ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ
Согласно ст. 48 КЗоТ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника.
Трудовые книжки были введены в СССР в 1939 году, и за все время их существования только в 1975 и в 1993 году были установлены их новые образцы.
В Украине порядок ведения трудовых книжек регулируется:
- ст. 48 КЗоТ;
- постановлением КМУ от 27.04.93 г. № 301 "О трудовых книжках работников" (далее - Постановление № 301);
- Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58 (далее - Инструкция о трудовых книжках).
Несмотря на введение новых образцов (в соответствии с постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 06.09.73 г. "О трудовых книжках рабочих и служащих" и вышеуказанным Постановлением № 301), трудовые книжки ранее установленных образцов обмену на новые не подлежат.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника, подтверждающим его трудовой стаж и характер выполняемой работы (ст. 62 Закона Украины от 05.11.91 г. № 1788-XII "О пенсионном обеспечении").
Отметим, что с 1 января 2004 года вступил в силу Закон Украины от 09.07.2003 г. № 1058-IV "Об общеобязательном государственном пенсионном страховании", согласно которому периоды трудовой деятельности после этой даты исчисляются по данным, содержащимся в системе персонифицированного учета. Однако ПФУ в письме от 26.04.2006 г. № 5252/05-20 сообщает, что трудовая книжка по-прежнему остается основным документом для подтверждения трудового стажа для назначения пенсии.
Кроме того, от записей в трудовой книжке также зависит право работника на льготы при назначении пенсий, выплат за выслугу лет, право на дополнительный отпуск (ст. 7 и ст. 8 Закона Украины от 15.11.96 г. № 504/96-ВР "Об отпусках"). Например, основной отпуск промышленно-производственному персоналу угольной, металлургической и другой промышленности согласно ст. 6 этого закона зависит от стажа работы на определенных производствах и т. д.
В случае отсутствия трудовой книжки с целью определения трудового стажа следует руководствоваться Порядком подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсии при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденным постановлением КМУ от 12.08.93 г. № 637.
Трудовые книжки ведутся на всех работников, которые работают на предприятии, в учреждении, организации независимо от форм собственности или у физического лица свыше 5 дней, в том числе:
- на лиц, являющихся собственниками (совладельцами) предприятий (если они одновременно занимают какую-либо должность на этом предприятии), сельских (фермерских) хозяйств;
- на сезонных и временных работников;
- на внештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию;
- на лиц, работающих по совместительству (по желанию работника записи в трудовую книжку вносятся по основному месту работы).
Согласно п. 2.16 Инструкции о трудовых книжках для студентов, слушателей курсов, учеников, аспирантов и клинических ординаторов, имеющих трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени обучения на дневных отделениях вузов. Основанием для таких записей являются приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и отчислении из числа студентов, учеников, аспирантов, клинических ординаторов. Если такие студенты во время обучения проходили производственную практику, то вузы вносят данные о такой практике на основании справок работодателей с указанием специальности, квалификации, должности и периода работы. Если же у студентов на момент поступления в вуз не было трудовой книжки, то сведения о работе на производственной практике вносятся предприятием, где в дальнейшем они будут работать (п. 2.18 Инструкции о трудовых книжках). Однако если во время прохождения производственной практики студент занимал на предприятии штатную должность и с ним был заключен трудовой договор, то запись в трудовую книжку вносит такой работодатель. Причем если это первое место работы студента, ему также вносится запись о времени обучения в вузе.
Обратим внимание на то, что до 13 января 2000 года (до внесения изменений Законом Украины от 24.12.99 г. № 1356-XIV в ст. 48 КЗоТ) трудовые книжки не велись:
- на работников, которые работали на условиях трудового договора у субъектов предпринимательской деятельности - физических лиц, не имеющих статуса юридического лица;
- на работников, работавших у отдельных граждан по их обслуживанию (как домработницы, няни, горничные, водители, охранники и др.).
