Відповідно до Закону України „Про органи реєстрації актів громадянського стану" одним із завдань цих органів є внесення до актових записів необхідних змін, доповнень та виправлень.

До ситуацій, за яких можуть мати місце внесення змін і доповнень в актові записи цивільного стану належать, зокрема установлення неправильності в актовому записі, відсутність прізвища, імені, по батькові батьків дитини, зміна батьком або матір’ю прізвища, зміна прізвища дитини, зміна прізвища, імені, по батькові, місця і часу народження при усиновленні тощо.

Порядок внесення змін, доповнень врегульовано розділом V Кодексу про шлюб та сім’ю, що зберігає свою чинність у частині, яка не суперечить Сімейному кодексу України, до прийняття спеціального закону, а також Положенням про порядок зміни, доповнення, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 26.09.2002 № 86/5.

Відповідно до наведених нормативно-правових актів виправлення помилок і внесення змін до актових записів цивільного стану при наявності достатніх підстав і при відсутності спору між заінтересованими особами провадиться органами реєстрації актів цивільного стану.

При наявності спору між заінтересованими особами виправлення запису провадиться на підставі судового рішення.

За загальним правилом заяви громадян про внесення змін, доповнень приймаються і розглядаються відділами реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних управлінь юстиції за місцем проживання заявника.

Разом з тим, згідно зі статтею 53 Сімейного кодексу України, якщо при реєстрації шлюбу дружина, чоловік зберегли дошлюбні прізвища, вони мають право подати заяву про обрання прізвища одного з них як спільного або про приєднання до свого прізвища, прізвища другого з подружжя також до державного органу реєстрації актів цивільного стану, який зареєстрував їхній шлюб.

Заява про визнання батьківства, яка є підставою для внесення змін, може бути подана до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису про народження або за місцем постановлення рішення суду про визнання батьківства.

Заяви громадян України, які постійно проживають за кордоном, а також іноземців і осіб без громадянства, які зареєстрували акти цивільного стану в державних органах реєстрації актів цивільного стану України і на час звернення із заявою постійно проживають за кордоном, подаються до дипломатичних представництв або консульських установ України в інших державах та розглядаються ними в порядку, передбаченому вказаним Положенням.

Якщо актовий запис цивільного стану було зареєстровано органами іноземних держав, унесення змін провадиться компетентними органами цієї держави згідно із законодавством держави, на території якої було складено запис.

Відділ реєстрації актів цивільного стану не вправі відмовити громадянину в прийнятті та розгляді заяви про внесення змін.

Заяви про внесення змін розглядаються у тримісячний строк з дня їх надходження до відділу реєстрації актів цивільного стану. За наявності поважних причин цей строк може бути продовжений, але не більш як на три місяці. Крім того, якщо виникла потреба поновлення втраченого актового запису, до якого необхідно внести зміни, перебіг тримісячного строку припиняється.

Коло осіб, які мають право звертатись із заявою про внесення змін до актових записів цивільного стану визначено законодавством. Це особи, щодо яких було складено актові записи, батьки та законні представники неповнолітніх і недієздатних осіб, спадкоємці померлого.

Внесення змін до актових записів цивільного стану за дорученням або через представника не дозволяється. Разом з тим, заява про визнання батьківства, яка є підставою для внесення змін до актового запису про народження і не може бути подана особисто, може бути подана через представника або надіслана поштою за умови її нотаріального засвідчення.

Разом із заявою про внесення змін до актових записів цивільного стану заявниками подаються документи необхідні для її розгляду та вирішення питання по суті, зокрема паспорт або паспортний документ, свідоцтва про реєстрацію актів цивільного стану, у яких зазначені неправильні, неповні відомості або відомості, які підлягають зміні та інші документи.

На підтвердження достовірності представлених заявником документів про реєстрацію актів цивільного стану відділом реєстрації актів цивільного стану додаються до матеріалів справи копії відповідних актових записів, на підставі яких вирішується питання щодо необхідності внесення змін або відмови в цьому.

На підставі зібраних документів та за наслідками перевірки відділ реєстрації актів цивільного стану складає обгрунтований висновок про внесення змін до актового запису цивільного стану або про відмову в цьому.

У разі відмови у внесенні змін до актового запису у висновку мають бути чітко вказані причини відмови. При врученні (направленні) висновку про відмову заявнику одночасно роз’яснюється порядок його оскарження.

Підставою для внесення змін до актових записів цивільного стану, крім висновку відділу реєстрації актів цивільного стану або відповідної консульської установи чи дипломатичного представництва України в іншій державі є, зокрема рішення суду про визнання батьківства (материнства), усиновлення (удочеріння), установлення неправильності в актовому записі цивільного стану; заява матері та батька дитини про визнання батьківства; актові записи про зміну імені, реєстрацію шлюбу та розірвання шлюбу; рішення органу опіки та піклування про зміну прізвища неповнолітньої дитини та інші.

Водночас потрібно зазначити, що у випадку внесення змін на підставі рішення суду, органу опіки та піклування, оформленого розпорядженням або рішенням райдержадміністрації чи виконавчого комітету відповідних рад, при потребі до них також додаються відповідна заява про внесення змін та інші необхідні для виконання документи.

Унесення змін до актових записів цивільного стану провадиться відділом реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання відповідного актового запису. Після цього виписується нове свідоцтво про реєстрацію акта цивільного стану, яке видається заявнику або надсилається до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника для вручення йому. Одночасно анулюється первинне свідоцтво, подане заявником для внесення змін, яке в подальшому знищується у встановленому порядку.

Головний спеціаліст Управління
у справах цивільного стану громадян
Падучак Олександра Іллівна