Електронний архів

Електронний архів - комплексне рішення по створенню і наповненню електронного архіву документів, забезпеченню їхнього надійного збереження й оперативної доступності, а значить - ефективного використання. Електронний архів оптимальним чином вирішує задачі поточного збереження документів, на етапі якого найбільшу значимість здобуває оперативність доступу до інформації і наявність можливості одночасного використання документа декількома співробітниками. Співробітники підрозділів, що володіють відповідними правами, у будь-який момент можуть одержати його електронну копію. Паперовий оригінал при цьому залишається в оперативному архіві централізованої служби, звідки після закінчення визначеного терміну він передається безпосередньо в централізований архів організації. Така форма збереження значно знижує можливість втрати документів і підвищує оперативність роботи за рахунок скорочення часу пошуку потрібного документа.

Електронний архів - це якісно новий рівень використання документальної інформації. Його впровадження дає могутній імпульс до розвитку органам державного управління, міністерствам і відомствам, архівам, банкам, промисловим підприємствам і корпораціям, великим комерційним фірмам, установам науки, освіти і культури.

• Підвищення надійності збереження інформації, зменшення ризику втрати важливої інформації внаслідок недбалості персоналу або впливу зовнішніх факторів
• Підвищення ефективності використання інформації за рахунок зменшення часу на пошук необхідних документів
• Забезпечення доступу до інформації практично з будь-якої територіально віддаленої точки за умови наявності відповідних прав доступу
• Інтеграція з іншими інформаційними системами підприємства

Електронний архів виконує наступні функції:

• Організація збереження електронних версій документів і облікової інформації
• Ведення класифікаторів та рубрикаторів і їх використання для пошуку документів
• Встановлення і підтримка логічних зв'язків між документами
• Організація пошуку документів
• За атрибутами реєстраційних карток
• Повнотекстовий пошук
• За анотаціями
• Забезпечення доступу до облікової інформації та електронних документів відповідно до прав доступу
• Ідентифікація електронних документів за їхніми реквізитами
• Формування звітів про роботу користувачів з електронним архівом

Hummingbird Enterprise - проста і надійна система для гнучкого управління вашими інформаційними активами.Hummingbird Enterprise здійснює підтримку промислових обсягів збереження, багаторівневої системи обмеження доступу. Наявність механізмів кластеризації і балансування навантаження дозволяє задовольнити вимоги до електронного архіву великої, територіально-розподіленої структури.

Використання Hummingbird Enterprise дозволить підприємствам:

• Зберігати документи різного типу з різних носіїв у логічно простому архіві необмеженого обсягу.
• У багато разів скоротити час пошуку, сортування, поширення документів.
• Переглядати великий набір інформаційних джерел, незалежно від формату даних, що знаходяться в них.
• Забезпечити високий рівень безпеки важливої інформації при прозорому доступі для авторизованих користувачів.
• Цілком відновити дані після збою.
• Витягати, фільтрувати й обробляти дані з будь-яких корпоративних джерел, включаючи ERP-системи, CRM, білінгові, банківські, виробничі та інші.
• Забезпечити доступ до всіх джерел інформації через єдиний користувальницький інтерфейс.
• Розділити фізичне представлення (файли/сервера) сховища документів від логічного (проекти, користувачі, бізнес-зміст).
• Створювати звіти.
• Автоматизувати колективну розробку документів і поширення.

Ключові переваги Hummingbird Enterprise:

• Загальна платформа для управління всіма корпоративними інформаційними ресурсами. Hummingbird Enterprise дозволяє організаціям максимально ефективно використовувати свої інформаційні ресурси - дані, що містяться в документах, зображеннях, роздруківках, веб-ресурсах, повідомленнях електронної пошти та інших джерел. Управління цими ресурсами з єдиної платформи дозволяє підтримувати інтегрованість і цілісність інформаційної системи.
• Підтримка різних типів програмних додатків. Наявність підтримки такої безлічі типів документів забезпечує і підтримку широкого кола додатків. Наприклад, Hummingbird Enterprise наповняє внутрішнім змістом процеси управління документами, публікацію і управління вмістом веб, операції, зв'язані з електронною комерцією, корпоративні інформаційні портали, системи управління взаєминами з замовниками і додатки для самостійної роботи.
• Рішення від одного постачальника. Рішення одного постачальника, таке як Hummingbird Enterprise, знижує витрати, зв'язані з розумінням, розгортанням, інтеграцією, відновленням і підтримкою безлічі продуктів.
• Єдина точка входу в систему для користувачів виключає необхідність знати місцезнаходження потрібних документів, а також прискорює навчання користувачів.
• Спрощене адміністрування і підтримка. Hummingbird Enterprise містить усі технології, зв'язані з управлінням документами і бізнес-процесами, тому з погляду адміністрування і підтримки система представляє менше труднощів.
• Зниження витрат, зв'язаних з інтеграцією. Рішення Hummingbird може істотно знизити витрати, зв'язані з інтеграцією компонентів системи від різних постачальників, надаючи комплексне рішення на модульній основі. Продукти Hummingbird прості у впровадженні і підтримці, а також в інтеграції з такими системами, як ERP і CRM.

Докладніше про продукти Hummingbird

Тому що над проектами працює команда висококласних фахівців, яка:

• Забезпечує комплексний підхід до розробки систем керування документами.
• Має позитивний досвід впровадження систем керування документами на українських підприємствах.
• Пропонує відпрацьовану методологію впровадження як усього комплексу рішень, так і його окремих частин.