У 1961 році в Гаазі (Нідерланди) була підписана Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, до якої приєдналися більше ніж 80 країн (Австрія, Великобританія, Італія, Іспанія, Греція, Португалія, США, Франція, Швейцарія, Швеція та інші).

Документи, складені за участю органів державної влади та місцевого самоврядування, або такі, що від них виходять, можуть бути використані на території іншої держави лише після відповідного їх посвідчення, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

На сьогодні найбільш поширеними є два способи такого посвідчення.

Першим є консульська легалізація офіційних документів країн, що не приєдналися до зазначеної Конвенції.

Порядок консульської легалізації встановлений Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 04.06.2002 № 113 та зареєстрованим в Мін’юсті 26.06.2002 за № 535/6823.

Метою консульської легалізації є забезпечення гарантії органам держави, де документ буде використовуватися, в тому, що документ є дійсним і оформлений відповідним чином.

Консульська легалізація офіційних документів – це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ, з метою використання його за кордоном.

Під офіційним документом слід розуміти письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов’язує виникнення, зміну або припинення прав і обов’язків фізичних або юридичних осіб.

Консульська легалізація здійснюється уповноваженим працівником Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, Представництв Міністерства закордонних справ на території України або консульською посадовою особою закордонної дипломатичної установи України.

При поданні офіційних документів на консульську легалізацію:

фізичні особи подають документ, який посвідчує особу, та заяву на вчинення консульської легалізації;

юридичні особи подають лист-звернення про вчинення консульської легалізації.

У разі подання заяви представником фізичної чи юридичної особи подається доручення або інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цих осіб.

Департамент консульської служби МЗС України приймає на консульську легалізацію:

- оригінали дипломів про вищу та середню спеціальну освіту міжнародного зразка, виписок із залікових відомостей, дипломів Вищої атестаційної комісії України проходять процедуру легалізації безпосередньо в Департаменті консульської служби МЗС України при поданні їх представником навчального закладу, який видав документ, та за наявності листа-звернення навчального закладу, засвідченого в міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, до сфери управління якого належить навчальний заклад. У цьому випадку робиться напис "Цей документ легалізовано в Департаменті консульської служби МЗС України";

- архівні довідки, які видаються архівними підрозділами Державного комітету архівів України та відомчими архівами, надсилаються до Департаменту консульської служби МЗС України у відповідь на запити закордонних дипломатичних установ України або дипломатичних представництв іноземних держав в Україні і легалізуються. На таких документах робиться напис „Цей документ легалізовано в Департаменті консульської служби МЗС України";

- оригінали: свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану; довідок органів реєстрації актів цивільного стану;

- інші офіційні документи після нотаріального засвідчення їх копій та оформлення Міністерством юстиції України.

Наприклад, документи, які були видані органами реєстрації актів цивільного стану на території України після 1991 року і надалі використовуватимуться за кордоном, легалізуються у Міністерстві закордонних справ України в оригіналі після засвідчення у відділах реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції згідно з Правилами заповнення бланків актових записів цивільного стану та свідоцтв, що видаються на підставі вчинених актових записів, у державних органах реєстрації актів цивільного стану в Україні, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 01.12.2003 № 148/5, зареєстрованими в Мін’юсті 01.12.2003 за № 1100/8421.

Документи видані на території СРСР, тобто до 1991 року, подаються в нотаріально засвідчених копіях до Міністерства юстиції України для підготовки до консульської легалізації, після чого вони легалізуються у Міністерстві закордонних справ України.

Кінцевим етапом буде консульська легалізація документа у посольстві або консульстві тієї держави, де документ має бути представлений. Тобто, якщо громадянин виїжджає на постійне місце проживання до Німеччини, то останньою печаткою на документі має бути печатка посольства Німеччини в Україні.

Слід зазначити, що консульській легалізації підлягають лише ті офіційні документи, що видані за участю органів державної влади чи органів місцевого самоврядування.

Легалізація в установленому порядку документа надає йому право на існування в міжнародному обігу.

При цьому слід зазначити, що процедура проведення консульської легалізації багатоступенева, досить складна і вимагає значних затрат. Наприклад, документ, призначений для дії на території Німеччини, може бути використаний там лише після його відповідного оформлення в Міністерстві юстиції України та Міністерстві закордонних справ України, а після цього консульською установою Німеччини в Україні.