Стаж работы таких граждан подтверждался справкой организации, при участии которой был заключен трудовой договор с нанимателем (служба занятости, кадровое бюро и т. д.), а также справкой об уплате взносов на государственное социальное страхование. Теперь трудовой стаж таких работников подтверждается трудовой книжкой.
Однако по-прежнему период занятия предпринимательской деятельностью физическими лицами - предпринимателями в трудовую книжку не вносится, трудовая книжка на него не ведется, поскольку при занятии такой деятельностью предприниматель ни с кем не состоит в трудовых правоотношениях, что также следует и из письма Минтруда от 30.11.2005 г. № 06-К54813/26.
Ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачу трудовых книжек несет руководитель предприятия (п. 4 Постановления № 301), который своим приказом (распоряжением) назначает специально уполномоченное лицо, ответственное за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу.
За нарушение установленного порядка ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную ответственность, а в предусмотренных законодательством случаях - иную ответственность, например административную, согласно ст. 41 КЗоТ (см. письмо Минтруда от 03.02.2006 г. № 09-45).
При приеме на работу работники обязаны предъявить трудовую книжку, оформленную в установленном порядке, и вкладыш к ней (при его наличии), причем предъявление одного вкладыша без трудовой книжки не допускается.
Однако это правило не распространяется на лиц, поступающих на работу впервые и не имеющих трудовой книжки.
При приеме на работу такие лица должны предъявить:
- паспорт;
- диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке;
- военный билет - военнослужащие (уволенные в запас) и военнообязанные;
- справку об освобождении - лица, освобожденные из мест лишения свободы.
ОСОБЕННОСТИ Заполнения трудовой книжки
Трудовые книжки (вкладыши к ним) заполняются в соответствующих разделах на украинском и русском языках. И хотя Минтруда в письме от 19.10.2005 г. № 09-488-к считает, что трудовые книжки заполняются на украинском языке, но Инструкция о трудовых книжках такой нормы не содержит.
Записи в трудовую книжку производятся аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, черными, синими или фиолетовыми чернилами. Записи о датах (приема, перевода, увольнения и т. д.) производятся арабскими цифрами, причем число и месяц обязательно двузначными цифрами (например, 01.02.98 г.)
Заполнение трудовой книжки впервые производится не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Трудовая книжка состоит из пяти разделов:
|
|
I. Сведения о работнике - заполняются на 1-й и 33-й (титульной) странице на соответствующем языке (украинском, русском), причем все данные вносятся на основании паспорта или свидетельства о рождении.
|
|
II. Сведения о работе - состоят из четырех граф, которые заполняются в порядке, определенном п.п. "в" п. 2.14 - 2.22 Инструкции трудовых книжках.
|
|
III. Сведения о награждениях - вносятся сведения о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украины;
|
|
IV. Сведения о поощрениях - вносятся сведения о поощрениях за труд (об открытиях, на которые выдан диплом; о рационализаторских предложениях и изобретениях; выплаченных в связи с поощрением вознаграждениях; поощрениях, предусмотренных коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и др.).
Сведения о выплате премии, предусмотренной системой оплаты труда предприятия, или премии, имеющей регулярный характер, в трудовую книжку не вносятся;
|
|
V. сведения о назначении пенсии - при назначении пенсии по возрасту, за выслугу лет в этом разделе трудовой книжки ставится штамп органами, назначающими пенсии, "Пенсия назначена". По ранее действовавшим правилам такой штамп или отметка ставились на первой (титульной) странице трудовой книжки.
Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе или увольнении, а также о наградах и поощрениях вносятся после издания приказа (распоряжения), но в любом случае не позднее недельного срока (семи дней), а в случае увольнения - в день увольнения. Такие записи должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Сведения о взысканиях (ст. 147 КЗоТ) в трудовую книжку не вносятся.
С каждой записью, внесенной в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке (III-й раздел оборотной стороны типовой формы № П-2), в которой повторяется соответствующая запись в трудовой книжке.
