Відповідно до вимог Указу Президента України від 27.08.01 № 1931 "Про заходи щодо підвищення ефективності контрольно-ревізійної роботи" та постанови Кабінету Міністрів України від 22.05.02 № 685 "Про здійснення міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади внутрішнього фінансового контролю" з метою попередження правопорушень у сфері використання державних коштів у системі Міністерства юстиції України в структурі центрального апарату був створений Департамент взаємодії з територіальними органами юстиції та контролю за діяльністю підрозділів, органів, установ та підприємств системи юстиції, на який було покладено функції відомчого контролю.

Протягом поточного року Міністерством юстиції України затверджено відповідний порядок здійснення відомчого контролю і визначено принципи співпраці з органами державної контрольно-ревізійної служби. Суттєво посилено профілактичну спрямованість заходів фінансового контролю по недопущенню безгосподарності та марнотратства.

Подальшого розвитку набули як теми, так і об\’єкти перевірок, вдосконалюються їх методи.

Разом з тим аналіз матеріалів документальних ревізій свідчить, що у фінансово-господарській діяльності підрозділів є незначні порушення в веденні бухгалтерського обліку.

Крім цього, у керівників підрозділів виникають питання щодо застосування Закону України "Про закупівлю робіт і послуг за державні кошти" від 22 лютого 2000 року за № 1490 - ІІІ (далі Закон).

Грубі порушення вимог законодавства встановлено у Черкаському відділенні Київського науково-дослідного інституту судових експертиз.

З вини завідувача відділення Колесніка П.П. були допущені порушення у веденні бухгалтерського обліку. Інвентаризацією товарно-матеріальних цінностей, проведеною під час перевірки, виявлено нестачу. Як з\’ясувалось, у відділенні відсутній контроль за використанням автотранспорту; неналежна організація роботи по оформленню експертиз (досліджень), а також, як грубе порушення вимог вищезазначеного Закону, - відсутність тендерного комітету.

З метою запобігання та неповторення виявлених недоліків в інших установах та підприємствах, які утримуються за рахунок бюджетних коштів, потрібно ще раз звернути увагу службовців, в обов\’язки яких входить контроль за виконанням бюджету, на питання додержання порядку закупівлі товарів, робіт та послуг за державні кошти.

Відповідно до ст.13 Закону за рахунок державних коштів може здійснюватись закупівля товарів , робіт та послуг шляхом таких процедур:

-відкритих торгів;

-торгів з обмеженою участю;

-двоступеневих торгів;

-запиту цінових пропозицій (котирувань);

-закупівлі в одного постачальника (виконавця).

Застосування процедури здійснення закупівель є відкриті торги.

Процедура закупівлі за державні кошти починається із публікації оголошення у "Віснику державних закупівель" та інших друкованих засобах, що видаються уповноваженим органом (згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 27.09.2000 р. № 1469 функції такого органу покладено на Міністерство економіки та з питань европейської інтеграції), в тому числі у міжнародних виданнях чи міжнародній мережі електронного зв\’язку при умові, якщо очікувана вартість предмета закупівлі перевищує суму, еквівалентну:

для товарів - 200 тис. євро;

для послуг- 300 тис. євро;

для робіт - 4 млн. євро.

Відповідно до ст.2 Закону сфера застосування цієї процедури розповсюджується на всі закупівлі товарів, робіт і послуг, що частково або повністю здійснюється за рахунок державних коштів, за умови, що вартість закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) дорівнює або перевищує суму, еквівалентну 2 тис. євро, а робіт - 100 тис. євро.

Особливості відносин, що виникають у зв\’язку з закупівлею товарів, робіт і послуг, що здійснюються в межах державного оборонного замовлення, а також з закупівлею інших спеціально визначених Кабінетом Міністрів України (специфічних) товарів (робіт і послуг), визначаються окремими актами законодавства України.

Застосування процедури торгів з обмеженою участю для закупівлі товарів, робіт послуг, очікувана вартість яких дорівнює або перевищує суму, еквівалентну 100 тис. євро, потребує погодження з уповноваженим органом у встановленому ним порядку, крім випадку, коли процедура торгів з обмеженою участю застосовується після проведення попередньої кваліфікації учасників.

