Про затвердження Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів на тимчасове зберігання до державного нотаріального архіву

Наказ Міністерства юстиції України
від 9 липня 2002 року N 63/5

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
9 липня 2002 р. за N 569/6857

Із змінами і доповненнями, внесеними
наказом Міністерства юстиції України
 від 25 листопада 2002 року N 101/5

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Положення про державний нотаріальний архів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 7 лютого 1994 року N 8/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 22 лютого 1994 року за N 30/239, Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року N 16, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 8 травня 2001 року за N 407/5598, та з метою забезпечення належного збереження нотаріальних документів НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про порядок передачі нотаріальних документів на тимчасове зберігання до державного нотаріального архіву, що додається.

2. Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об’єднань (Круковес Н. В.):

подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (зі змінами та доповненнями);

довести цей наказ до відома начальників Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції та забезпечити його належне застосування в роботі.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Державного секретаря Л. В. Єфіменка.

ІНСТРУКЦІЯ
ПРО ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧІ НОТАРІАЛЬНИХ ДОКУМЕНТІВ НА ТИМЧАСОВЕ ЗБЕРІГАННЯ ДО ДЕРЖАВНОГО НОТАРІАЛЬНОГО АРХІВУ

1. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція розроблена на підставі Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Положення про державний нотаріальний архів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 7 лютого 1994 року N 8/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 22 лютого 1994 року за N 30/239, Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року N 16, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 8 травня 2001 року за N 407/5598.

1.2. Ця Інструкція є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма державними нотаріальними конторами та приватними нотаріусами, і встановлює єдині для державних і приватних нотаріусів правила передачі на тимчасове зберігання (до 75 років) до державних нотаріальних архівів справ нотаріальних документів.

1.3. Відповідальність за виконання положень Інструкції покладається на завідувачів державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів.

2. Підготовка документів до передачі на зберігання в державний нотаріальний архів

До складу документів, що підлягають передачі на зберігання до державних нотаріальних архівів, входять справи нотаріальних документів постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання, а також закінчені діловодством документи довідкового та облікового характеру.

Підготовка документів до передачі на зберігання в нотаріальний архів включає:

експертизу цінності документів;

формування документів у справи;

оформлення справ;

складання та оформлення описів справ;

передачу справ до нотаріального архіву.

2.1. Організація експертизи цінності документів

2.1.1. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх для наступного зберігання (у тому числі в складі Національного архівного фонду) або для знищення.

2.1.2. Експертиза цінності документів провадиться:

• під час складання номенклатур справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до справ;

• під час підготовки справ до наступного зберігання у державному нотаріальному архіві.

2.1.3. Експертиза цінності документів здійснюється щорічно відповідальною за діловодство особою державної нотаріальної контори чи приватним нотаріусом під методичним керівництвом державного нотаріального архіву.

(пункт 2.1.3 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Міністерства юстиції України від 25.11.2002 р. N 101/5)

2.1.4. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ документів із зазначенням строків зберігання. Одночасно перевіряється якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

2.1.5. Під час проведення експертизи цінності виявляються дублетні документи, чернетки, неоформлені копії, що підлягають вилученню зі справ.

2.1.6. У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, відповідним державним чи приватним нотаріусом здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласного, Київського та Севастопольського міського управлінь юстиції (далі - обласне управління юстиції) за поданням експертної комісії (далі - ЕК) обласного управління юстиції та державного нотаріального архіву затверджує акт про нестачу справ (документів) (додаток 1), призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником обласного управління юстиції, передається до державного нотаріального архіву.

(пункт 2.1.6 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Міністерства юстиції України від 25.11.2002 р. N 101/5)

2.1.7. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та акти про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню. При цьому враховуються такі примітки, як "Доки не мине потреба", "До заміни новими" тощо. Оформлення та складання описів справ здійснюються відповідно до вимог пунктів 2.3.1 - 2.3.26, 2.4.1 - 2.4.10 цієї Інструкції.

2.1.8. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про виділення цих документів до знищення (додаток 2) здійснюються після підготовки нотаріусом описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період. Підготовлені описи і акт про виділення документів до знищення розглядаються ЕК обласного управління юстиції.