Кроме вышеперечисленных сведений, в 3-ю графу трудовой книжки вносятся отдельной строкой сведения (до наименования предприятия и до занесения сведений о работе на этом предприятии):
- о сроке службы в Вооруженных Силах Украины и других войсках, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;
- о времени учебы в профессиональных учебно-воспитательных учреждениях и других заведениях, в учебно-курсовых комбинатах (центре, пункте и т. п.);
- о времени учебы в высших учебных заведениях (включая время работы в студенческих лагерях, на производственной практике, при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики), а также времени нахождения в аспирантуре и клинической ординатуре. Такие записи в трудовую книжку производятся по месту работы только в том случае, если они ранее не были внесены высшим учебным заведением согласно п. 2.16 Инструкции трудовых книжках;
- о работе в качестве членов колхоза, если законодательством предусмотрено включение этой работы в общий трудовой стаж;
- о времени ухода за инвалидом 1-й группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, требующим постоянной посторонней помощи, в том числе достигшим 80-летнего возраста (согласно медицинскому заключению);
- о периоде получения пособия по безработице (эти сведения заносятся в трудовую книжку органом государственной службы занятости населения).
Если работник до приема на работу на данное предприятие не имел трудового стажа, то перед первой записью в трудовой книжке иногда производились записи в разделе "Сведения о работе" следующего содержания - "До приема на работу трудового стажа не имел", хотя внесение такой записи прямо не предусмотрено Инструкцией о трудовых книжках.
Записи о временном переводе или перемещении на другую работу в случае производственной необходимости, простоя и т. п. в трудовую книжку не вносятся. Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, что и прием на работу.
Записи о наименовании работы, профессии, должности, на которую принимается работник, производятся для рабочих и служащих только в соответствии с наименованием профессий и должностей, определенных в Единой государственной классификации профессий всех категорий работников на основании международных стандартов. На сегодняшний день действует Классификатор профессий ДК 003:2005, утвержденный приказом Госпотребстандарта от 26.12.2005 г. № 375.
Если работник имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, то в этом случае очень важно, чтобы запись в трудовой книжке соответствовала наименованию, предусмотренному следующими списками производств, работ и профессий, иначе работник может утратить право на получение пенсии на льготных условиях:
- Список работ, профессий и должностей работников лесной промышленности и лесного хозяйства, государственных заповедников, национальных парков, имеющих лесные площади, лесоохотничьих хозяйств, постоянных лесозаготовительных и лесохозяйственных подразделений других предприятий, а также лесничеств, которым предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней, утвержденный постановлением КМУ от 09.06.97 г. № 570;
- Список сезонных работ и сезонных отраслей, утвержденный постановлением КМУ от 14.04.97 г. № 346;
- Список производств, работ, цехов, профессий и должностей, занятость работников в которых дает право на ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда и за особый характер труда, утвержденный постановлением КМУ от 17.11.97 г. № 1290;
- Список производств, работ, профессий и должностей работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой, или выполняется в особых природных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья, утвержденный постановлением КМУ от 17.11.97 г. № 1290.
Особенности заполнения трудовой книжки физическим лицом-работодателем
Прежде всего, следует обратить внимание на проблему заполнения физическим лицом-работодателем первой страницы трудовой книжки работнику, трудоустраивающемуся впервые.
Согласно п. 2.12 Инструкции о трудовых книжках первую страницу трудовой книжки (на которой указываются сведения о работнике) должно подписать лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и затем поставить печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполняется трудовая книжка. То есть физическое лицо-работодатель, не имеет права заполнять первую страницу трудовой книжки.
Свое мнение по данному вопросу высказали Минюст, Минтруда и Госкомпредпринимательства в письмах от 24.03.2006 г. № 21-5-172, от 23.03.2006 г. № ДЦ-12-1528/0/6-06 и от 30.03.2006 г. № 2421, соответственно. Единственное что можно почерпнуть из этих писем так это то, что работникам, впервые трудоустраивающимся на работу, не следует иметь первым работодателем в своей жизни частного предпринимателя, поскольку в такой ситуации трудовую книжку выписать никто не может. Хотя Госкомпредпринимательства в своем письме и посчитал возможным оформление частным предпринимателем трудовой книжки в данном случае, но считаем, что это противоречит п. 2.12 Инструкции о трудовых книжках.