Застосування процедури закупівлі в одного постачальника потребує погодження з уповноваженим органом у встановленому ним порядку, якщо очікувана вартість закупівлі дорівнює або перевищує суму, еквівалентну 5 тис. євро для товарів і послуг та 100 тис. євро для робіт (ст.14 Закону).

До оголошення про здійснення процедури закупівлі замовник здійснює процедуру попередньої кваліфікації виконавців. В цю процедуру входить:

- вивчення ринку послуг;

- визначення вимог, яким повинен відповідати виконавець;

- придбання спеціальної документації;

- при потребі - отримання консультацій, письмових заключень та висновків у спеціалістів та наукових закладах.

При цьому у замовника можуть виникнути зміни щодо характеристики очікуваних ним від виконавців (постачальників) послуг та товарів або навіть очікуваної ціни.

Інформація про здійснення попередньої кваліфікації учасників публікується замовниками згідно з положеннями частин першої та третьої ст. 8 Закону не пізніше як за 30 календарних днів до надання запрошень до участі в процедурі торгів. В окремих випадках цей строк може бути скорочено до 15 календарних днів із зазначенням причин скорочення у звіті про результати здійснення процедури закупівлі.

В оголошеннях про проведення відкритих торгів обов\’язково зазначаються:

-найменування та юридична адреса замовника торгів;

-вид, кількість та місце поставки товарів або вид і місце проведення робіт або надання послуг;

-терміни поставки товарів, виконання робіт або надання послуг;

-кваліфікаційні вимоги, яким повинні відповідати виконавці;

-інформація про застосування умов захисту вітчизняного виробника;

-способи та місце отримання тендерної документації та розмір плати за неї (якщо таку плату встановлено замовником);

-місце та строк подання тендерних пропозицій;

-місце та дата розкриття тендерних пропозицій;

-умови надання тендерного забезпечення (якщо цього вимагає замовник) та засоби зв\’язку для отримання додаткової інформації

Строк для подання тендерних пропозицій має становити 45 календарних днів від дати опублікування оголошення про проведення торгів чи відправлення запрошення до участі в них. В окремих випадках цей термін може бути скорочено до 21 календарного дня (до 15 календарних днів - у разі проведення процедури торгів з обмеженою участю). Причини скорочення строку викладаються у звіті, але вони не повинні свідчити про наміри замовника послабити конкуренцію між учасниками (ст.19 Закону ).

Під час проведення відкритих торгів тендерні пропозиції мають право надавати всі зацікавлені учасники, запрошені замовником шляхом публікації оголошення відповідно до вимог ст.ст.8,16 Закону, якщо проводилась попередня кваліфікація учасників.

Під час проведення торгів з обмеженою участю тендерні пропозиції мають право надавати лише ті учасники, які запрошені замовником взяти участь у процедурі закупівлі (частина перша та друга ст.18 Закону ).

З метою більш детального вивчення майбутніх постачальників (в разі їх наполягання щодо предоплати послуг, які вони надають) керівникам тендерних комітетів доцільно перед складанням договору (угоди) зібрати необхідну інформацію (про наявність відповідних ліцензій, дозволу, відповідних фахівців та досвід у виконанні зазначених послуг, в тому числі місце реєстрації юридичної особи та її статут). В разі відсутності відповідних можливостей у майбутнього постачальника щодо самостійного виконання узятих ним зобов\’язань пропонуємо відмовитись від його послуг.

Ті виконавці, що не відповідають вимогам замовника, попереджуються протягом п\’яти календарних днів після процедури попередньої кваліфікації із стислим визначенням причин відхилення їх тендерних пропозицій.

Як приклад, коли йдеться мова про замовлення вартістю понад 40 тис. грн., на яке претендує товариство з обмеженою відповідальністю, статутний фонд якого не перебільшує 20 тис. грн., то у разі передплати від послуг такого виконавця слід відмовитись, оскільки зазначене підприємство у разі невиконання узятих на себе зобов"язань несе відповідальність тільки у межах статутного фонду.

