Электронное делопроизводство и контроль исполнения документов

Бизнес-задачи, решаемые в проекте

В проектах компании “Атлас” по автоматизации делопроизводства и контроля исполнения документов решаются следующие бизнес-задачи:

• Регистрация входящих и исходящих документов, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек.
• Версионность документов.
• Выписка (с временным блокированием для монопольного редактирования, возможно, вне офиса) и возвращение документов.
• Регистрация местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководства, согласование проекта документа, выполнение и т.д.
• Осуществление контроля за своевременным выполнением поручений, резолюций и указаний руководства.
• Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел.
• Быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов.
• Получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.
• Множественный учет предварительно зарегистрированных документов.

Продукты, на которых базируются решения

• Атлас ДОК - система электронного делопроизводства и документооборота.
• Атлас SDS - система автоматизированного распространения версий программного обеспечения.

Ожидаемые результаты внедрения

• Обеспечение более эффективного управления документами за счет автоматизированного контроля исполнения, прозрачности деятельности организации на всех уровнях.
• Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности сохранения всей предыстории его деятельности.
• Устранение дублирования и многоразового преобразования информации.
• Обеспечение четкой авторизации доступа к коммерческой информации, за счет чего повышается персональная ответственность сотрудников за выполненные действия строго в рамках предоставленных полномочий.
• Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление “горячих точек” в деятельности).
• Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их исполнения и контроля.
• Исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения затрат на управление потоками документов в организации.
• Исключение необходимости или важное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Услуги в рамках проектов внедрения систем управления документами

Компания “Атлас” предоставляет услуги по обеспечению полного цикла поставки и внедрения систем управления документами на предприятии:

• Консалтинг по поддержке проектов модернизации и интеграции систем управления документами.
• Обследование и определение информационных потоков на предприятии и организации.
• Описание бизнес-процессов, связанных с обработкой документов и их прохождением.
• Разработка и согласование Технического задания на поставку и внедрение системы управления документами в нужной конфигурации и архитектуре.
• Поставка системы управления документами нужной конфигурации и архитектуры.
• Разработка дополнительных модулей системы управления документами или адаптация существующих с учетом специфики бизнес-процессов.
• Поставка эксплуатационной документации системы управления документами.
• Конвертация существующих баз данных в структуры системы управления документами.
• Развертывание и отладка общесистемной программной среды системы управления документами.
• Инсталляция и отладка всего комплекса программного обеспечения на серверах и рабочих станциях.
• Обучение пользователей и администраторов, предоставление эксплуатационной документации системы управления документами.
• Внедрение системы управления документами.
• Консультации, поддержка пользователей, “горячая линия”.
• Сопровождение системы, ее функциональное развитие.

Условия успешного внедрения

• Наличие перспективного плана развития системы управления документами на предприятии, четкое соблюдение плана.
• Поддержка проекта высшим руководством заказчика.
• Соответствие объема внедрение информационных технологий уровню зрелости существующей системы управления документами у предприятия-заказчика.
• Выполнение работ в рамках общей рабочей группы.
• Наличие руководителя рабочей группы со стороны заказчика, наделенного правом принимать решение по усовершенствованию автоматизируемых технологических процессов.
• Согласованное выполнение взаимных требований сторонами.

Почему именно “Атлас”

Потому что над проектами работает команда высококлассных специалистов, которая:

• Обеспечивает комплексный подход к разработке систем управления документами.
• Имеет положительный опыт внедрения систем управления документами на украинских предприятиях.
• Предлагает отработанную методологию внедрения как всего комплекса решений, так и его отдельных частей.

Создание системы может включать

• Поставку базового комплекта “Атлас ДОК” с необходимым количеством лицензий.
• Обучение по программе “Администратор”.
• Обучение по программе “Технолог документооборота”.
• Обучение по программе “Пользователь”.
• Техническая поддержка (на протяжении года).
• Весь комплекс услуг относительно внедрения системы.

В базовый комплект поставки входит

• CD: Атлас ДОК, Атлас SDS
• Документация администратора.
• Документация пользователя.
• Технологическая инструкция.
• Гарантийное обслуживание на протяжении 6 месяцев с момента поставки.

Контракт внедрения системы регламентирует

• Функциональную конфигурацию системы.
• Архитектуру проекта, наличие удаленных подразделений, информационные связи между ними.
• Лицензии на количество серверов и рабочих мест.
• Календарный план выполнения работ по внедрению системы.
• Технические требования к выполнению работ по внедрению системы.
• Смета стоимости работ.

Проектный опыт

• Автоматизированная система электронного документооборота ГНА Украины.
• Автоматизированная система электронного документооборота Пенсионного Фонда Украины.