Олена Загорецька, провідний науковий співробітник відділу документознавства
Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства

Стандарт складання і оформлення
організаційно-розпорядчої документації (ДСТУ 4163-2003)

Розроблення Державного стандарту України, що відбувалося впродовж 1998-2002 рр., проводив Український державний науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (УДНДІАСД). У результаті, 2003 року Державним комітетом споживчої політики та технічного регулювання України було затверджено Державний стандарт «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003), який набув чинності з 1 вересня 2003 р.

Цей Стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи: постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій (далі, за текстом Стандарту — організацій) усіх форм власності.

Цей Стандарт встановлює 32 реквізити, серед яких: зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим; зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування); зображення нагород; код організації; код форми документа; назва організації вищого рівня; назва організації; назва структурного підрозділу організації; довідкові дані про організацію; назва виду документа; дата документа; реєстраційний індекс документа; посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь; місце складання або видання документа; гриф обмеження доступу до документа; адресат; гриф затвердження документа; резолюція; заголовок до тексту документа; відмітка про контроль; текст документа; відмітка про наявність додатків; підпис; гриф погодження документа; візи документа; відбиток печатки; відмітка про засвідчення копій; прізвище виконавця і номер його телефону; відмітка про виконання документа і направлення його до справи; відмітка про наявність документа в електронній формі; відмітка про надходження документа до організації; запис про державну реєстрацію.

Крім того, Стандарт встановлює вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, виготовлені за допомогою друкувальних засобів (на друкарській машинці або за допомогою комп’ютерної техніки).

Що нового в ДСТУ 4163-2003? Розділ «Вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів» складається з 32 пунктів відповідно до кількості реквізитів. У кожному пункті подано роз’яснення щодо оформлення змісту і місця розташування відповідного реквізиту. Таким чином, на відміну від ГОСТ 6.38-90, в якому подавалися вимоги до окремих реквізитів, новий Стандарт охоплює всі реквізити без винятку.

Зокрема, в ньому обумовлено, в яких випадках і згідно з якими нормативно-правовими актами на бланках документів має відтворюватись зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим, зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування), зображення нагород. Визначено також розмір зображення герба. З-поміж іншого, зазначається, що емблему організації не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного герба України, адже саме цієї помилки дуже часто припускаються при підготовці бланків організацій. На документах недержавних організацій дозволено розташовувати емблему у верхньому полі документа, в тому місці, в якому на документах державних організацій розміщують зображення Державного герба. Код форми документа проставляють відповідно до Державного класифікатора управлінської документації (ДКУД). Обумовлюється, що назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення — повністю. Назва організації — автора документа, повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають у випадку, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). До новацій Стандарту належить також і встановлення ще одного реквізиту, вказаного останнім у цьому розділі — запис про державну реєстрацію. Його фіксують тільки на нормативно-правових актах міністерств та інших органів державної влади, включених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади».

ДСТУ 4163-2003 встановлює такі береги бланків документів: лівий — 30 мм; правий — 10 мм; верхній та нижній — 20 мм (нагадаємо, згідно з ГОСТ 6.38-90, береги становили: лівий — 20 мм; верхній — не менше 10 мм; правий та нижній — не менше 8 мм.) Чому відбулися такі суттєві зміни? По-перше, визначення «не менше», з одного боку, не зобов’язує робити берег більше ніж 8 чи 10 мм, з іншого — не обмежує його і дозволяє збільшувати берег до будь-яких розмірів. Адже 10 мм — занадто малий верхній берег, враховуюче те, що у цьому місці бланка державної організації має бути розміщено зображення Державного герба України або герба Автономної Республіки Крим, а на бланку недержавної організації, як вже зазначалося вище, — зображення емблеми. Разом з тим, зображення герба або емблеми повинно мати такі розміри: висоту — 17 мм, ширину — 12 мм. Таким чином, саме 20 мм є достатнім берегом для того, щоб розмістити зазначені зображення, і це при тому, що до верхнього краю аркуша, на якому оформлено бланк, залишається відстань 3 мм. Що стосується нижнього берега, то на ньому, відповідно до Стандарту, розташовують три такі реквізити:

• відмітку про виконання документа і направлення його до справи, що містить посилання на дату і номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання; напис «До справи»; номер справи, в якій документ буде зберігатися; дату направлення документа до справи; назву посади і підпис виконавця, які ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа);
• відмітку про створення документа в електронній формі, що містить ім’я файла, код оператора та інші пошукові дані — у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа;
• відмітку про надходження документа до організації (реєстрацію в ній), яка містить скорочену назву організації, дату (за необхідності — точний час) надходження документа і реєстраційний індекс документа — у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Варто зазначити, що за умови включення до документа всіх складових елементів реквізитів, навіть берега 20 мм може виявитися недостатньо. Тому в Стандарті обумовлюється, що реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через одинарний міжрядковий інтервал. Відмітку про надходження документа до організації доцільніше ставити за допомогою штампа, висота б якого не перевищувала 20 мм. І нарешті, для лівого берега бланка документа новий Стандарт встановлює 30 мм, враховуючи те, що половина цього берега може бути використана для підшивання документа у справу (спочатку розробниками навіть було запропоновано 35 мм).

Дещо змінилися вимоги і до оформлення дати документа. Дата документа — це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації, яку оформлюють цифровим способом. Стандарт пропонує два способи написання дати. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік (наприклад: «15.01.2001»). Крім того, дату допускається оформлювати і в іншій послідовності: рік, місяць, число (наприклад: «2001.01.15»). Цифрове позначення року повинно складатися з чотирьох цифр. У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати (наприклад: «29 січня 2001 року»). Стандарт пропонує, крім звичного подання відомостей про виконавця документа, що містить прізвище виконавця і номер його службового телефону, ще один спосіб із зазначенням ім’я та по батькові виконавця документа (наприклад: «Іваненко Петро Михайлович 556 07 24»). На практиці саме цей спосіб себе добре виправдовує. Якщо організація, яка одержала документ, має необхідність зв’язатися безпосередньо з виконавцем документа для уточнень або роз’яснень, то не завжди зручно звертатися за прізвищем, адже бувають випадки, коли у великих структурних підрозділах організації можуть бути декілька працівників з однаковими прізвищами.

Стандарт має чотири додатки. Додаток А «Схеми розташованості реквізитів документів» є обов’язковим і містить два рисунки: рисунок А1 — «Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового бланка» та рисунок А2 — «Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 поздовжнього бланка». Додаток Б «Зразки бланків документів» носить рекомендаційний характер. У цьому додатку представлені п’ять зразків бланків документів. Додаток В «Приклади оформлювання документів» є довідковим і містить приклад повністю опрацьованого листа організації з усіма можливими реквізитами, а також приклад оформлення наказу організації, що пройшов державну реєстрацію (з лицьовим і зворотнім боками аркуша). Додаток Г «Бібліографія» також є довідковим.