Частный предприниматель в такой ситуации, как указывает Минтруда в своем письме, не будет нести административной ответственности за невнесение записей в трудовую книжку и ее незаполнение (ст. 41 КУоАП). Причем поскольку ответственность за заполнение первой страницы трудовой книжки не тем лицом не установлена, то можно предположить, что частный предприниматель в этом случае также ненаказуем.
Почему этот вопрос касается именно работников. Трудовая книжка является подтверждением трудового стажа, который, в свою очередь, необходим для исчисления пенсии. В связи с этим, Минтруда в письме от 23.03.2006 г. № ДЦ-12-1528/0/6-06 считает, что период работы в указанных случаях может быть подтвержден письменным трудовым договором, зарегистрированным в установленном порядке. Такой вывод этот орган делает на основании п. 3 Порядка подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденного постановлением КМУ от 12.08.93 г. № 637.
Таким образом, работнику целесообразно хранить такой договор до момента назначения ему пенсии, иначе никаким другим документом трудовой стаж ему не подтвердить.
Отметим, что рассмотренная выше проблема не касается работников, у которых уже есть трудовая книжка, выданная работодателем - юридическим лицом в соответствии с требованиями Инструкции о трудовых книжках, поскольку со второй и последующими записями в трудовую книжку таких проблем не возникает.
Согласно п. 2.201 Инструкции о трудовых книжках физические лица, принимающие на работу наемных работников, вносят записи в трудовые книжки работников в соответствии с условиями заключенных письменных трудовых договоров, зарегистрированных в установленном порядке в государственной службе занятости. Причем согласно ст. 241 КЗоТ физическое лицо-работодатель обязано зарегистрировать такой договор в государственной службе занятости по месту своего проживания в недельный срок с момента фактического допуска работника к работе.
Форма трудового договора между работником и физическим лицом-работодателем и Порядок регистрации трудового договора утверждены приказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260 (далее - Приказ № 260).
В этом случае при приеме на работу в трудовую книжку таких работников физическое лицо производит следующую запись:
"Принят на работу (далее указывается профессиональная характеристика работ, например, "водителем") по трудовому договору от "___"_____ 200__ г. № ___, зарегистрированному в государственной службе занятости (указывается полное название центра занятости)".
При этом в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (дата и номер регистрации трудового договора государственной службой занятости):
"трудовой договор № ___ зарегистрирован "___"______ 200__ г."
Причем, как следует из письма Государственного центра занятости Минтруда от 30.03.2006 г. № ДЦ12-1660/0/6-06, внесение соответствующих записей в трудовую книжку работника возможно только в случае личного присутствия обеих сторон (физического лица-предпринимателя и работника) в службе занятости.
При увольнении таких работников производится следующая запись:
"Уволен с работы согласно, например, ст. 38 КЗоТ Украины".
При этом в графе 4 указывается дата снятия трудового договора с регистрации государственной службой занятости:
"трудовой договор № ___ снят с регистрации "___"__________ 200__ г."
Внесенные физическим лицом в трудовые книжки работников записи подтверждаются подписью должностного лица органа государственной службы занятости, который зарегистрировал трудовой договор, и удостоверяются его печатью.
ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе ее исправление производится на том предприятии, где была внесена соответствующая запись.
Исправленные сведения о работе должны полностью соответствовать подлиннику приказа (распоряжения), а в случае их утраты - другому документу данного предприятия (архивные документы, относящиеся к трудовой деятельности работников, личные карточки, расчетные ведомости и т. п.). Однако никакие свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.
Согласно письму Минтруда от 09.07.2001 г. № ОК10-Б19115/9 если предприятие, которое произвело неправильную запись, ликвидировано, то исправленную запись производит его правопреемник и удостоверяет своей печатью, а в случае его отсутствия - вышестоящая организация, которой было подчинено это предприятие, а если нет вышестоящей организации - областной архив.
