З А Т В Е Р Д Ж Е H О
рiшенням
iнформацiйно-бiблiотечної ради
HАH України
6 лютого 1997 р.
Інструкція про перевiрку бiблiотечного фонду
бiблiотеки науково-дослiдної установи
Hацiональної академiї наук України
1.Загальнi положення
1.1. Основна мета перевiрки - встановити фактичну наявнiсть бiблiотечних
фондiв (книг, рукописiв, перiодичних видань та видань, що продовжуються,
документiв на непаперових носiях), зафiксованих в облiкових документах
бiблiотеки.
1.3. Перевiрка наявностi бiблiотечного фонду здiйснюється в разi:
передбаченої планом роботи бiблiотеки повної або часткової перевiрки
фонду;
змiни завiдуючого бiблiотекою;
надзвичайних обставин (стихiйних лих);
незадовiльного стану облiку бiблiотечних фондiв (на вимогу адмiнiстрацiї
установи або згiдно з рекомендацiями вiдповiдного науково-методичного
центру).
1.4.Плановi перевiрки бiблiотечних фондiв проводяться перiодично,
залежно вiд обсягу фонду та його призначення:
фонди, що налiчують до 10 тис. прим., перевiряються один раз на 5 рокiв;
фонди обсягом понад 10 тис. прим. перевiряються один раз на 7-10 рокiв;
окремi структурнi частини фонду (спецiалiзованi та пiдсобнi)
перевiряються не рiдше одного разу на 5 рокiв;
бiблiотечнi фонди з вiдкритим доступом для читачiв та фонди особливо
цiнної лiтератури (лiтератури, що надходить за валюту, довiдкових видань,
колекцiй, зiбрань, бiблiотек товариств тощо) перевiряються один раз на 3 роки.
1.5. Перевiрка бiблiотечного фонду при змiнi завiдуючого бiблiотекою та за
iнших обставин, вказаних у п. 1.3, вважається черговою.
2. Пiдготовка до перевiрки бiблiотечного фонду
2.1. Перевiрка бiблiотечного фонду здiйснюється за наказом адмiнiстрацiї
установи про проведення перевiрки фонду бiблiотеки. У наказi вказується
причина та спосiб проведення перевiрки, термiни початку i закiнчення перевiрки
(повної або часткової), визначається склад комiсiї, а також порядок
обслуговування читачiв. За погодженням з адмiнiстрацiєю на час перевiрки
бiблiотека припиняє або обмежує обслуговування читачiв.
2.2. До складу комiсiї включаються завiдуючий бiблiотекою, представники
вiд iнформацiйно-бiблiотечної ради установи, бухгалтерiї, адмiнiстрацiї i
бiблiотеки. Головою комiсiї призначається представник адмiнiстрацiї
установи (куратор бiблiотеки).
2.3. Комiсiя приймає наявну облiково-фiнансову документацiю,
органiзовує роботу з перевiрки бiблiотечного фонду, пiдбиває її пiдсумки,
складає акт перевiрки фонду, а в разi прийому - передачi бiблiотеки - i акт
прийому - передачi.
2.4. Безпосередню участь у перевiрцi беруть усi працiвники бiблiотеки,
за погодженням з адмiнiстрацiєю залучаються також працiвники установи.
2.5. Завiдуючий бiблiотекою складає детальний план проведення
перевiрки фонду.
Час, необхiдний для проведення перевiрки фонду, вираховується згiдно
з дiючими нормами. Hорми на процеси, вiдсутнi в збiрниках норм,
визначаються комiсiєю хронометруванням.
2.6. Hа початок перевiрки упорядковуються всi облiковi документи про
надходження та вилучення лiтератури (рахунки, накладнi, акти прийому,
акти на вилучення). Уся необроблена лiтература в обов'язковому порядку
пiдлягає облiку у вiдповiдних документах
Данi про балансову вартiсть книжкового фонду погоджуються з
бухгалтерiєю установи.
2.7. Основнi способи перевiрки:
перевiрка за топографiчним каталогом;
перевiрка за облiковими документами (iнвентарними книгами,
реєстрацiйними картотеками);
перевiрка за допомогою контрольних талонiв.
Спосiб перевiрки визначає комiсiя за погодженням з методичним
центром.
2.8. Згiдно з шифрами упорядковується розстановка книг на полицях.
До завершення переоблiку припиняється влиття будь-якої лiтератури до
фондiв, що перевiряються. Hовi надходження та видання, повернутi читачами,
розмiщуються на окремо видiлених стелажах.
