Проект “Новый год”
Анна АНДРОШИНА, менеджер по коммуникациям и связям с общественностью компании Motorola в России и СНГ, уже не первый год занимается подготовкой корпоративных мероприятий в своей компании и может похвастаться тем, что на ее счету не было ни одного “провального” проекта.
Разрабатывая любое корпоративное мероприятие, мы, прежде всего, думаем о его цели. Новый год в этом плане - благодатный праздник, здесь главная цель - хорошо его встретить, отдохнуть и повеселиться.
Три кита
При подготовке новогоднего вечера необходимо представлять его концепцию, основываясь на корпоративной культуре компании и пожеланиях сотрудников. Для начала задайте себе три ключевых вопроса: сколько вы готовы потратить на мероприятие, будете ли вы работать с подрядчиком или организуете все сами и, наконец, когда будет мероприятие…
Последний вопрос очень важен, поскольку, чем ближе к Новому году, тем выше цены и все меньше свободных площадок. От той даты, на которую вы запланируете праздник, зависит и ваш бюджет. Некоторые компании идут на хитрости, планируя праздник на начало декабря или января. Но даже в этом случае озаботиться поиском площадки надо уже в сентябре, а лучше - сразу после того, как вы отпраздновали предыдущий Новый год. Чтобы не пришлось праздновать его в корпоративной столовой. Это особенно касается жителей столицы, которая, несмотря на обилие развлекательных центров и заведений, не может удовлетворить колоссальный спрос на аренду корпоративных площадок.
Выбрав площадку, остается решить, сколько мы готовы потратить и кого возьмем в помощники. Конечно, все намного проще, если бюджет составляется по потребностям. Но в большинстве компаний он жестко ограничен. В любом случае необходимо решить, привлечете ли вы своего давнего партнера - event-агентство или устроите тендер среди подрядчиков. Есть и третий вариант - взять организацию праздничной программы в свои руки.
Руководствуясь собственным опытом планирования бюджета, я разделила все расходы на обязательные, и (условно) необязательные. Условно, потому что, по-хорошему, учитываться должны все мелочи.
Львиную долю сметы составляет питание, и здесь тоже есть свои возможности для экономии. Например, многие рестораны и кейтеринговые службы позволяют самим клиентам закупать алкоголь, что позволяет существенно сэкономить на этой составляющей.
Оборудование и развлекательная программа
Где бы ни проходил праздник, вам понадобится сцена, звуковое и дискотечное оборудование, диджейский пульт и пр. Прекрасно, если все это включено в аренду площадки.
Успех праздника во многом определяется сценарием развлекательной программы. Приглашать “звезд” или обойтись так называемым вторым составом - “кэвээнщиками”, фокусниками, юмористами, танцовщицами? А может, устроить свою корпоративную “фабрику звезд”? Мое мнение таково: если перед вами стоит задача пригласить “звезд” напрямую, а не через специализированное агентство или продюсерский центр, не стоит рисковать. Лучше отказаться от них, особенно на новогоднем мероприятии, поскольку нет гарантии, что они не забудут приехать, не опоздают, их не перекупят в последний момент. Я знаю достаточно случаев, когда именно так и происходило.
Что же касается необязательных статей расходов, то я определила их следующим образом.
Декорации. Как правило, на площадках в преддверии Нового года уже есть елки, мишура и другая новогодняя атрибутика. Конечно, если у вас креативная идея вроде гавайской вечеринки или приключений Индианы Джонса, то для создания атмосферы потребуются особые декорации.
Ведущий. Многие компании пытаются экономить на ведущих. Действительно, возможно, кто-то из ваших сотрудников, который мастерски “травит” анекдоты и байки, обрадуется шансу проявить свою артистическую натуру, повеселив коллег со сцены. Но по этому пути стоит идти только при отсутствии денег, потому что хороший ведущий во многом (если не во всем) определяет успех вечера. И если есть возможность заплатить 1000-1500 долларов, стоит потратить их на человека, который наверняка “вытянет” праздник и расшевелит сотрудников, что далеко не всегда под силу непрофессионалу.