Зачеркивание ранее внесенных неправильных записей не допускается.
|
|
Исправление неправильных или неточных записей производится в следующем порядке:
- в графе 1 - записывается следующий порядковый номер;
- в графе 2 - дата внесения исправительной записи;
- в графе 3 - указывается, например: "Запись под № 31 - недействительна, уволен ...", потом записывается новая формулировка приказа с указанием сведений о работе (наградах, поощрениях) в соответствии с приказом (распоряжением);
- в графе 4 - указывается дата и номер приказа (распоряжения), запись по которому неправильно была внесена в трудовую книжку, или указывается приказ об изменении причин увольнения или о восстановлении на работе и т. п.
Статьей 241 КЗоТ и Приказом № 260 проведение регистрации изменений и дополнений уже зарегистрированного в государственной службе занятости трудового договора с наемным работником физического лица не предусмотрено. Однако, как следует из письма Государственного центра занятости Минтруда от 30.03.2006 г. № ДЦ12-1660/0/6-06, стороны такого договора имеют право на внесение согласованных изменений и дополнений в заключенный между ними трудовой договор (если такие изменения не противоречат действующему законодательству). В таком случае стороны должны письменно уведомить государственную службу занятости о согласованных изменениях с приложением одного аутентичного экземпляра изменений или дополнений трудового договора. А ответственное лицо государственной службы занятости должно произвести отметку в книге регистрации трудовых договоров о внесении изменений или дополнений (без присвоения регистрационного номера) и приложить экземпляр изменений или дополнений к трудовому договору, хранящемуся в службе занятости.
Изменение записей в трудовых книжках на первой (титульной) странице (или 33-й стр.) о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника производится на основании соответствующих документов (паспорта, свидетельства о рождении, свидетельства о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на номер и дату этих документов.
Указанные изменения вносятся на первую (титульную) страницу трудовой книжки следующим образом:
- одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (имя, отчество или дата рождения) и записываются новые данные;
- на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается наименование соответствующего документа, на основании которого произведено изменение, заверяется подписью руководителя или специально уполномоченного лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.
ВНЕСЕНИЕ ЗАПИСЕЙ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ
Записи в трудовую книжку о причинах увольнения должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего трудового законодательства и со ссылкой на соответствующую статью и пункт закона (КЗоТ Украины), например:
"Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 36 КЗоТ Украины";
"Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст. 38 КЗоТ Украины".
Днем увольнения считается последний день работы.
Наиболее распространенные формулировки приказов при увольнении и соответствующие записи в трудовой книжке приведены в специальном приложении.
Все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на этом предприятии, при увольнении работника заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным лицом.
Трудовая книжка в соответствии со ст. 47, 48, 116 и 117 КЗоТ должна быть выдана работнику в день увольнения под роспись в книге учета движения трудовых книжек (типовая форма № П-10), что также следует и из письма Минтруда от 03.02.2006 г. № 09-45.
При несвоевременной выдаче трудовой книжки по вине предприятия работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. В таком случае днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки. Кроме того, несвоевременная выдача трудовой книжки является грубым нарушением трудового законодательства, в связи с этим виновное должностное лицо несет дисциплинарную, административную или уголовную ответственность. Более подробно этот вопрос рассмотрен в теме Ответственность за нарушение законодательства о труде.
О новом дне увольнения издается приказ, а также вносится соответствующая запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись признается недействительной в порядке, предусмотренном п. 2.10 Инструкции о трудовых книжках.
Если в день увольнения работник отсутствует и ему невозможно вручить трудовую книжку, то необходимо направить ему телеграмму или заказное письмо (с уведомлением о вручении) о необходимости получения им трудовой книжки. Выслать трудовую книжку по почте можно только при письменном согласии работника (его заявлении).
В случае смерти работника трудовая книжка выдается его ближайшим родственникам или по их требованию высылается почтой.
ВКЛАДЫШ К ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ
Если в трудовой книжке работника заполнены все страницы одного из разделов, выдается вкладыш к трудовой книжке. При этом порядковая нумерация записей (графа 1) соответствующего раздела продолжается во вкладыше.