Така процедура легалізації документа є недосконалою:

документ, який пройшов таку складну процедуру оформлення, є дійсним лише для тієї держави, консульською службою якої він був оформлений, в даному випадку, в Німеччині.

Другим способом оформлення документів для їх можливого використання за кордоном є проставлення апостиля, запровадженого Гаазькою Конвенцією.

Апостиль – це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах, що надходять від держав-учасниць Конвенції. Він засвідчує справжність підпису особи під документом і автентичність відбитку печатки або штампа, яким скріплено відповідний документ.

Відповідно до статті 2 Конвенції кожна з Договірних держав звільняє від легалізації документи, на які поширюється ця Конвенція і які мають бути представлені на її території. Єдиною формальною процедурою, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису, якості в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ, є проставлення апостиля компетентним органом держави, в якій документ був складений.

Згідно з положеннями Конвенції документ, на якому проставлено апостиль, не потребує ніякого додаткового оформлення чи засвідчення і може бути використаний в будь-якій іншій державі-учасниці Конвенції.

Конвенція 1961 року, що скасовує вимогу легалізації іноземних документів, згода на обов’язковість якої надана Законом України від 10.01.2002 „Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних документів", набула чинності між Україною і державами-учасницями Конвенції, що не висловили заперечень проти її приєднання, з 22.12.2003.

З усіх держав-учасниць Конвенції лише Німеччина та Бельгія висловила заперечення проти приєднання до неї України.

Але Бельгія 05.07.2004 зняла свої заперечення, тому для цієї країни діє процедура проставлення апостиля.

На виконання вимог статті 6 Конвенції постановою Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 № 61 повноваження на проставлення апостиля на документах, виданих на території України, надано таким компетентним органам:

Міністерству освіти і науки України – на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки;

Міністерству юстиції України – на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України;

Міністерству закордонних справ України – на всіх інших видах документів.

Правила проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджені спільним наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України та Міністерством юстиції України від 05.12.2003 № 237/803/151/5 і зареєстрованим в Міністерстві юстиції України від 12.12.2003 № 1151/8472.

Відповідно до цих Правил апостиль проставляється:

на документах, які виходять від органів судової влади України;

на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції;

на адміністративних документах;

на документах про освіту та вчені звання;

на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;

на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.

Ці Правила не поширюються:

на документи, видані закордонними дипломатичними установами України;

на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

До цих документів, як і раніше, застосовується процедура консульської легалізації.

Апостиль проставляється на самому документі або на окремому аркуші, що скріпляється з документом, і повинен відповідати зразку, встановленому Конвенцією.

Слід зазначити, що у Гаазі з 28 жовтня по 4 листопада 2003 року відбулося засідання Спеціальної Комісії з метою переглянути практичне функціонування Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року.

Для подальшого сприяння вільному обігу Апостилів, Спеціальна Комісія підкреслила важливість зразку сертифіката, що є додатком до Конвенції. Спеціальна Комісія рекомендувала, щоб Апостилі, які проставляються компетентними органами, якомога більше відповідали цій моделі. Між тим, розбіжності у формі Апостилю серед органів, що його проставляють, не можуть бути причиною для відхилення такого Апостилю, якщо можна чітко визначити його як такий, що виданий на основі Конвенції.

Згідно згаданої Конвенції Апостиль складається офіційною мовою органу, що його видає. Типові пункти в апостилі можуть бути викладені також другою мовою. Заголовок "Apostille" (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" повинен бути викладений французькою мовою.

Також Спеціальною Комісією відзначалося різноманітність засобів для прикріплення Апостилю до офіційних документів. Це може бути гумова печатка, наклейка (різнокольорові) стрічки, воскові печатки, витиснуті печатки, самоклеючі наклейки та інше; щодо аллонжу (прикріплення), то ці засоби можуть включати наклейки, втулку, скоби та інше. Спеціальна Комісія відмітила, що всі ці засоби є прийнятними згідно Конвенції, тому не можуть бути підставою для неприйняття Апостилю.

Згідно вищевказаних Правил Апостиль не проставляється на оригіналах, копіях та фотокопіях паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи, нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документів, що мають характер листування.

Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля. Апостиль може бути проставлено на копіях цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.

Апостиль проставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або будь-якого пред’явника документа.