Після отримання від потенційних виконавців письмового повідомлення про їх бажання брати участь в торгах протягом семи календарних днів (частина перша ст.20 Закону ) замовник надсилає тендерну документацію, яка повинна містити:

- перелік критеріїв, які висуваються тендерним комітетом з метою оцінки відповідності виконавців встановленим кваліфікаційним вимогам;

- інформацію про необхідність документального підтвердження відповідності виконавців встановленим кваліфікаційним вимогам;

- інформацію про характер і необхідні технічні та якісні характеристики предмета закупівлі;

- відповідну технічну специфікацію, плани, креслення, малюнки, підготовлені відповідно до частини другої та третьої ст.21 Закону, а саме інформацію про;

- кількість товару;

- місце де мають бути виконані роботи чи надані послуги;

- додаткові послуги, які мають бути надані;

- строки поставки товарів, виконання робіт, надання послуг;

- перелік критеріїв та методику їх оцінки для визначення найкращої тендерної пропозиції;

- зазначення основних умов, які обов\’язково будуть включені до договору про закупівлю чи проекту договору про закупівлю;

- опис окремої частини або частини предмета закупівлі, щодо яких можуть бути подані пропозиції у разі, якщо виконавцям дозволяється подати тендерні пропозиції тільки стосовно частини товарів, робіт чи послуг, що закуповуються;

- спосіб оцінки і порівняння альтернативних тендерних пропозицій;

- методику розрахунку ціни тендерної пропозиції із зазначенням того, чи повинна вона включати інші елементи, крім вартості самих товарів, робіт чи послуг, наприклад, витрати на транспортування, страхування, навантаження, розвантаження, сплату митних тарифів, податків тощо;

- інформацію про валюту, у якій (яких) має бути розрахована і зазначена ціна тендерної пропозиції;

- зазначення мови, якою мають бути складені тендерні пропозиції;

- вимоги замовника щодо надання тендерного забезпечення та забезпечення виконання договору про закупівлю;

- умови повернення чи неповернення тендерного забезпечення;

- зазначення способу, місця та кінцевого строку подання тендерних пропозицій;

- виклад процедури надання роз\’яснень щодо тендерної документації, а також повідомлення про намір замовника провести збори виконавців;

- зазначення строку, протягом якого тендерні пропозиції вважаються дійсними;

- зазначення місця, дати та часу розкриття тендерних пропозицій;

- зазначення прізвища, посади та адреси однієї чи кількох посадових осіб або інших працівників замовника, уповноважених здійснювати зв\’язок із виконавцями;

- інформацію про додаткові умови, необхідні для акцепту тендерної пропозиції.

Технічна специфікація, плани, креслення, малюнки чи описи предмета закупівлі, що вимагаються замовником, повинні містити:

- детальний опис товарів, робіт, послуг, що закуповуються, викладення об\’єктивних технічних та якісних характеристик;

- вимоги щодо технічних характеристик функціонування предмета закупівлі у разі, якщо опис скласти неможливо або коли доцільнішим є наведення таких показників;

- посилання на стандартні характеристики, вимоги, умовні позначення та термінологію товарів, робіт чи послуг, що закуповуються, з використанням існуючих міжнародних або національних стандартів, норм та правил.

Необхідно зауважити, що замовнику при складанні тендерної документації слід уникати назв конкретних проектів, марок автозасобів, патентів або конкретних виробників товарів та послуг; зазначене дозволяє офіційним дистриб\’юторам названих у документації фірм подавати оскарження на дії тендерного комітету, який визначає переможця торгів. В той же час в разі потреби слід вказувати техніко - експлуатаційні характеристики, які максимально відповідають потребам замовника.

Згідно з частиною третьою Закону замовнику надається право вимагати плату у зацікавлених фірм за надання тендерної документації, яка не повинна перевищувати суму, необхідну для покриття витрат на підготовку такої документації та її розсилання.

В такому разі тендерна документація надсилається виконавцю тільки після попередньої оплати витрат на її підготовку ( п.3,4 ст.20 Закону).

Виконавець має право вимагати у замовника податкову накладну та калькуляцію з рахунком на складання тендерної документації. Ці витрати, відповідно до 8 Стандарту бухгалтерського обліку, виконавець має право віднести на поточні видатки.