Приглашения. Можно сэкономить, разослав их по электронной почте или разместив объявление на корпоративном Интранет-портале. Но если у вас имеется концепция, идея праздника и вы хотите пронести ее последовательно через все элементы, приглашение - один из таких элементов, который настраивают людей на определенные ожидания, интригуют.
Подарки. Компании часто экономят на подарках. С другой стороны, подарки любят все, и если есть возможность, порадуйте сотрудников недорогими, но забавными сувенирами.
Вспомогательный персонал. Если вы работаете сами, без агентства, вам придется озаботиться организацией работы диджея, конферансье, охранников самому. Естественно, возникает желание решить часть задач своими силами.
Лично у меня есть печальный опыт, когда руководство решило сэкономить на фотографе и поручило съемку нашим собственным “талантам” из числа сотрудников. Казалось бы, при сегодняшней доступности хорошей фото- и видеотехники репортажная съемка доступна каждому любителю. Но, к сожалению, иллюзия. Во-первых, разница между профессиональной и любительской съемкой очевидна. А, во-вторых, даже самый лояльный сотрудник не может “разорваться” между работой (а фотосъемка - это работа) и общением с коллегами, а тем более застольем. В результате из всех кадров лишь три-четыре у нас оказались приличными, а идея сделать памятные фотоальбомы и раздарить их сотрудникам так и не была реализована.
Сила - в рабочей группе
Вопрос, который определяет все планируемые расходы - делаете ли вы всё через внешнего провайдера или обходитесь своими силами. В первом случае прибавьте к своим расходам 10-15% агентского гонорара и спите спокойно. Конечно, если вы уверены в добросовестности своего агентства. В противном случае есть риск, что расходы будут раздуты до максимальных размеров при неясном обосновании каждого пункта сметы.
Если вы работаете сами, без агентства, не пытайтесь взять на себя роль агентства внутри компании. Вы - не профессионал, а энтузиаст, и постарайтесь ограничить себя от всего круга проблем, которые, возможно, не потянете. Первое - сократите круг поставщиков, чтобы облегчить себе контроль за их работой. Для этого выберите площадку, включающую максимальное количество дополнительных услуг (оборудование, техническое обеспечение, декорации и, возможно, питание). В этом случае на ваши плечи ляжет лишь развлекательная программа. Второе - не берите всю ответственность только на себя, создайте рабочую группу и четко распределите в ней обязанности. Пусть один отвечает за идеологическую составляющую, другой - за работу с кейтеринг-службой и пр. Имейте в виду, что членам рабочей группы на мероприятии зачастую некогда присесть, им придется работать, и это необходимо заранее проговорить, чтобы не было обид.
Если вы работаете с агентством, удостоверьтесь, что каждый пункт сметы подробно расшифрован. Проверьте все лично: отсмотрите кассеты с записью выступлений артистов, ведущего, образцы подарков, декорации, транспорт, который повезет сотрудников. Наконец, агентство должно вписаться в предлагаемый вами бюджет, в противном случае оно, скорее всего, выполняет не ваши запросы, а решает свои задачи.
Чтобы избежать казусов и недопонимания, регулярно (в идеале, раз в неделю) встречайтесь и обсуждайте с агентством все возникшие вопросы. При этом обеспечьте агентству с вашей стороны одно постоянное контактное лицо, дабы исключить вероятность плохой коммуникации (”у семи нянек дитя без глаза”).
Если мероприятие прошло не очень удачно, желательно собрать рабочую группу и проанализировать, в чем были просчеты и как избежать их в будущем, стоит ли работать с этими провайдерами или во многом виноваты ваши сотрудники.
Конечно, лучше работать с профессионалами. Если же подготовкой Нового года занимаются сами сотрудники, для которых эта обязанность является дополнительной, после проведения праздника не ограничивайтесь словами благодарности - выпишите им за это премию или придумайте другие формы поощрения, которые будут мотивировать их на работу в проектной группе и в дальнейшем.
И напоследок: помните, что подготовка мероприятия - это, прежде всего, проект. Подходите к ней, как к управлению проектом, используя все известные вам в этой области наработки и подходы. В этом случае успех вам гарантирован!
Записала Наталья Круть
www.job-today.ru