Для проставлення апостиля необхідно подати:

оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;

документ банківської установи про оплату послуг з проставлення апостиля або копію документа, що підтверджує право на звільнення від сплати.

Наказом Міністерства юстиції України від 18.12.2003 № 161/5 установлена плата за надання послуг проставляння апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, які оформляються нотаріусами України і призначені для використання на території інших держав:

для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства - 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 гривня за один документ);

для юридичних осіб - 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 гривень за один документ).

Від унесення плати звільняються інваліди 1-ої і 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти у разі проставляння апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.

Визначені Кабінетом Міністрів України компетентні органи з’ясовують:

чи підлягають подані документи проставленню апостиля;

справжність підпису та якість, в якій виступала особа, що підписала документ, а також справжність відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документах.

У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо:

документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції;

текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;

документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв’язку;

у документі є незастережені виправлення або дописки;

до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі;

компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів.

На практиці практично всі держави-учасниці Конвенції вимагають проставлення подвійного апостиля, зокрема Італія, Швейцарія, Іспанія та інші. Тобто, якщо, для працевлаштування громадян України на території, наприклад, Італії необхідно надати довідку про відсутність притягнення особи до кримінальної відповідальності. У такому випадку на оригіналі зазначеної довідки Міністерством закордонних справ України проставляється апостиль, після чого робиться переклад, який засвідчується приватним чи державним нотаріусом і подається для проставлення апостиля до Міністерства юстиції України.

У той же час, для документів, призначених для використання, наприклад, на території США, досить проставлення апостиля лише на перекладі цих документів. У цьому випадку до оригіналу чи засвідченої у встановленому порядку копії документа підшивається переклад, який засвідчується нотаріусом, після чого проставляється апостиль у Міністерстві юстиції України.

Слід зазначити, Конвенцією передбачено проставлення апостиля лише на оригіналі документа. Щодо вимоги проставлення апостиля на перекладі чинним законодавством не передбачено, а може вимагатися тією державою, у якій документ буде пред’явлений.

Це також стосується і документів, які надходять в Україну з іншої держави. Тобто, при проставленні апостиля на оригіналі або на копії документа компетентною установою тієї держави, в якій документ був виданий, документ повинен бути прийнятий на території України без будь-якого додаткового засвідчення.

Слід звернути увагу, що апостиль на документі проставляється компетентним органом тієї держави, в якій документ був виданий чи складений. Тобто, якщо документ був виданий на території Португалії, то і апостиль проставляється компетентним органом Португалії. Лише після цього він буде дійсним на території України або на території іншої держави-учасниці Конвенції.

Необхідно зазначити, що відповідно до статті 3 Конвенції дотримання вищезгаданої формальної процедури (проставлення апостиля) не може вимагатися, якщо закони, правила або практика, що діють в державі, в якій документ представлений, або угода між двома чи декількома договірними державами, відміняють чи спрощують дану формальну процедуру або звільняють сам документ від легалізації.

Україна є учасницею окремих міжнародних договорів, якими скасоване будь-яке додаткове засвідчення офіційних документів, що подаються до установ держав-учасниць такого Договору.

На сьогодні діють Договори про правову допомогу між Україною та Азербайджаном, Білорусією, Вірменією, Грузією, Казахстаном, Киргизією, Молдовою, Росією, Таджикистаном, Туркменистаном, Узбекистаном, Литвою, Естонією, Латвією, Чехією, Угорщиною, Польщою, Монголією, В’єтнамом, Македонією, Іраном, Болгарією, Кубою та КНР.

Під дійсністю документів у вказаних Договорах передбачається наступне: документи, що були складені або засвідчені відповідною установою однієї з Договірних Сторін, скріплені печаткою та засвідчені підписом компетентної особи, мають силу документа на території другої Договірної Сторони без будь-якого іншого засвідчення. Це стосується також копій та перекладів, що засвідчені відповідним органом. Документи, що на території однієї з Договірних Сторін визнаються офіційними, вважаються такими ж й на території другої Договірної Сторони.

Таким чином, приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації офіційних документів, є ще одним кроком на шляху інтеграції до європейського співтовариства. Це є свідченням визнання України як молодої, розвиненої європейської держави.

Провідний спеціаліст
відділу правової допомоги
та легалізації документів
Департаменту нотаріату
та реєстрації адвокатських об’єднань
Міністерства юстиції України
Середа Ганна Миколаївна