Не пізніше ніж за сім календарних днів до закінчення строку подання тендерних пропозицій виконавець має право з власної ініціативи звернутись до замовника за роз\’ясненнями щодо тендерної документації. Замовник протягом трьох робочих днів повинен дати відповідь на запит виконавця (п.1 ст.22 ).

Під час складання тендерної документації слід не плутати забезпечення тендерної пропозиції, що регламентується (ст.23 Закону), та забезпечення виконання договору про закупівлю, що регламентується (ст.25 Закону ).

Перше - застосовується до розгляду тендерних пропозицій та на вимогу замовника вноситься виконавцем під час подання тендерної пропозиції. Розмір забезпечення тендерної пропозиції не повинен перевищувати одного відсотка очікуваної вартості у разі проведення торгів на закупівлю робіт та п\’яти відсотків у разі проведення торгів на закупівлю товарів чи послуг на умовах, визначених тендерною документацією.

Друге - йдеться про право замовника вимагати від переможця процедури торгів забезпечення його виконання. Розмір забезпечення виконання договору про закупівлю не може перевищувати 15 відсотків його кошторисної вартості під час здійснення закупівлі товарів і послуг та відповідно 5 відсотків у разі закупівлі робіт.

При складанні тендерної документації замовник повинен також зазначити розміри, форми, а також випадки, коли тендерне забезпечення не повертається виконавцю.

У разі, якщо тендерне забезпечення буде вноситись за виконавця будь-яким іншим підприємством, установою чи організацією, виконавець повинен погодити таке рішення із замовником до подання тендерної пропозиції.

Тендерне забезпечення не повертається замовником у разі:

-відкликання або зміни тендерної пропозиції виконавцем після закінчення строку її подання;

-непідписання виконавцем, що став переможцем торгів, договору про закупівлю;

- ненадання виконавцем, що став переможцем торгів, необхідних гарантій щодо виконання договору про закупівлю після акцепту його тендерної пропозиції, якщо надання таких гарантій передбачено тендерною документацією.

Замовник не може претендувати на тендерне забезпечення і повинен повернути відповідну суму виконавцю протягом 10 календарних днів з дня настання підстави для повернення тендерного забезпечення у разі:

-закінчення строку дії забезпечення тендерної пропозиції, зазначеного у тендерній документації;

-укладення договору про закупівлю з виконавцем, що став переможцем торгів;

-відкликання тендерної пропозиції до закінчення строку її подання, якщо це передбачено у тендерній документації;

-закінчення процедур закупівлі без укладення договору про закупівлю з жодним із виконавців, що подали тендерні пропозиції.

Порядок подання тендерних пропозицій регламентується ст.24 Закону, згідно з якою тендерна пропозиція приймається тільки у письмовій формі за підписом уповноваженої посадової особи виконавця у запечатаному конверті, а також в іншій формі, яка зазначена в тендерній документації. На запит виконавця замовник підтверджує отримання його тендерної пропозиції із зазначенням дати та часу отримання.

Тендерна пропозиція обов\’язково супроводжується документом, що підтверджує надання виконавцем тендерного забезпечення у разі, якщо його надання передбачено тендерною документацією.

Тендерні пропозиції, отримані замовником після закінчення строку їх подання, не розкриваються і повертаються виконавцям, що їх подали.

Замовник має право до закінчення встановленого строку подання тендерних пропозицій прийняти рішення про його продовження у разі, якщо один чи більше виконавців не можуть подати свої тендерні пропозиції до зазначеного строку з об\’єктивних причин. Повідомлення про продовження строку, можливі зміни місця та процедури розкриття тендерних пропозицій негайно надсилається кожному виконавцю, якому було надано тендерну документацію.

Тендерні пропозиції залишаються дійсними впродовж зазначеного у тендерній документації строку. До закінчення цього строку замовник має право вимагати від виконавців продовження дії тендерних пропозицій.

Виконавець має право :

-відхилити таку вимогу, не втрачаючи при цьому наданого ним тендерного забезпечення;

-погодитись із вимогою та продовжити термін дії наданих ним тендерної пропозиції та тендерного забезпечення.

