10 січня 2002 року Верховною Радою України прийнято Закон № 2933-ІІІ, відповідно до якого Україна приєдналася до Конвенції 1961 року, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (далі - Конвенція).

Слід зазначити, що прийняття вищезазначеного Закону не передбачає автоматичного застосування положень Конвенції на території України.

Статтею 12 Конвенції передбачений строк в шість місяців після здачі на зберігання Міністерству закордонних справ Королівства Нідерландів документу про приєднання будь-якою державою, протягом якого інші держави - учасниці Конвенції можуть висловити заперечення проти такого приєднання. Через 60 днів після завершення цього строку Конвенція набирає чинності для держави, що приєднується, і застосовується лише у відносинах з тими, хто не висловив заперечень проти її приєднання.

23 квітня 2003 року Міністерство закордонних справ Королівства Нідерландів, яке є депозитарієм Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, повідомило держави учасниці стосовно отримання від України документів про приєднання до згаданої Конвенції.

Таким чином, для України відлік згаданого шестимісячного періоду розпочався 23 квітня та закінчився 23 жовтня 2003 року. Протягом цього часу заперечення були висловлені Бельгією та Німеччиною. Виходячи із статті 12 Конвенції, це означає, що на території цих двох держав не прийматимуться документи, завірені апостилем, а продовжує застосовуватися вимога дотримання процедури консульської легалізації, тобто діюча на сьогодні процедура.

Конвенція набуде чинності для України 22 грудня 2003 року, і буде застосовуватися у відносинах з державами, що не висловили заперечень проти приєднання України до Конвенції. Перелік цих країн додається.

Починаючи з 22 грудня 2003 року документи, які мають бути представлені на території однієї з Договірних держав, що містяться у Переліку в додатку, звільняються від консульської легалізації як формальної процедури, що вимагала обов’язкового посвідчення документів компетентними органами України з подальшим засвідченням в консульській установі держави, на території якої документ має бути представлений.

Єдина формальна вимога, яка буде мати місце при застосуванні Конвенції, - це проставлення апостиля компетентним органом України для представлення на території держав учасниць Конвенції. В свою чергу, офіційні документи таких держав, що представляються на території України, мають бути засвідчені апостилем, що проставляє компетентний орган відповідної держави.

Апостиль – це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах, що надходять від держав-учасниць Конвенції. Він засвідчує справжність підпису особи під документом і автентичність відбитку печатки або штампа, яким скріплено відповідний документ.

Відповідно до вимоги статті 6 Конвенції Постановою Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 61 повноваження на проставлення апостиля на документах, виданих на території України, надано:

- Міністерству освіти і науки – на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки;

- Міністерству юстиції – на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України;

- Міністерству закордонних справ – на всіх інших видах документів.

Відповідно до вимог згаданої постанови Кабінету Міністрів України на сьогодні Міністерством закордонних справ спільно з Міністерством освіти і науки та Міністерством юстиції проводиться робота, спрямована на підготовку Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території України, а також розміру та порядку оплати послуг з проставлення апостиля.

Слід зауважити, що деякі міжнародні договори України відміняють потребу будь-якого додаткового засвідчення офіційних документів, що подаються в установи держав - учасниць такого Договору в зв’язку з розглядом цивільних та кримінальних справ.

Відповідно до частини другої статті 3 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, дотримання формальної процедури не може вимагатися державами - учасницями Конвенції, якщо існують угоди між двома або декількома державами, які відміняють або спрощують дану формальну процедуру або звільняють сам документ від легалізації.

З огляду на зазначене, навіть з набуттям чинності Конвенції для України проставлення апостиля не може вимагатися державами у відповідних випадках, передбачених міжнародними договорами України. Список положень таких договорів також додається.

Начальник управління
міжнародної правової допомоги
Департаменту міжнародного співробітництва
Міністерства юстиції України К.Шевченко