О каждом выданном вкладыше на первой (титульной) странице, вверху, ставится штамп размером 10 х 25 мм и указывается серия и номер вкладыша.
Вкладыш вшивается в трудовую книжку и ведется в таком же порядке, что и трудовая книжка. При этом вкладыш без трудовой книжки недействителен.
ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Дубликат трудовой книжки выдается работнику в случае:
- утери трудовой книжки или вкладыша;
- если трудовая книжка стала непригодной для пользования (обгорела, изорвана, испачкана и т. п.).
При утере трудовой книжки работник обязан немедленно заявить об этом предприятию по месту последней работы. Дубликат трудовой книжки выдается не позднее 15 дней после заявления об утере. В этом случае оформляется новая трудовая книжка с указанием в правом верхнем углу первой (титульной) страницы надписи "Дубликат".
В случае повреждения на первой странице непригодной трудовой книжки производится надпись "Выдан дубликат", при этом непригодная трудовая книжка возвращается работнику и при последующем трудоустройстве на новое место работы им должен предъявляться только дубликат трудовой книжки.
При заполнении дубликата вносятся соответствующие записи по месту последней работы на основании приказов (распоряжений).
Если работник до трудоустройства на это предприятие имел трудовой стаж, то при заполнении дубликата записи могут вноситься только на основании подлинных документов (или копий, заверенных в установленном порядке).
Если же таких документов нет, то в графу 3 вносится запись об общем трудовом стаже работника до трудоустройства на данное предприятие, подтвержденном документами и записями в личной карточке работника (форма № П-2).
РАСЧЕТЫ ЗА ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ И ВКЛАДЫШИ К НИМ
При выписке новой трудовой книжки или вкладыша к ней согласно п. 6.1 Инструкции о трудовых книжках работник должен уплатить предприятию их стоимость.
В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также при порче бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, в результате небрежного хранения, стоимость испорченных бланков уплачивается предприятием. Если трудовая книжка работника утеряна предприятием в результате стихийного бедствия или из других причин, то ему выдается дубликат трудовой книжки без взыскания ее стоимости.
УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
Предприятие обязано постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
Согласно Приложению 1 к постановлению КМУ от 19.04.93 г. № 283 бланки трудовых книжек и вкладышей к ним относятся к номенклатуре документов строгой отчетности.
Согласно п. 3 Постановления № 301 трудовые книжки хранятся на предприятии как документы строгой отчетности. Ответственность за организацию ведения учета, хранение и выдачу трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия.
Бланки трудовых книжек и вкладышей хранятся и учитываются в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке ответственному лицу за ведение трудовых книжек под отчет.
После окончания каждого месяца ответственное лицо представляет бухгалтерии предприятия отчет о наличии бланков и о суммах, полученных при заполнении новых бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с приложением приходных ордеров кассы предприятия.
На испорченные бланки составляется акт на списание трудовых книжек и вкладышей к ним по форме № П-11.
Учет бланков трудовых книжек и вкладышей ведется в специальной книге по форме № П-9, утвержденной приказом Минстата от 27.10.95 г. № 277, в которую вносятся все операции, связанные с получением и использованием бланков бухгалтерией предприятия.
Отдел кадров, или ответственное за ведение трудовых книжек лицо, или служба управления персоналом, или другое подразделение предприятия, которое оформляет прием и увольнение работников, ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10). В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при трудоустройстве, а также вновь выданные трудовые книжки и вкладыши к ним.
Книги учета по формам П-9 и П-10 должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и печатью.
Трудовые книжки и дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в отделе кадров 2 года отдельно от трудовых книжек работающих на предприятии.
После окончания этого срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, по истечении которых они могут быть уничтожены в установленном порядке (по акту в присутствии комиссии, аналогично акту формы № П-11).
Согласно п. 2.201 Инструкции о трудовых книжках трудовые книжки работников, работающих на условиях трудового договора у физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (повара, кухарки, няни, водители и т. д.), хранятся непосредственно у работников.