(абзац перший пункту 2.1.8 із змінами, внесеними згідно з
 наказом Міністерства юстиції України від 25.11.2002 р. N 101/5)

Схвалені ЕК акти затверджуються завідувачем державної нотаріальної контори (приватним нотаріусом) тільки після затвердження та погодження в установленому порядку описів справ постійного зберігання, після чого фондоутворювач має право знищувати документи.

(абзац другий пункту 2.1.8 із змінами, внесеними згідно з
 наказом Міністерства юстиції України від 25.11.2002 р. N 101/5)

2.1.9. Справи включаються в акт про виділення їх до знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2000 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2004 року, з п’ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2006 року з урахуванням приміток, зазначених у примірній номенклатурі справ.

Акт про виділення до знищення документів складається в двох примірниках на всі справи в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, уносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.

2.1.10. Акти про виділення документів до знищення мають валову нумерацію, починаючи з N 1.

2.1.11. Справи, відібрані до знищення, після погодження та затвердження актів передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про виділення документів до знищення. Ці акти вміщуються у справу архівного фонду та зберігаються в архіві державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.

Якщо обсяг справ, що виділені до знищення, незначний, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка.

2.2. Формування документів у справи

2.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.

2.2.2. Установлюється такий порядок групування документів у справи:

у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинного законодавства;

до справ включаються документи лише одного діловодного року;

не дозволяється підшивати у справи невиконані документи;

не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів та документів, що підлягають поверненню;

групувати у справи окремо документи постійного і тривалого строків зберігання;

документи в середині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або їх поєднанні.

2.2.3. Кожна підготовлена до передачі в архів справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

2.2.4. У разі відсутності нотаріального документа чи іншого документа державним чи приватним нотаріусом складається відповідна архівна довідка. Питання необхідності складання такої довідки вирішується керівником державного нотаріального архіву. Складена архівна довідка підписується завідувачем державного нотаріального архіву та завідувачем державної нотаріальної контори чи приватним нотаріусом. Після підписання архівна довідка підшивається до відповідної справи замість відсутнього документа.

2.3. Оформлення справ

2.3.1. Оформлення справ покладається на відповідальну за діловодство особу державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса за методичною допомогою державного нотаріального архіву.

Оформлення справ передбачає нумерацію аркушів у справі, складання внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

Нумерація аркушів справ

2.3.2. З метою закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, повинні бути пронумеровані. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо. Чисті аркуші не нумеруються.

2.3.3. Номери на аркушах проставляються в правому верхньому куті нумератором або графітним м’яким олівцем, не зачіпаючи тексту. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється.

2.3.4. Аркуші кожного тому справи нумеруються окремо, починаючи з першого номера.

2.3.5. Аркуш, складений вдвоє і підшитий по згину, нумерується як два самостійних аркуші. Аркуш, складений в кілька разів і підшитий за один край, нумерується в правому верхньому куті як один аркуш.

2.3.6. Якщо при нумерації було допущено помилки, то аркуші нумеруються знову, при цьому старі номери не стираються, а закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша. У цих випадках у внутрішньому описі вносяться виправлення або описи складаються заново.

2.3.7. У разі приєднання (вилучення) документів справа розшивається і після здійснення приєднання (вилучення) повторно прошивається. Приєднаний документ нумерується. При цьому до номера сторінки додається літера згідно з чинним українським алфавітом. Наприклад: стор. 112 "а". Відомості про дату приєднання (вилучення) документа вказуються у внутрішньому описі справи в графі "Примітки".

Складання внутрішнього опису документів справи

2.3.8. Внутрішній опис складається до всіх справ (нарядів) нотаріальних документів, передбачених номенклатурою, крім документів довідкового та облікового характеру.

2.3.9. Внутрішній опис (додаток 3) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, прізвище, ім’я та по батькові осіб, щодо яких вчинялися нотаріальні дії, дати документів, їх заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. У відповідному внутрішньому описі справи вказується також кількість відсутніх документів та складених відповідних архівних довідок.

(пункт 2.3.9 в редакції наказу Міністерства
 юстиції України від 25.11.2002 р. N 101/5)

2.3.10. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується відповідальною за діловодство в державній нотаріальній конторі особою чи приватним нотаріусом.