При цьому слід звернути увагу, що відповідно до п.6 ст.24 Закону виконавці, які не продовжують строку дії своїх тендерних забезпечень, вважаються такими, що відхилили вимогу щодо продовження дії своїх тендерних пропозицій.

З метою запобігання претензій від кандидатів у виконавці, яким було відмовлено у замовленні, замовник при розкритті пакетів із тендерними пропозиціями запрошує уповноважених представників усіх фірм, що подали тендерні пропозиції. При цьому замовник повинен завчасно повідомити зацікавлених осіб про день, час та місце, де буде відбуватись процедура розкриття та оцінки тендерних пропозицій, але не менш ніж за три дні до початку вказаної процедури (ст. 26 Закону ).

Під час розкриття тендерних пропозицій можливе виправлення арифметичних помилок, виявлених у поданій тендерній пропозиції, за умови отримання письмової згоди виконавця на таке виправлення.

Слід зауважити, що замовник згідно із ст.15 цього Закону має право запросити від виконавця - переможця процедури закупівлі повторне підтвердження відповідності його кваліфікаційним вимогам . У разі відмови виконавця надати таке підтвердження замовник повинен відхилити тендерну пропозицію переможця і визначити серед інших пропозицій найкращу.

Для оцінки тендерних пропозицій та визначення переможця замовник може залучати відповідні експертні організації чи спеціалістів. Так, відповідно до підпункту 2.6 Положення "Про порядок створення та головні функції тендерних комітетів щодо організації та здійснення процедур закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти", затвердженого наказом Міністерства економіки України від 26.12.2000 р. № 280, у разі здійснення закупівлі засобів електронно-обчислювальної техніки, у тому числі телекомунікаційного обладнання і програмних продуктів, тендерний комітет включає в тендерну документацію вимоги щодо захисту інформації та залучає до роботи тендерного комітету представників Департаменту спеціальних телекомунікаційних систем і захисту інформації Служби Безпеки України.

А в разі здійснення закупівлі засобів програмного забезпечення тендерний комітет в обов\’язковому порядку включає в тендерну документацію вимогу щодо надання учасниками процедури закупівлі копії довідки Державного департаменту інтелектуальної власності про внесення учасника процедури закупівлі до Реєстру виробників та розповсюджувачів програмного забезпечення і дійсності прав цього суб\’єкта реєстрації (учасника процедури закупівлі) на період проведення тендера.

Торги визначаються недійсними:

- коли було подано менше двох тендерних пропозицій; були відхилені всі тендерні пропозиції відповідно до ознак ст. 27 Закону;

- коли ціна найбільш вигідної пропозиції перевищує фінансування, що надано замовнику, на вказані в тендерній документації заходи; якщо здійснення закупівлі перестало відповідати державним потребам внаслідок непередбачувальних об\’єктивних обставин.

Рішення про відміну торгів замовник повідомляє виконавцям в термін трьох робочих днів з дня його прийняття шляхом публікації оголошення у "Віснику державник закупівель" із зазначенням причин (ст. 28 Закону ).

При створенні тендерного комітету уповноваженому органу слід зауважити, що згідно із ст. 12 Закону особи, які є близькими родичами (подружжя та їх діти, батьки, брати, сестри, онуки) керівників або представників виконавців, не можуть входити до складу тендерного комітету, а також бути експертами з питань визначення переможців торгів та процедури закупівлі.

Відповідно до листа Міністерства економіки України від 23.03.2001 № 19-55/495 головному розпоряднику відповідних бюджетів або фондів, який фінансує учасника, щоквартально з наростаючим підсумком до 5 числа після звітного періоду виконавцем подається звіт за формою № 1 - торги, (тендери). Головний розпорядник бюджетів (фондів), до якого надходять звіти за Формою № 1, в свою чергу, подає до 15 числа після звітного періоду до Міністерства економіки України узагальнену форму.

