Електронне діловодство та контроль виконання документів

Бізнес-задачі, які вирішуються в проекті

У проектах компанії “Атлас” з автоматизації діловодства та контролю виконання документів вирішуються наступні бізнес-задачі:

• Реєстрація вхідних і вихідних документів, а також внутрішніх документів з використанням реєстраційно-контрольних карток.
• Версійність документів.
• Виписка (з часовим блокуванням для монопольного редагування, можливо, поза офісом) та повернення документів.
• Реєстрація місцезнаходження паперового документа на будь-якому етапі життєвого циклу документа: розгляд керівництва, узгодження проекту документа, виконання і т.д.
• Здійснення контролю за своєчасним виконанням доручень, резолюцій і вказівок керівництва.
• Списання документів у справу згідно з прийнятою в організації номенклатурою справ.
• Швидкий пошук необхідної інформації по стану, наявності, руху паперових документів.
• Одержання необхідних стандартних форм і журналів, а також статистичних звітів по документообігу організації.
• Множина обліку попередньо зареєстрованих документів.

Продукти, на яких базуються рішення

• Атлас ДОК - система електронного діловодства та документообігу.
• Атлас SDS - система автоматизованого розповсюдження версій програмного забезпечення.

Очікувані результати впровадження

• Забезпечення більш ефективного управління документами за рахунок автоматизованого контролю виконання, прозорості діяльності організації на всіх рівнях.
• Підтримка ефективного накопичення, управління і доступу до інформації і знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості збереження всієї передісторії його діяльності.
• Усунення дублювання і багаторазового перетворення інформації.
• Забезпечення чіткої авторизації доступу до комерційної інформації, за рахунок чого підвищується персональна відповідальність співробітників за виконані дії строго в рамках наданих повноважень.
• Протоколювання діяльності підприємства в цілому (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення “гарячих точок” у діяльності).
• Оптимізація бізнес-процесів і автоматизація механізму їхнього виконання і контролю.
• Виключення або максимально можливе скорочення обороту паперових документів на підприємстві. Економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на управління потоками документів в організації.
• Виключення необхідності чи істотне спрощення і здешевлення збереження паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву.

Послуги в рамках проектів впровадження систем управління документами

Компанія “Атлас” надає послуги по забезпеченню повного циклу поставки та впровадження систем управління документами на підприємстві:

• Консалтинг по підтримці проектів модернізації та інтеграції систем управління документами.
• Обстеження та визначення інформаційних потоків на підприємстві та організації.
• Опис бізнес-процесів, зв'язаних з обробкою документів та їх проходженням.
• Розробка та узгодження Технічного завдання на поставку та впровадження системи управління документами в потрібній конфігурації та архітектурі.
• Поставка системи управління документами потрібної конфігурації та архітектури.
• Розробка додаткових модулів системи управління документами або адаптація існуючих з урахуванням специфіки бізнес-процесів.
• Поставка експлуатаційної документації системи управління документами.
• Конвертація існуючих баз даних в структури системи управління документами.
• Розгортання та налагодження загальносистемного програмного середовища системи управління документами.
• Інсталяція та налагодження всього комплексу програмного забезпечення на серверах та робочих станціях.
• Навчання користувачів та адміністраторів, надання експлуатаційної документації системи управління документами.
• Впровадження системи управління документами.
• Консультації, підтримка користувачів, “гаряча лінія”.
• Супроводження системи, її функціональний розвиток.

Умови успішного впровадження

• Наявність перспективного плану розвитку системи управління документами на підприємстві, чітке дотримання плану.
• Підтримка проекту вищим керівництвом замовника.
• Відповідність обсягу впровадження інформаційних технологій рівню зрілості існуючої системи управління документами у підприємства-замовника.
• Виконання робіт у рамках спільної робочої групи.
• Наявність керівника робочої групи з боку замовника, наділеного правом приймати рішення по вдосконаленню технологічних процесів, що автоматизуються.
• Погоджене виконання взаємних вимог сторонами.

Чому саме “Атлас”

Тому що над проектами працює команда висококласних фахівців, яка:

• Забезпечує комплексний підхід до розробки систем управління документами.
• Має позитивний досвід впровадження систем управління документами на українських підприємствах.
• Пропонує відпрацьовану методологію впровадження як усього комплексу рішень, так і його окремих частин.

Створення системи може включати

• Поставку базового комплекту “Атлас ДОК” з необхідною кількістю ліцензій.
• Навчання за програмою “Адміністратор”.
• Навчання за програмою “Технолог документообігу”.
• Навчання за програмою “Користувач”.
• Технічна підтримка (протягом року).
• Весь комплекс послуг щодо впровадження системи.

В базовий комплект поставки входить

• Атлас ДОК, Атлас SDS
• Документація адміністратора.
• Документація користувача.
• Технологічна інструкція.
• Гарантійне обслуговування на протязі 6 місяців з моменту поставки .

Контракт впровадження системи регламентує

• Функціональну конфігурацію системи.
• Архітектуру проекту, наявність віддалених підрозділів, інформаційні зв'язки між ними.
• Ліцензії на кількість серверів та робочих місць.
• Календарний план виконання робіт по впровадженню системи.
• Технічні вимоги щодо виконання робіт по впровадженню системи.
• Кошторис вартості робіт.

Проектний досвід

• Автоматизована система електронного документообігу ДПА України.
• Автоматизована система електронного документообігу Пенсійного Фонду України.