АПОСТИЛЬ И ЛЕГАЛИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

I. ЗАСВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИЕ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПУТЕМ ПРОСТАВЛЕНИЯ ШТАМПА "АПОСТИЛЬ"

22 декабря 2003 года в Украине вступила в силу Гаагская конвенция, отменившая требование легализации официальных иностранных документов, действовавшее с 1961 года.

Официальные документы, используемые на территории стран-участниц конвенции, должны быть заверены специальным штампом "Apostille" (далее—Апостиль), поставленным компетентным органом страны, в которой документ был составлен.

Данный порядок применяется в отношениях между Украиной и странами-участницами конвенции, за исключением Германии, которая в соответствии со ст.12 указанного соглашения высказалась против присоединения Украины к Гаагской конвенции. Официальные документы со штампом апостиля не требуют какого-либо дальнейшего засвидетельствования (легализации).

В соответствии с частью II статьи 3 конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, соблюдение процедуры проставления  апостиля не может требоваться странами-участницами конвенции, если существуют соглашения между двумя или несколькими государствами, отменяющие или упрощающие данную процедуру или не предполагающие легализацию самого документа.

В связи со вступлением в силу Гаагской конвенции для Украины изменения в порядке легализации документов касаются только стран-участниц  этой конвенции, в отношениях с которыми ранее применялась консульская легализация.

Положения конвенции не распространяются:

- на документы, составленные дипломатическими или консульскими учреждениями;

- на административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.

Информацию относительно стран, являющихся участницами конвенции, можно получить на официальном сайте Гаагской конференции по вопросам международного частного права: www.hcch.net

ПОРЯДОК ПРОСТАВЛЕНИЯ АПОСТИЛЯ В УКРАИНЕ

Процедура проставления  апостиля  на официальных документах, составленных на территории Украины и предназначенных для использования на территориях других стран, регулируется Правилами, утвержденными совместным приказом Министерства иностранных дел, Министерства образования и науки и Министерства юстиции Украины от 05.12.2003 г. № 237/803/151/5.
В соответствии с п.2 указанных Правил штамп апостиля ставится: на документах, исходящих из органов судебной власти Украины; на документах, исходящих из органов прокуратуры и органов юстиции; на административных документах; документах об образовании и ученых званиях; на документах, оформленных государственными и частными нотариусами; на официальных свидетельствах, выполненных на документах, подписанных особами в качестве частного лица – таких, как официальные свидетельства о регистрации документа или факта, существовавшего на определенную дату, и официальные и нотариально засвидетельствованные подписи.

Документы, на которые не распространяется действие конвенции, должны проходить легализацию в соответствии с действующим законодательством.

Апостиль не ставится: на оригиналах, копиях и фотокопиях паспортных документов, военных билетов, трудовых книжек, разрешений на ношение оружия, свидетельств о регистрации транспортных средств (технических паспортов), удостоверений личности, нормативно-правовых актов, разъяснений и правовых оснований, касающихся их применения, документов, носящих характер переписки.

Штамп апостиля также не ставится:

- на документы, выданные заграничными дипломатическими учреждениями Украины;

- на административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.

Оригиналы официальных документов, выданных государственными учреждениями бывших союзных республик в составе СССР, не могут приниматься на территории Украины для проставления апостиля.

В соответствии с постановлением Кабинета Министров Украины «О предоставлении полномочий на проставление апостиля, предусмотренного конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных  документов» от 18.01.2003 г. № 61 штамп апостиля  ставится:

Министерством образования и науки – на относящихся к сфере образования и науки официальных документах, выданных учебными заведениями, государственными органами, предприятиями, учреждениями и организациями;

К таким документам относятся: дипломы об образовании, сертификаты о присвоении ученых званий, аттестаты, справки из учебных заведений, учебные планы и др.;

Министерством юстиции Украины:

– на документах, выдаваемых органами юстиции и судами, а также на документах, оформляемых украинскими нотариусами,

– в частности, на свидетельствах и справках, выданных органами ЗАГС, документах, выданных или засвидетельствованных нотариусами, судебных решениях и справках.

Министерством иностранных дел Украины – на всех прочих видах документов.

ИНФОРМАЦИЯ О ПОРЯДКЕ ПРИЕМА ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ПРОСТАВЛЕНИЯ ШТАМПА АПОСТИЛЯ МИНИСТЕРСТВОМ ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ УКРАИНЫ.

Отдел апостиля и истребований Департамента консульской службы МИД Украины принимает для проставления апостиля следующие документы:

– справки, выданные архивными учреждениями Украины;

– справки о состоянии здоровья (при условии их заверения гербовой печатью областного управления здравоохранения и Министерства здравоохранения);

– справки, выданные органами МВД Украины;

– другие официальные документы.