2.3.11. Якщо справу оправлено в наряд (том), то бланк внутрішнього опису підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки наряду (тому).

2.3.12. Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" з посиланням на відповідні виправдні документи (угода про розірвання договору, постанова слідчих органів або ухвала суду про виїмку документів тощо), і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

Складання засвідчувального напису справи

2.3.13. З метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації в кінці кожної справи на спеціально вшитому чистому аркуші, а в книгах і журналах на зворотному боці останнього чистого аркуша робиться засвідчувальний напис (додаток 4).

2.3.14. У засвідчувальному написі зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак "+" (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису.

2.3.15. У цьому записі вказуються всі неусувані дефекти (пошкоджені і зруйновані аркуші, залиті чорнилом), довідки-замінники (копії) вилучених документів, а також у разі відсутності необхідних документів - кількість архівних довідок, наявність літерних та пропущених номерів аркушів, номери великоформатних аркушів.

2.3.16. У засвідчувальному написі робиться відмітка: у графі 1 (словами) - назва документа, у графі 2 - присвоєні номери сторінкам.

2.3.17. Засвідчувальний напис підписується відповідальною за архівне діловодство особою державної нотаріальної контори чи приватним нотаріусом. Усі наступні зміни в складі справи зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний виправдний документ.

2.3.18. У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі наприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справі постійно.

Приклади засвідчувальних написів:

"У справі прошито та пронумеровано 152 (сто п’ятдесят два) аркуші", "У справі прошито та пронумеровано 72 (сімдесят два) аркуші. Крім того, внутрішній опис на 2 аркушах", "У справі прошито та пронумеровано 210 (двісті десять) аркушів, нумерація аркушів 96 і 97 повторюється. Нижній кут 97 аркуша частково відірвано, верхній кут 153 аркуша залито чорнилом. Аркуші 10 - 11 справи є копією документа, вхідний N 115, оригінал якого підшито в справу за 1996 рік N 17, аркуш 1 - 2. Крім того, внутрішній опис на 3 аркушах".

Оправлення справ

2.3.19. Підшивання документів у справу здійснюється міцними, туго натягнутими нитками. При підшиванні документа в справу робляться 4 проколи, відстань від верхнього і нижнього країв документа до проколу не повинна бути більше ніж 2 см.

2.3.20. Прошивка здійснюється так, щоб збереглася повна можливість читання тексту, який не повинен підходити до лінії підшиття ближче ніж на 2 см, а аркуші не виступали за краї обкладинки. У тих випадках, коли текст документа розташований близько до краю аркуша, до такого аркуша при підшиванні в справу підклеюється смужка паперу, за яку документ підшивається до справи. У такому самому порядку підшиваються документи великого формату, які зберігаються в складеному вигляді.

2.3.21. Металеві скріплення (скріпки, булавки тощо) зі справи видаляються.

2.3.22. Підшивання повинно виконуватись періодично. Не допускаються нагромадження і тривале зберігання непідшитих службових документів.

Оформлення обкладинок справ

2.3.23. Обкладинки справ (титульні аркуші) документів оформляються за встановленою формою (додаток 5) і повинні мати розміри 230 х 320 мм.

2.3.24. Обкладинки справ з документами, які мають тривалі (10 і більше) строки зберігання, повинні бути виготовлені з твердого картону товщиною 2 - 3 мм.

2.3.25. Написи на обкладинках справ, книг, журналів повинні бути виконані тушшю або світлостійкими чорнилами, розбірливо, без скорочень.

У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.

2.3.26. На обкладинках справ, книг, журналів обов’язково:

указується найменування державної нотаріальної контори, нотаріального округу, найменування справи, строк її зберігання;

якщо справа складається з декількох томів, то на обкладинці першого тому повинно бути вказано кількість томів цієї справи, а на наступних томах - номер чергового тому;

рік початку і закінчення справи вказується арабськими цифрами, число, місяць пишуться літерами. Дати початку і закінчення справи повинні відповідати крайнім датам документів, які в ній підшиті;

проставляється номер справи за описом за погодженням з державним нотаріальним архівом;

проставляються номер опису та номер архівного фонду, які нумеруються простим олівцем.