2.9. Вводиться тимчасова нумерацiя всiх стелажiв, шафiв та полиць у
них. Заготовляються штампи, картки для написання контрольних талонiв,
ящики для їх розстановки, роздiльники тощо.
3. Порядок проведення перевiрки бiблiотечного фонду
3.1. Суть перевiрки полягає в звiрцi даних титульного листа, у разi
вiдсутностi - обкладинки видання, що стоїть на полицi, з записом в облiкових
документах (iнвентарнiй книзi або реєстрацiйнiй картотецi).
3.2. Видання, не записанi до iнвентарних книг, у т.ч. на нетрадицiйних
носiях, перевiряються згiдно з вiдповiдними облiковими документами (книгами
сумарного облiку, реєстрацiйними картотеками).
3.3. Бiблiотечнi фонди обсягом до 10 тис. прим., а також фонди, що мають
iнвентарну систему розстановки, перевiряються шляхом безпосередньої звiрки
видань з iнвентарними книгами.
3.4. Перевiрка фондiв обсягом понад 10 тис. прим. здiйснюється за
допомогою контрольних талонiв.
3.5. Контрольнi талони пишуться на кожне видання, на кожний книжковий
формуляр виданої читачевi книги.
3.6. Контрольнi талони, написанi з читацьких формулярiв, розставляються
окремо i, в разi повернення читачами лiтератури, талони звiряються з книгами
та вливаються до загальної маси талонiв.
3.7. Hа контрольному талонi вказується шифр книги, iнвентарний номер,
автор, два перших слова назви, номер тому (частини, випуску), цiна. При
наявностi двох авторiв на талонi вказуються обидва автори, але без iнiцiалiв,
при трьох авторах - подається прiзвище першого з додатком "та iн.". Колективний
автор при написаннi талонiв не зазначається. Талони пишуться звичайним
(не бiблiотечним) чiтким почерком.
3.8. Якщо на полицi є кiлька однакових книг (дублетiв) i їх iнвентарнi
номери iдуть один за одним, пишеться один талон, на якому вказуються всi
інвентарнi номери згори донизу в порядку зростання. У разi пропускiв
iнвентарних номерiв пишеться новий повний контрольний талон на цю книгу
i перераховуються наступнi за пропущеним номером iнвентарнi номери.
3.9. Одночасно з написанням талона на зворотнiй сторонi титульного
листка книги ставиться штамп перевiрки або вiдповiдна вiдмiтка. При поверненнi
до бiблiотеки книг, якi на момент перевiрки перебували у читачiв, штамп або
вiдмiтка з книжкового формуляру переноситься на книгу.
3.10. У процесi звiрки беруть участь два працiвники: один називає данi,
записанi в талонi, а другий звiряє їх з записом в iнвентарнiй книзi i ставить у
графi "Вiдмiтки про перевiрку фонду" умовне позначення, яке означає, що книга
є в наявностi i перевiрена.
3.11. Талони з виявленими помилками, а також на документи, що не
були знайденi, вiдкладаються для подальшого з'ясуванн
3.12. Вiдсутнiсть в iнвентарнiй книзi вiдмiтки про перевiрку свiдчить про
вiдсутнiсть талона, а вiдповiдно i книги у фондi.
3.13. Вартiсть перевiреної лiтератури пiдраховується за iнвентарними
книгами на кожному їх листi.
3.14. Пiдсумкова вартiсть наявної лiтератури звiряється з вартiстю
лiтератури, зафiксованої в бухгалтерських документах установи.
3.15. Фiнансовi розбiжностi та помилки, виявленi в ходi перевiрки,
виправляються згiдно з рiшенням комiсiї.
3.16. Контрольнi талони, якi залишились вiд попередньої перевiрки,
можна використати i при наступнiй перевiрцi.
4. Пiдбиття пiдсумкiв перевiрки фонду
4.1. Пiсля закiнчення перевiрки в iнвентарних книгах виправляються всi
виявленi пiд час перевiрки помилки (невiдповiднiсть або дублювання
iнвентарних номерiв, неправильнi записи та iн.), вживаються заходи для
розшуку книг, якi не вдалося виявити в ходi перевiрки.
4.2. Hа вiдсутню лiтературу складаються списки за порядком
iнвентарних номерiв, окремо на книги вiтчизнянi та зарубiжнi. Hа
перiодичнi видання (вiтчизнянi та зарубiжнi) складаються також окремi
списки.
