочали попередній обхід 30 листопада, з указанням причин та вжитих заходів.
До повідомлення п’ятого “Про закінчення попереднього обходу приміщень” включалися дані про кількість обліковців основних лічильних дільниць (без тимчасового переписного персоналу стаціонарних переписних пунктів (резерву)), які закінчили попередній обхід приміщень, а також про кількість обліковців (включаючи установи з рухомим складом населення), які одержали переписну документацію.
Повідомлення шосте “Про початок перепису населення” містило інформацію про кількість обліковців основних лічильних дільниць (без резерву) та обліковців в установах з рухомим складом населення (лікарнях, санаторіях, будинках відпочинку, турбазах, готелях, кімнатах для приїжджих тощо) та інституційних установах (будинках дитини, дитячих будниках, будинках-інтернатах для осіб похилого віку та інвалідів, школах-інтернатах для дітей сиріт та дітей, що залишились без батьківського піклування тощо), які розпочали перепис, а також про кількість обліковців, які не розпочали перепис. У це повідомлення включалася інформація про ті заходи, що були вжиті для забезпечення проведення перепису на дільницях обліковців, які не розпочали перепис.
Повідомлення сьоме “Про кількість осіб, записаних до переписних листів на кінець дня” подавалося територіальними управліннями статистики до Держкомстату України майже щоденно, починаючи з другого дня і до кінця встановленого терміну опитування населення. У цьому повідомленні наводилися дані щодо кількості осіб, записаних до переписних листів на кінець кожного дня по основних лічильних дільницях.
У повідомленні восьмому “Про хід перепису за станом на кінець дня 9 грудня” підсумовувалися дані про кількість осіб, які були записані до переписних листів по основних лічильних дільницях, в установах з рухомим складом населення та в інституційних установах станом на середину встановленого терміну опитування.
Повідомлення дев’яте “Про закінчення перепису на кінець дня 14 грудня” фіксувало своєчасність завершення опитування населення, а саме: кількість обліковців основних лічильних дільниць, обліковців в установах з рухомим складом населення та обліковців в інституційних установах, які закінчили перепис у встановлений строк, а також кількість обліковців основних лічильних дільниць, які не закінчили перепис у встановлений строк та заходи, що були вжиті для закінчення перепису на цих дільницях.
Першою зведеною аналітичною інформацією про результати перепису населення було повідомлення десяте “Про результати перепису на кінець дня 14 грудня”. Воно містило дані про загальну кількість осіб, записаних до переписних листів з розподілом респондентів за статтю і переписними категоріями (тимчасово відсутні, тимчасово проживаючі). У цьому звіті повідомлялося також про число складених обліковцями контрольних бланків.
Повідомлення одинадцяте “Про приймання матеріалів перепису від обліковців та підсумки контрольного обходу” характеризувало хід приймання матеріалів перепису населення та здійснення контрольних заходів по інструкторських дільницях. У ньому, зокрема, наводилися дані щодо кількості основних інструкторських дільниць, інструкторських дільниць в установах з рухомим складом населення та інституційних установах, в яких було закінчено приймання переписної документації від обліковців. У випадках, якщо приймання не було закінчене, повідомлялися причини. Крім того, це повідомлення містило інформацію про кількість інструкторських дільниць, де проводився контрольний обхід і повідомлялося число осіб, додатково записаних до переписних листів, під час його проведення, в тому числі за переписними категоріями.
Повідомлення дванадцяте “Про приймання матеріалів перепису завідувачами переписними відділами від інструкторів-контролерів” характеризувало хід приймання матеріалів перепису населення по переписних відділах. Воно складалося з інформації про загальну кількість інструкторських дільниць, включаючи інструкторські дільниці в установах з рухомим складом населення та інституційних установах, а також даних про кількість інструкторів-контролерів, які здали до переписних відділів матеріали перепису у встановлений строк, і кількість інструкторів-контролерів, які не здали у встановлений строк матеріали перепису до переписних відділів з позначенням заходів, які вживалися для закінчення приймання матеріалів перепису.
Повідомлення тринадцяте “Про приймання матеріалів перепису начальниками районних (міських) відділів статистики від завідувачів переписних відділів” характеризувало хід приймання матеріалів перепису населення по районних (міських) відділах статистики. У ньому зазначалося загальне число переписних відділів і кількість тих з них, в яких матеріали перепису були здані до районного (міського) відділу статистики.
Повідомлення чотирнадцяте “Про підсумки перепису, з урахуванням контрольного обходу” уточнювало дані щодо загальної кількості осіб, записаних до переписних листів, вже з урахуванням контрольного обходу. Вказані дані теж наводилися з розподілом за статтю респондентів і переписними категоріями (тимчасово відсутні, тимчасово проживаючі). У цьому звіті повідомлялося і про число складених обліковцями та інструкторами-контролерами контрольних бланків.
Повідомлення п’ятнадцяте “Про результати упорядкування та перевірки контрольних бланків міжрайонної та внутрішньорайонної міграції” готувалося в цілому по Автономній Республіці Крим, областях, Київській та Севастопольській міськрадах. У ньому наводилися дані щодо загальної кількості контрольних бланків, складених під час перепису населення у регіоні, кількості контрольних бланків внутрішньорайонної та міжрайонної міграції у межах регіону, а також щодо кількості контрольних бланків міжобласної міграції, що були передані в інші територіальні управління статистики і що були отримані від інших територіальних управлінь статистики. Дане повідомлення містило також інформацію про підсумки оброблення контрольних бланків міжрайонної та внутрішньорайонної міграції, зокрема, про кількість записаних до контрольних бланків осіб із зазначенням відповідних кодів (з 1 до 7), які відповідали результатам зіставлення контрольних бланків з переписними формами, про що йшлося вище.
Подальші роботи з підготовки матеріалів перепису населення до автоматизованого оброблення контролювалися також за допомогою спеціально розроблених форм звітності, проте періодичність їх подання була вже менш напруженою. Так, інформацію про хід комплектування та кодування переписних даних територіальні управління статистики подавали до Держкомстату України щотижня, починаючи з 4 березня 2002 року до повного закінчення робіт з кодування даних переписних документів. Звіт передбачав можливість здійснення моніторингу за виконанням вказаних видів робіт по таких показниках: загальна кількість територіальних масивів, в тому числі кількість повністю опрацьованих територіальних масивів із зазначенням кількості скомплектованих, перевірених, закодованих і підготовлених для передачі на дільниці сканування переписних портфелів та чисельності переписаних осіб в них. За результатами моніторингу здійснювався аналіз поточної ситуації, з’ясовувалися причини відставання по окремих регіонах, вносилися організаційні корективи для розв'язання проблеми, готувалися оглядові листи та рекомендації з метою поширення найкращого практичного досвіду на місцях. Усі ці заходи сприяли прискоренню переходу до нового етапу перепису населення – оброблення отриманих результатів.