2.4. Складання та оформлення описів справ

2.4.1. Описи справ складаються за встановленою формою (додатки 6, 7).

2.4.2. Опис справ складається відповідальною за діловодство особою державної нотаріальної контори чи приватним нотаріусом за методичною допомогою державного нотаріального архіву з дотриманням таких правил:

• описи справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання складаються окремими справами на кожний діловодний рік;

• заголовки справ уносяться до опису у тій послідовності, у якій їх розміщено в номенклатурі справ;

• графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи (понад 10 років) терміну зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком або за примірною номенклатурою справ";

• графа опису "Примітка" використовується для позначок про передачу справ, знищення справ;

• кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

• у разі внесення до опису справ підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи. На кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю;

• у кінці опису справ робиться підсумковий запис (додаток 4) із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі.

2.4.3. Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року складають річний розділ опису.

2.4.4. У річний розділ опису справ уносяться також справи, що не завершені в діловодному році (перехідні справи). При цьому в разі їх незавершення вказані справи переходять до наступного діловодного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається "Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, N ____", а графи 4, 5 опису не заповнюються.

2.4.5. Наприкінці кожного річного розділу опису справ постійного зберігання після останньої описувальної статті складається засвідчувальний напис (додаток 4).

2.4.6. Опис справ постійного строку зберігання, тобто тих справ, що надалі (через 75 років) передаватимуться в державні архіви, складається у чотирьох примірниках, підписується відповідальною за діловодство особою державної нотаріальної контори чи приватним нотаріусом.

2.4.7. Описи справ постійного строку зберігання підлягають обов’язковому узгодженню з державним нотаріальним архівом та схваленню експертною комісією (ЕК), створеною при Головному управлінні юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київському та Севастопольському міських управліннях юстиції, через два роки після закінчення справ у діловодстві. Для узгодження до державного нотаріального архіву надсилаються всі чотири примірники опису.

2.4.8. Описи, схвалені ЕК обласного управління юстиції, передаються на схвалення експертно-перевірній комісії (далі - ЕПК) відповідного державного архіву.

2.4.9. Один з примірників опису, після схвалення ЕПК державного архіву, залишається у державному архіві, а другий передається для контролю в державний нотаріальний архів і зберігається як недоторканний. Третій та четвертий примірники опису використовуються державною нотаріальною конторою чи приватним нотаріусом для поточного пошуку справ (документів) і після передавання справ надходять до державного нотаріального архіву.

2.4.10. Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання складається у двох примірниках, погоджується із відповідним державним нотаріальним архівом та схвалюється ЕК обласного управління юстиції (додаток 7).

2.5. Передавання справ до державного нотаріального архіву

2.5.1. На зберігання до державного нотаріального архіву передаються справи нотаріальних документів постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання в упорядкованому стані, а також закінчені діловодством документи довідкового та облікового характеру згідно з відповідними номенклатурами справ державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса після закінчення десятирічного строку їх зберігання у відповідній державній нотаріальній конторі чи приватного нотаріуса. Їх передавання здійснюється тільки за описами справ.

2.5.2. У разі анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю чи закриття державної нотаріальної контори вказані нотаріальні документи передаються в архів до закінчення перебігу десятирічного строку їх зберігання у відповідній державній нотаріальній конторі чи приватного нотаріуса.

При заміщенні на певний строк приватного нотаріуса згідно з укладеною відповідною угодою всі обов’язки з передачі документів на зберігання в архів переходять до нотаріуса, який здійснює таке заміщення.

2.5.3. Підготовка справ для передавання до державного нотаріального архіву включає перевіряння правильності формування документів у справи, оформлення справ та відповідність їх номенклатурі.

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ нотаріуси зобов’язані їх усунути.

2.5.4. При підготовці документів для передачі їх на зберігання в архів державний чи приватний нотаріус спільно з членами ЕК управління юстиції або працівниками державного нотаріального архіву проводять звірку наявності нотаріальних документів згідно з реєстром для реєстрації нотаріальних дій (та відповідної номенклатури справ). Відмітка щодо проведеної звірки вказується у кінці внутрішнього опису справ та підписується особами, що проводили звірку.