4.3. Видання, що не пiдлягають запису до iнвентарних книг (документи
на нетрадицiйних носiях, брошури, iнформацiйнi матерiали тощо) вилучаються
за окремими актами, в яких кiлькiсть примiрникiв та їх вартiсть вказується
сумарно.
4.4. Визначається кiлькiсть i вартiсть втраченої лiтератури. Список
втраченої лiтератури додається до акта перевiрки.
4.5. Акт перевiрки бiблiотечного фонду (додаток N 1), складений комiсiєю
(у трьох примiрниках), розглядається на засiданнi Iнформацiйно-бiблiотечної
ради, пiдписується членами комiсiї i затверджується керiвництвом установи.
Один примiрник акта залишається в бiблiотецi i зберiгається постiйно,
другий передається до бухгалтерiї,
третiй - до бiблiотеки-методичного центру.
4.6. Пiсля затвердження акта бiблiотека списує з iнвентарних книг усi
вiдсутнi видання, при цьому список втрачених видань використовується як
додаток до акта на вилучення лiтератури.
4.7. Працiвники бiблiотек, виннi в нанесеннi шкоди бiблiотечним фондам,
несуть матерiальну, дисциплiнарну, адмiнiстративну чи кримiнальну
вiдповiдальнiсть згiдно з чинним законодавством України*.
4.8. Результати перевiрки обговорюються на виробничiй нарадi
працiвникiв бiблiотеки; плануються заходи, необхiднi для усунення виявлених
недолiкiв у облiку, збереженнi та використаннi книжкових фондiв та заходи
щодо вiдновлення втрачених, але необхiдних видань.
--------------------------------------
* Матеріальні збитки за вітсутні видання відшкодовуються бібліотечними
працівниками у випадках, коли комісією з перевірки фонду встановлені грубі
порушення правил обліку і зберігання фондів, які сталися з вини працівників
бібліотеки.
Додаток N 1.
Затверджую:
"_____"_________19__ р.
___________________
(керiвник установи)
А К Т
перевiрки фонду бiблiотеки
Комiсiя в складi
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
посада, прiзвище, iм'я та по батьковi голови i членiв комiсiї)
згiдно з наказом N __ вiд "___"____ 19__ р. провела в перiод з ___ по ___ 19___ р.
перевiрку фонду бiблiотеки
_________________________________________________________________________
(назва установи)
станом на "___" _________19___р. шляхом
_________________________________________________________________________
(вказати спосiб перевiрки)
1. Перевiренi такi документи:
а) книги сумарного облiку фонду
_________________________________________________________________________
(кiлькiсть, NN книг)
б) iнвентарнi книги:
- вiтчизняної лiтератури (загальна кiлькiсть з перелiком по порядку, з
якого по який номери записанi книги до кожної з iнвентарних книг)
_________________________________________________________________________;
- iноземної лiтератури (загальна кiлькiсть з перелiком по порядку, з
якого по який номери записанi книги до кожної з iнвентарних книг)
_________________________________________________________________________;
в) реєстрацiйнi документи (перелiчити)
_________________________________________________________________________
г) акт попередньої перевiрки фонду вiд
_________________________________________________________________________
д) акти на вилучену лiтературу за перiод мiж попередньою i даною
перевiрками
_________________________________________________________________________
(перерахувати номери актiв)
е) документи, якi засвiдчують видачу лiтератури до фiлiалiв, пересувних
та довiдкових бiблiотек, а також читачам
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2. За всiма облiковими документами до початку перевiрки станом
на "___" ________19___ р. нараховувалось ____________ прим.
(книг та iнших видань), у тому числi занесених до iнвентарних книг
___________ прим. на суму ___________ грн. __________ коп.
3. У результатi перевiрки фондiв станом на "____"________19__р.
у наявностi виявлено ____________ прим., у тому числi занесених до iнвентарних
книг ___________ прим.
на суму __________________________________________ грн. ________ коп.
( п р о п и с о м)
Hе виявлено ____________ прим., у тому числi занесених до iнвентарних
книг ______________ прим. на суму ____________________________________ грн.
( п р о п и с о м)
Список втраченої лiтератури додається до акта.
5. Висновки i пропозицiї комiсiї (щодо втраченої лiтератури, стану облiку
та збереження фонду, усунення заборгованостi читачiв тощо)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Пiдписи голови та членiв комiсiї:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Висновки Iнформацiйно-бiблiотечної ради установи:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________