Автор — Марина Стародубская, перепечатано с www.mm.com.ua.

Почему тайм-менеджмент — не навык, а образ жизни.

Не секрет, что большинство людей постоянно не успевают делать задуманное и не укладываются в ими же составленные графики и планы. И чем выше положение человека в бизнес-сообществе, тем острее становится проблема организации и грамотного использования времени. Вопреки распространенному заблуждению о том, что «нашему» человеку планировать не дано, Глеб Архангельский уверен, успевать больше в отведенное человеку время — возможно, важно приобрести несколько устойчивых привычек и взглянуть на время по-другому.

Одна из фундаментальных ошибок вечно неуспевающих людей — неспособность или нежелание осознать невосполнимость времени. Потерянное время, в отличие от денег, вернуть невозможно; а значит — у каждого человека есть лишь один шанс правильно использовать отведенные мгновения. И стоит только честно признать, что ушедший час или день уже никогда не вернется, как в большинстве случаев решение проблемы находится само собой — и за счет самодисциплины. Но что делать тем, кто не успевает делать задуманное даже при высоком уровне самоорганизации? Возможно, имеет смысл пересмотреть подходы к использованию времени.

Как инициатор российского ТМ-движения и основатель одноименного сообщества, Глеб Архангельский посвятил уже вторую книгу разъяснению принципов изыскать то самое недостающее время и разрушению устойчивых стереотипов о тайм-менеджменте — желающим успевать больше. Ключевой стереотип желающих организовать свое время сводится к стремлению жестко упорядочить все действия и решения. И тут возникает подвох номер один: тайм-менеджмент далеко не всегда означает идеальный порядок. Грамотная организация времени — всегда баланс порядка и хаоса, ведь генерировать прорывные идеи можно, только не чувствуя ограничений. Важно лишь четко разделить «зоны» порядка и хаоса в собственном окружении.

«Тайм-драйв» — укороченная и упрощенная версия ранее вышедшей книги Глеба Архангельского «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы». Первая книга была значительно объемнее и «научнее» по стилю, и до конца ее дочитывали, скорее всего, лишь фанаты тайм-менеджмента либо лично автора. Просто в первой книге автор собрал весь имеющийся материал по теме и детально изложил способы воплощения описанных подходов, что в объеме более 300 страниц, несколько настораживало тех, у кого и без чтения толстой книги были проблемы со временем. Вторая книга включает основные принципы и подходы к организации времени, плюс, базовые инструменты и методики их применения в работе и личной жизни.

Ключевых посылов у книги (впрочем, у обеих книг) всего два:

1. Тайм-менеджмент — не навык, а образ жизни. Им или нужно «дышать», или ожидаемого эффекта не будет.

2. Время нужно «мерить» не только количественно, но и качественно — на предмет «пригодности» того или иного отрезка времени для конкретного дела.

Еще древние Греки имели два определения понятия времени: «chronos» и «kairos». Первое означает традиционное восприятие времени в смысле его количества или линейного течения. Второе — значит подходящий момент или конкретный отрезок времени, отведенный для определенных задач. И человек, стремящийся успевать больше, должен не просто начать, наконец, планировать, а пересмотреть свои приоритеты и подходы к распределению времени. Глеб Архангельский советует начать со следующего:

Сначала «зачем?» — потом «как?». Планирование задач на день становится легче, когда в уме есть четкая картина с целями и приоритетами. Каждая из «зон» человеческой жизни (работа, семья, хобби и т. п.) занимает свое место в шкале приоритетов. Когда эта шкала определена и осознана, принимать решения и строить планы гораздо легче.

Не можете планировать — наблюдайте и записывайте. Да, есть люди, неспособные строить графики. Тогда придется научиться «чувствовать» время. График работы — всего лишь «язык», выражающий объем времени, которое тратится на разные задачи. Определить собственный «объем» временных затрат можно с помощью хронометража — записывания и анализа того, сколько реально времени занимают те или иные дела. Ведение хронометража в течение нескольких недели или месяцев дает четкое ощущение объема постоянных временных затрат.

Используйте «незаметные» отрезки времени. Ожидание, передвижение в транспорте, отмена запланированных мероприятий и прочие подобные ситуации вынуждают терять время — если к ним не подготовиться. Книги, журналы, длинные документы, черновики — незаменимые «наполнители» внезапно освободившегося времени. И если подсчитать количество таких ситуаций в неделю, станет ясно, куда время постоянно «девается».

Научитесь правильно переключаться. Ключевая причина срыва графиков — неучтенное время на отдых, обдумывание и переключение между задачами. Человек, все-таки, не машина и нуждается в «раскачке» и «настройке» на каждую новую задачу. Именно поэтому так важно минимизировать количество отрывов от работы в ее процессе, полноценно отдыхать минимум 5 минут в час и если уж переключаться — то между крупными задачами или частями большого проекта.

Книга пригодится всем, кто задумывается об организации времени. Язык — простой, примеры — жизненные. В отличие от первой книги автора, инструменты, описанные в «Тайм-драйв» доступны даже тем, кто «не дружен» с графиками и таблицами. Книга написана как прикладное руководство к саморазвитию, а не как «100 советов …», что приятно. А в сегодняшнем занятом обществе не помешает иногда вспомнить вопрос одного из топ-менеджеров компании General Electric к подчиненному: «Если Вы все время работаете, когда же Вы думаете?»