У 1961 році в Гаазі (Нідерланди) була підписана Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, до якої приєдналися більше ніж 80 країн (Австрія, Великобританія, Італія, Іспанія, Греція, Португалія, США, Франція, Швейцарія, Швеція та інші).

Документи, складені за участю органів державної влади та місцевого самоврядування, або такі, що від них виходять, можуть бути використані на території іншої держави лише після відповідного їх посвідчення, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

На сьогодні найбільш поширеними є два способи такого посвідчення.

Першим є консульська легалізація офіційних документів країн, що не приєдналися до зазначеної Конвенції.

Консульська легалізація офіційних документів – це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ, з метою використання його за кордоном.

При цьому слід зазначити, що процедура проведення консульської легалізації багатоступенева, досить складна і вимагає значних затрат. Наприклад, документ, призначений для дії на території Німеччини, може бути використаний там лише після його відповідного оформлення в Міністерстві юстиції України та Міністерстві закордонних справ України, а після цього в консульській установі Німеччини в Україні. Така процедура легалізації документа є недосконалою:

документ, який пройшов таку складну процедуру оформлення, є дійсним лише для тієї держави, консульською службою якої він був оформлений, в даному випадку, в Німеччині.

Другим способом оформлення документів для їх можливого використання за кордоном є проставлення апостиля, запровадженого Гаазькою Конвенцією.

Апостиль – це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах, що надходять від держав - учасниць Конвенції. Він засвідчує справжність підпису особи під документом і автентичність відбитку печатки або штампа, яким скріплено відповідний документ.

Відповідно до статті 2 Конвенції кожна з Договірних держав звільняє від легалізації документи, на які поширюється ця Конвенція і які мають бути представлені на її території. Єдиною формальною процедурою, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису, якості в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ, є проставлення апостиля компетентним органом держави, в якій документ був складений (стаття 3 Конвенції).

Згідно з положеннями Конвенції документ, на якому проставлено апостиль, не потребує ніякого додаткового оформлення чи завірення і може бути використаний в будь-якій іншій державі - учасниці Конвенції.

10 січня 2002 року Верховна Рада України дала згоду на приєднання України до Конвенції 1961 року, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів.

Конвенція набрала чинності для України 22 грудня 2003 року і застосовується у відносинах з державами, що не висловили заперечень проти приєднання України до Конвенції.

З усіх держав - учасниць Конвенції лише дві країни висловили заперечення проти приєднання до неї України – це Німеччина та Бельгія.

На виконання вимог статті 6 Конвенції постановою Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 61 повноваження на проставлення апостиля на документах, виданих на території України, надано таким компетентним органам:

Міністерству освіти і науки України – на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки;

Міністерству юстиції України – на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України;

Міністерству закордонних справ України – на всіх інших видах документів.

Правила проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджені спільним наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України та Міністерства юстиції України від 5 грудня 2003 року № 237/803/151/5 і зареєстровані в Міністерстві юстиції України від 12 грудня 2003 року № 1151/8472.

Відповідно до цих Правил апостиль проставляється:

на документах, які виходять від органів судової влади України;

на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції;

на адміністративних документах;

на документах про освіту та вчені звання;

на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;

на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.

Ці Правила не поширюються:

на документи, видані закордонними дипломатичними установами України;

на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

До цих документів, як і раніше, застосовується процедура консульської легалізації.

Апостиль не проставляється на оригіналах, копіях та фотокопіях паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи, нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документів, що мають характер листування.

Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля. Апостиль може бути проставлено на копіях цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.

Апостиль проставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або будь-якого пред’явника документа.

Для проставлення апостиля необхідно подати:

оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;

документ банківської установи про оплату послуг з проставлення апостиля або копію документа, що підтверджує право на звільнення від сплати.

Компетентні органи з’ясовують:

чи підлягають подані документи проставленню апостиля;

справжність підпису та якість, в якій виступала особа, що підписала документ, а також справжність відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документах.

У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо:

документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції;

текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;

документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв’язку;

у документі є незастережені виправлення або дописки;

до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі;

компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів.

Наприклад, для працевлаштування громадян України на території Португалії необхідно надати довідку про відсутність притягнення особи до кримінальної відповідальності. У зв′язку з цим на оригіналі зазначеної довідки Міністерством закордонних справ України проставляється апостиль, після чого робиться переклад, який завіряється нотаріусом і подається для проставлення апостиля Міністерству юстиції України. Це подвійна процедура проставлення апостиля, яка вимагається майже всіма державами -учасницями Конвенції, зокрема Італією, Іспанією, Швейцарією та іншими.

У той же час для документів, призначених для використання, наприклад, на території США, досить проставлення апостиля лише на перекладі цих документів. У цьому випадку до оригіналу чи засвідченої у встановленому порядку копії документа підшивається переклад, який засвідчується нотаріусом, після чого проставляється апостиль у Міністерстві юстиції України.

Термін розгляду документів для проставлення апостиля - 5 робочих днів. У разі потреби в отриманні зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, додаткової інформації чи роз’яснень термін розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів.

Апостиль проставляється у вигляді відбитка штампа. Розмноження та копіювання (фотокопіювання) апостиля не дозволяється.

Наказом Міністерства юстиції України від 18 грудня 2003 року № 161/5 установлена плата за надання послуг проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, які оформляються нотаріусами України і призначені для використання на території інших держав:

для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства - 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 гривня за один документ);

для юридичних осіб - 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 гривень за один документ).

Від унесення плати звільняються інваліди 1-ої і 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти у разі проставлення апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.

Слід зазначити, що окремими міжнародними договорами, учасницею яких є Україна, скасоване будь-яке додаткове засвідчення офіційних документів, що подаються до установ держав - учасниць такого Договору, зокрема з розгляду цивільних, сімейних та кримінальних справ. У зв’язку з цим дотримання процедури легалізації чи проставлення апостиля не може вимагатися державами - учасницями такого Договору.

На сьогодні - це 20 держав, а саме: Азербайджан, Білорусь, Вірменія, Грузія, Казахстан, Киргизія, Молдова, Росія, Таджикистан, Туркменистан, Узбекистан, Литва, Естонія, Латвія, Чехія, Угорщина, Польща, Монголія, В′єтнам та КНР.

Таким чином, приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації офіційних документів, є ще одним кроком на шляху інтеграції до європейського співтовариства. Це є свідченням визнання України як молодої, розвиненої європейської держави.

Головний спеціаліст
Управління нотаріату та реєстрації
адвокатських об’єднань
Департаменту у справах цивільного
стану громадян та нотаріату М. Лахтадир