2.5.5. Відповідно до затверджених описів державний та приватний нотаріуси зобов’язані передати справи на зберігання до державного нотаріального архіву в установлені строки згідно з графіком, затвердженим керівником державного нотаріального архіву. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до державного нотаріального архіву, проставляються номери справ, що відсутні, дати приймання-передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.

2.5.6. Підготовлені до передачі документи доставляються до архіву вантажним чи легковим автотранспортом з критим кузовом у супроводі відповідальної особи.

2.5.7. Надходження документів до державного нотаріального архіву оформляється актом приймання-передавання (додаток 8), що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до державного нотаріального архіву, а другий залишається в справі фонду державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.

3. Особливі правила підготовки до передачі на зберігання до архіву договорів відчуження, застави, приватизації і оренди нерухомого майна та документів, на підставі яких вони посвідчувалися

3.1. На зберігання до державного нотаріального архіву приймаються згруповані в справи нотаріально посвідчені договори відчуження, застави, приватизації і оренди нерухомого майна та документи, на підставі яких вони посвідчувалися, відповідно до номенклатури справ державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса. При цьому до справи включаються договори лише одного діловодного року.

3.2. У справи групуються лише оригінали нотаріально посвідчених договорів та оригінали документів, на підставі яких вони посвідчувалися. Не допускається включення до справ чорнових, особистих документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій.

3.3. При необхідності приєднання до відповідного нотаріально посвідченого договору особистих документів (свідоцтва про народження, свідоцтва про реєстрацію шлюбу і т. ін.), а також документів, що підлягають поверненню, до справи включаються засвідчені в установленому порядку копії цих документів.

3.4. На письмову вимогу правоохоронних органів у зв’язку зі справами, що перебувають у їхньому провадженні, здійснюється вилучення оригіналів нотаріально посвідчених договорів, а в разі необхідності і документів на підставі яких вони посвідчувалися. Про вилучення оригіналів документів складається акт у двох примірниках (додаток 9), перший з яких залишається в установі, що видала справи, а другий передається відповідному судово-слідчому органу. З документів, що вилучаються, знімаються копії.

4. Особливі правила підготовки до передачі на зберігання до архіву спадкових справ та їх використання

4.1. До державного нотаріального архіву приймаються на зберігання закінчені спадкові справи, оправлені в наряди (томи), за датою видачі першого свідоцтва про право на спадщину.

4.2. До кожного наряду (тому) входять усі закінчені спадкові справи за один діловодний місяць. При цьому оформлення внутрішнього опису, обкладинки (титульного аркуша) справи, засвідчувального напису здійснюється за правилами пунктів 2.3.11, 2.3.13 - 2.3.18, 2.3.23 - 2.3.26 цієї Інструкції.

4.3. При зверненні громадян до державної нотаріальної контори з питання видачі додаткового свідоцтва про право на спадщину в тих випадках, коли спадкову справу передано на зберігання до архіву, нотаріус витребовує з державного нотаріального архіву відповідну спадкову справу разом із відповідними документами обліково-довідкового характеру (книгою обліку та реєстрації спадкових справ, алфавітною книгою спадкових справ). Після видачі додаткового свідоцтва про право на спадщину та внесення всіх необхідних відміток про таку видачу витребовувана спадкова справа та книги обліку повертаються нотаріусом до архіву.

4.4. Спадкові справи та необхідні документи обліково-довідкового характеру видаються в тимчасове користування на строк, що не перевищує 1 місяця.

4.5. Видавання спадкових справ та документів обліково-довідкового характеру з архіву в тимчасове користування оформляється замовленнями (додаток 10) і реєструється в книзі видавання спадкових справ державним нотаріальним конторам (додаток 11).

4.6 На місце виданої спадкової справи вміщується картка - замінник спадкової справи (додаток 12). 

4.7. Передача витребовуваної спадкової справи та необхідних документів обліково-довідкового характеру оформляється актом про видавання справ у тимчасове користування (додаток 13).

Акт підписується завідувачем державного нотаріального архіву та державним нотаріусом, який витребовує спадкову справу, і скріплюється гербовими печатками.

Після повернення справ у кожному примірнику акта робиться відповідний запис.