Срок рассмотрения документов для проставления апостиля – 5 рабочих дней.

Срок рассмотрения документов может быть продлен до 20 рабочих дней в случае необходимости получения дополнительной информации для решения вопроса о проставлении апостиля; об этом сотрудник отдела уведомляет заявителя при приеме документов.

ДОПОЛНИТЕЛЬНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ПО ВОПРОСАМ ПРОСТАВЛЕНИЯ АПОСТИЛЯ МОЖНО ПОЛУЧИТЬ НА ВЕБ-САЙТАХ

– Министерства иностранных дел Украины: http://www.mfa.gov.ua

– Министерства юстиции Украины: http://www.minjust.gov.ua

– Министерства образования и науки Украины: http://www.mon.gov.ua

Список стран-участниц Гаагской конвенции, отменившей требование легализации иностранных официальных документов от 1961 года (Апостиль):

.
** Германия – страна, высказавшая возражения против присоединения Украины к Гаагской конвенции, поэтому относительно ее сохраняется требование легализации официальных документов.

ІІ. ЗАСВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИЕ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ПОРЯДКЕ КОНСУЛЬСКОЙ ЛЕГАЛИЗАЦИИ

Департамент консульской службы МИД Украины в соответствии с положением Венской конвенции о консульских сношениях 1963 года, Консульским Уставом Украины, утвержденным Указом Президента Украины № 127/94, и Инструкцией о порядке консульской легализации официальных документов в Украине и за рубежом, утвержденной приказом МИД Украины № 113 от 04.06. 2002 г., осуществляет легализацию документов, выданных официальными учреждениями Украины и предназначенных для использования за рубежом.

Департамент консульской службы легализует следующие документы:

- оригиналы официальных документов нового украинского образца, выданных органами регистрации актов гражданского состояния и засвидетельствованных управлением юстиции той области, где они были выданы, управлением юстиции АР Крым, городскими управлениями юстиции городов Киева и Севастополя, Центральным и Левобережным ЗАГСами г. Киева;

- оригиналы документов об образовании международного образца легализуются при сопровождении письмом-заявкой высшего учебного заведения, выдавшего документ, засвидетельствованного в министерстве, курирующем указанное учебное заведение;

- копии, переводы и другие документы, засвидетельствованные или выданные государственными нотариусами, засвидетельствованные, в свою очередь, Министерством юстиции Украины.

Официальные документы после легализации в Департаменте консульской службы должны быть засвидетельствованы в дипломатическом представительстве той страны, где они будут использоваться.

Департамент консульской службы не легализует документы, составленные на территории иностранных государств. Такие документы должны быть легализованы в консульском учреждении Украины, находящемся в стране происхождения документов. В случае отсутствия в стране происхождения документов консульского учреждения Украины иностранные документы могут быть легализованы Департаментом консульской службы МИД Украины при условии их засвидетельствования в МИД страны происхождения документов и в консульском учреждении этой страны, представляющем ее интересы в Украине.

У физических лиц документы  на легализацию принимаются  при наличии у них паспорта или другого удостоверяющего личность документа; при легализации справок о семейном положении обязательно наличие общегражданского паспорта. В случае необходимости сдать на легализацию документы, принадлежащие другому лицу или выписанные на его имя, заявитель должен предоставить нотариально подтвержденную доверенность от владельца документов. Доверенность, выданная компетентными органами иностранного государства, должна быть засвидетельствована консульским учреждением Украины, действующим в этом государстве.

У юридических лиц документы на легализацию принимаются при сопровождении их письмом-заявкой, написанным на бланке с реквизитами и печатью, в котором указываются перечень документов, цель их легализации и данные о лице, уполномоченном подавать указанные документы. При необходимости подтверждения фактов, изложенных в документах, подлежащих легализации, ДКС МИД может потребовать предоставления дополнительных документов.

Все граждане, подающие документы на легализацию, должны заполнить заявку-анкету.

Правила консульской легализации в консульских учреждениях иностранных государств, действующих в Украине, можно получить только в этих учреждениях.

 
Письма в отдел апостилирования и истребований можно направлять электронной почтой по адресам: cons_sld@mfa.gov.ua  и  cons_vld@mfa.gov.ua

* Информация взята с официального сайта Министерства Иностранных Дел Украины (МИД Украины).

Translation company "April".  #2, 13/7, Shevchenko Bul., Kyiv, Ukraine, 01004. Tel.: +38 044 451-75-07, 501-25-37, 228-34-46. email: april@april.com.ua