Стосовно роз\’яснення положень п.1 ст. 32 Закону (наказ Міністерства економіки України від 03.11.2000 № 235) при закупівлі товарів і послуг, вартість яких не перевищує суму 10 тис. євро (для робіт- 40 тис. євро), передбачена можливість застосування спрощеної процедури закупівлі, а саме запит цінових пропозицій (не менше трьох), що передбачає складання відповідного протоколу та звіту про результати цієї закупівли. Ці документи зберігаються з іншими документами, які стосуються цієї закупівлі, протягом трьох років.

Зазначена процедура не потрібна (п.п. 2;3 ст. 2 Закону України). у разі, якщо предметом закупівлі є:

- водо-, тепло- та енергопостачання;

-поштові послуги;

-послуги електрозв\’язку (за винятком мобільного);

-телекомунікаційні послуги щодо ретрансляції радіо- та телесигналів;

-послуги щодо перевезення залізничним транспортом.

Процедура закупівлі товарів (послуг) у одного виконавця передбачена за умов, викладених в ст. 33 Закону.

Допускається спрощена процедура у разі користування послугами відомчих державних спеціалізованих підприємств та установ.

Замовнику слід знати, що відповідно до ст. 36 Закону виконавцю надається право на оскарження дій замовника. В той же час виконавець не має права оскаржувати вибір процедури здійснення закупівлі замовником; застосування замовником положень ст. 6 цього Закону (застосування преферанційної поправки до ціни тендерної пропозиції; вимагати від іноземного виконавця використовувати вітчизняну сировину та робочу силу; надання переваги вітчизняному виробнику); відхилення замовником усіх пропозицій.

Після отримання скарги замовник або уповноважений орган протягом п\’яти календарних днів має повідомити всіх виконавців, яких стосується ця скарга, про її зміст, час і місце розгляду. Під час розгляду скарги будь-який виконавець має право взяти участь у цьому процесі. Виконавець, який не брав участі у розгляді скарги, але завчасно був попереджений про її існування, позбавляється права на подальше звернення з вимогами, аналогічними до тих, що були розглянуті.

Якщо скаргу не врегульовано шляхом переговорів на підставі взаємної згоди, замовник або уповноважений орган протягом 15 календарних днів з дня її отримання приймає обгрунтоване рішення, у якому необхідно зазначити :

- причини такого рішення (коли скаргу не задоволено);

- заходи, які вживатимуться для врегулювання конфлікту (коли скарга задоволена частково).

Якщо скаргу розглядає замовник, зазначене рішення надсилається уповноваженому органу протягом трьох робочих днів з його прийняття.

Якщо замовник або уповноважений орган не приймає рішення у строк, зазначений у ст.37 Закону , виконавці, які подали скаргу, або замовник вправі звертатись до господарського суду відповідно до діючого законодавства.

При умові, що виконавець був попереджений протягом трьох днів про відмову від його послуг, скарга, що була подана виконавцем пізніше ніж протягом 15 календарних днів з дня підстави для її подання, замовником може не розглядатись.

За порушення вимог, встановлених цим законом та іншими нормативно-правовими актами, розробленими на його виконання, замовники, організатори торгів та їх учасники несуть адміністративну чи кримінальну відповідальність відповідно до законів України.

Використані наступні матеріали :

1. Закон України від 22 лютого 2000 р. № 1490 - 111 "Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти".

2. Постанова Кабінету Міністрів України від 27 вересня 2000 р. № 1469 "Про організаційні заходи щодо функціонування системи державних закупівель".

3. Наказ Міністерства економіки України від 07 грудня 2000 р. № 268 "Про порядок погодження Міністерством економіки України застосування замовниками окремих процедур державних закупівель".

4. Лист директора Департаменту економіки оборони, правоохоронної діяльності, техногенної безпеки та державних закупівель Міністерства економіки України від 14.03.2001 р. № 19-36/412 стосовно мінімальної вартісної межі та положень п.1 статті 32 закону.

5. Лист Міністерства фінансів України від 23 березня 2001 р. № 19-55/495 "Щодо статистичної звітності".

Головний спеціаліст управління взаємодії з територіальними органами юстиції та контролю за діяльністю підрозділів, органів, установ та підприємств системи юстиції І.О. Ігнатенко .

(тел. 235 - 70 - 18 )