4.8. Перед видаванням справ з державного нотаріального архіву та після їх повернення проводиться поаркушне перевіряння кожної справи в присутності відповідальних осіб, що передають та одержують справи.

4.9. Після доповнення спадкової справи, яка витребовувалася, новими документами відповідальний працівник державного нотаріального архіву перевіряє правильність унесення змін до внутрішнього опису спадкової справи та наявність складених нових підсумкових записів до спадкової справи і документів обліково-довідкового характеру (книги обліку та реєстрації спадкових справ, алфавітної книги спадкових справ).

У результаті __________________________________ установлено нестачу
                                                                (назва заходів)
архівних справ (документів), що перелічені нижче. Заходи щодо розшуку справ (документів) позитивних наслідків не дали, у зв’язку з чим уважаємо можливим зняти з обліку

Разом ___________________________________________ справ (документів)
                                                         (цифрами і літерами) 

Зміст утрачених справ (документів) може бути частково відтворений такими справами (документами):
_________________________________________________________________
                                                         (номери справ, аркушів, їх заголовки)
_________________________________________________________________

Формат А4 (210 х 297)

Форма акта про нестачу справ (документів)

На підставі _______________________________________________________
                                       (назва і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх
_________________________________________________________________
                                    зберігання або згідно з примірною номенклатурою справ) 
відібрані до знищення як такі, що не підлягають зберіганню.

Описи справ постійного зберігання за ______________ роки, схвалені ЕПК

___________________________________________
                                                       (назва відповідного державного архіву) 

(протокол від _________________ N __________).

Описи справ тривалого зберігання за _________________ роки, схвалені ЕК
_________________________________________________________________
                                            (назва відповідного обласного управління юстиції) 

(протокол від _________________ N __________).

Документи в кількості _________________________________________ справ
                                                                                       (цифрами і літерами) 

вагою ___________________ кг здано в _______________________________
                                                                                                         (найменування установи)

________________ на переробку за приймально-здавальною накладною від __________ N ____ або знищено шляхом спалення. 

Формат А4 (210 х 297)

Форма акта про виділення документів до знищення, що не підлягають зберіганню

ВНУТРІШНІЙ ОПИС

документів справи N _____________________________________________

Разом __________________________________________________ документів
                                                                 (цифрами і літерами) 

Кількість аркушів внутрішнього опису _________________________________
                                                                                                                (цифрами і літерами)

Звірку наявності нотаріальних документів відповідно до реєстру для реєстрації нотаріальних дій проведено.

Формат А4 (210 х 297)

Форма внутрішнього опису документів справи

(додаток 3 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Міністерства юстиції України від 25.11.2002 р. N 101/5)

ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ N ____ (РОЗДІЛУ ОПИСУ)

У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано ____________
                                                                                                                          (цифрами
_______________________________________________________ аркуша(ів),
                                                                  і літерами)

у тому числі: літерні аркуші _________________________________________,

пропущені номери аркушів __________________________________ + аркуші

внутрішнього опису _______________________________________________

Формат А4 (210 х 297)

Форма засвідчувального напису справи

Найменування установи __________________________________________

до N __________, у тому числі:

літерні номери _____________________

пропущені номери __________________

Формат А4 (210 х 297)

Форма опису справ постійного зберігання

до N __________, у тому числі:

літерні номери _____________________

пропущені номери __________________

Формат А4 (210 х 297)

Форма опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання

Підстава:
________________________________________________________________
                                 (зміст рішення, номер і повна назва фонду, що передається;
________________________________________________________________
                                                               найменування та адреса
________________________________________________________________
                                                                 установи здавальника)
____________________________________________________________ здав,

а _____________________________________________ прийняв документи
        (найменування та адреса державного нотаріального архіву)

названого фонду і довідковий апарат до нього:

Номери відсутніх справ ____________________________________________

Усього прийнято ________________________________ фонд N __________
                                    (найменування державного нотаріального архіву) 

Підстава ________________________________________________________
________________________________________________________________

З якою метою вилучаються справи (документи) _______________________
________________________________________________________________

Вилучаються такі справи (документи) з фонду N _______________________
                                                                                                                            (назва фонду)