Відповідно до Закону України "Про органи реєстрації актів громадянського стану" одним із завдань цих органів є видача громадянам свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану.

Порядок видачі документів про реєстрацію актів цивільного стану врегульовано вищезазначеним Законом та Правилами реєстрації актів цивільного стану в Україні, затвердженими наказом Міністерства юстиції України 18.10.2000 № 52/5 (у редакції наказу Мін’юсту від 18.11.2003 № 140/5).

Згідно з вимогами чинного законодавства органи реєстрації актів цивільного стану проводять реєстрацію народження, смерті, шлюбу, розірвання шлюбу, зміну імені та на підставі вчинених актових записів цивільного стану в повній відповідності до них видають свідоцтва. Водночас Сімейним кодексом України визначено, що за бажанням усиновлювача державний орган реєстрації актів цивільного стану видає на підставі рішення суду свідоцтво про усиновлення.

Зразки бланків свідоцтв затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 12.09.2002 № 1367 (зі змінами та доповненнями).

Повторне свідоцтво видається відділами реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції та Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, а також консульськими установами та дипломатичними представництвами України на підставі актового запису цивільного стану за заявами громадян, щодо яких складено запис.

Повторні свідоцтва громадянам, щодо яких реєстрація актів цивільного стану провадилась у консульських установах або дипломатичних представництвах України, видаються відділами реєстрації актів цивільного стану Київського міського та Київського обласного управлінь юстиції, якщо такі записи передано їм на зберігання.

У випадку якщо реєстрація актів цивільного стану провадилась у консульських установах або дипломатичних представництвах колишнього СРСР, повторні свідоцтва видаються Об’єднаним архівом ЗАГС Уряду Москви та Головним Управлінням ЗАГС Московської області.

Громадяни України та особи без громадянства, які проживають в Україні, витребовують документи на підтвердження фактів реєстрації актів цивільного стану, здійснених компетентними органами іноземної держави, через Департамент консульської служби Міністерства закордонних справ України.

Повторні свідоцтва про реєстрацію актів цивільного стану іноземців, осіб без громадянства та громадян України, які проживають за кордоном, витребовуються через дипломатичні та консульські установи України за кордоном, а також через Департамент консульської служби Міністерства закордонних справ України за заявою або анкетою, підписаною особою, яка витребує свідоцтво.

Якщо договором про надання правової допомоги в цивільних, сімейних та кримінальних справах, згоду на обов’язковість якого надано Верховною Радою України, установлений інший порядок витребування цих документів, то діють правила, передбачені відповідним договором.

Повторні свідоцтва відділами реєстрації актів цивільного стану при особистому зверненні видаються того самого дня за пред’явленням особою паспорта або паспортного документа, а на письмові запити громадян про видачу повторних свідоцтв відповідь надсилається протягом 15 днів. На запити з інших населених пунктів повторні свідоцтва надсилаються до відділу реєстрації актів цивільного стану України за місцем проживання заявника, про що доводиться до його відома.

Законодавством передбачена можливість отримання повторного свідоцтва не лише особою, щодо якої складено актовий запис.

Зокрема, повторні свідоцтва про народження дітей незалежно від їх віку можуть видаватись також їх батькам і усиновителям.

Повторні свідоцтва про народження дітей, які не досягли 18-ти років, можуть бути видані опікунам, піклувальникам і адміністрації дитячих закладів, у яких перебувають діти, а також органам опіки і піклування.

Особам, яким виповнилося 16 років, повторні свідоцтва видаються за наявності паспорта або паспортного документа.

Повторне свідоцтво про смерть видається другому з подружжя та близьким родичам померлого (його дітям, у тому числі й усиновленим, братам і сестрам померлого, онукам, діду і бабі померлого як з боку батька, так і з боку матері) або особі, яка є спадкоємцем, якщо родинні стосунки або право на спадщину підтверджуються документально.

У випадку, якщо з тих чи інших причин громадянин не може особисто отримати свідоцтво, законодавством передбачено можливість його видачі на підставі нотаріально посвідченого доручення.

У заяві про видачу повторного свідоцтва зазначаються: прізвище, ім’я, по батькові та адреса заявника; прізвище, ім’я, по батькові особи, щодо якої запитується свідоцтво; яке необхідне свідоцтво; коли і яким органом реєстрації актів цивільного стану складено актовий запис цивільного стану; мета запиту цього свідоцтва та проставляється особистий підпис заявника.

При витребуванні свідоцтва про народження додатково зазначаються прізвище, ім’я, по батькові батьків, а якщо витребовується свідоцтво про шлюб або розірвання шлюбу необхідно зазначати прізвища, імена, по батькові обох з подружжя.

За видачу повторних свідоцтв справляється державне мито у розмірі, встановленому Декретом Кабінету Міністрів України "Про державне мито" від 21.01.1993 № 7-93 (зі змінами і доповненнями).

У разі відсутності актового запису у відділах реєстрації актів цивільного стану як районних, районних у містах, міських (міст обласного підпорядкування) управлінь юстиції, так і Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції, заявникові видається або надсилається повідомлення про відсутність актового запису цивільного стану для вирішення питання щодо його поновлення.

Якщо чинним законодавством не передбачено видачі повторних свідоцтв, то за заявами громадян, при документальному підтвердженні родинних стосунків, їм може бути видана довідка про проведену реєстрацію.

Зокрема, коли на ім’я особи, яка не є родичем померлого, зроблено заповіт в установі банку, то відділи реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису про смерть видають пред’явнику відповідного документа довідку із зазначенням дати смерті вкладника, а також місця і дати реєстрації його смерті.

Якщо відносно особи, яка не є родичем померлого, але яка згідно з договором особистого страхування життя, укладеним у фінансових установах, створених у відповідності до Закону України "Про страхування", є вигодонабувачем, то відділи реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису про смерть видають пред’явнику зазначеного договору довідку про смерть.

Слід звернути увагу на те, що після припинення шлюбу шляхом розлучення повторні свідоцтва про шлюб не видаються. У таких випадках на письмове прохання заявників відділ реєстрації актів цивільного стану видає довідку із зазначенням прізвища, імені, по батькові осіб, які зареєстрували шлюб, їх прізвища після реєстрації шлюбу і дат реєстрації укладення і розірвання шлюбу.

На прохання громадянина, щодо якого відділом реєстрації актів цивільного стану складено постанову про розірвання шлюбу, може бути видана копія відповідної постанови.

Чинним законодавством передбачено можливість видачі копій актових записів цивільного стану та витягів з них.

Так копії актових записів цивільного стану видаються тільки на запити Міністерств юстиції, відділів реєстрації актів цивільного стану, суду, державного нотаріуса, а також слідчих органів прокуратури, внутрішніх справ, Служби безпеки та консульських установ із зазначенням мети їх витребування, у межах їх компетенції.

Для оформлення пенсії дітям (батькам), батьки (діти) яких загинули на фронті, а також особам, що перебували на утриманні військовослужбовців, які загинули при виконанні інших обов’язків військової служби, відділ реєстрації актів цивільного стану на запити органів соціального захисту населення, військових комісаріатів, органів Служби безпеки України, внутрішніх справ, органів та установ кримінально-виконавчої системи надсилає витяг з актового запису про народження загиблого. У витязі зазначаються лише ті відомості, які містяться у свідоцтві про народження. За відсутності актового запису про народження надсилається повідомлення про відсутність за встановленою формою.

Видача громадянам копій записів актів цивільного стану забороняється.

Головний спеціаліст Управління
у справах цивільного стану громадян
Міністерства юстиції України
Завгородня Олена Володимирівна