Электронный архив
Электронный архив - комплексное решение по созданию и наполнению электронного архива документов, обеспечению их надежного хранения и оперативной доступности, а значит - эффективного использования. Электронный архив оптимальным образом решает задачи текущего хранения документов, на этапе которого наибольшую значимость приобретает оперативность доступа к информации и наличие возможности одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Сотрудники подразделений, владеющие соответствующими правами, в любой момент могут получить его электронную копию. Бумажный оригинал при этом остается в оперативном архиве централизованной службы, откуда после окончания определенного срока он передается непосредственно в централизованный архив организации. Такая форма хранения значительно снижает возможность потери документов и повышает оперативность работы за счет сокращения времени поиска нужного документа.
Электронный архив - этот качественно новый уровень использования документальной информации. Его внедрение дает мощный импульс для развития органам государственного управления, министерствам и ведомствам, архивам, банкам, промышленным предприятиям и корпорациям, большим коммерческим фирмам, учреждениям науки, образования и культуры.
Задачи, решаемые при внедрении электронного архива
- Повышение надежности хранения информации, уменьшение риска потери важной информации вследствие халатности персонала или воздействия внешних факторов
- Повышение эффективности использования информации за счет уменьшения времени на поиск необходимых документов
- Обеспечение доступа к информации практически из любой территориально удаленной точки при условии наличия соответствующих прав доступа
- Интеграция с другими информационными системами предприятия
Функции электронного архива
Электронный архив выполняет следующие функции:
- Организация хранения электронных версий документов и учетной информации
- Ведение классификаторов и рубрикаторов и их использование для поиска документов
- Установление и поддержание логических связей между документами
- Организация поиска документов
- По атрибутам регистрационных карточек
- Полнотекстовый поиск
- По аннотациям
- Обеспечение доступа к учетной информации и электронным документам в соответствии с правами доступа
- Идентификация электронных документов по их реквизитам
- Формирование отчетов о работе пользователей с электронным архивом
Создание электронного архива на основе Hummingbird Enterprise
Hummingbird Enterprise - простая и надежная система для гибкого управления вашими информационными активами. Hummingbird Enterprise осуществляет поддержку промышленных объемов хранения, многоуровневой системы ограничения доступа. Наличие механизмов кластеризации и балансирование нагрузки удовлетворяет требования к электронному архиву большой территориально распределенной структуры.
Использование Hummingbird Enterprise позволит предприятиям:
- Сохранять документы разного типа из разных носителей в логически простом архиве неограниченного объема.
- Во много раз сократить время поиска, сортировки, распространения документов.
- Пересматривать большой набор информационных источников, независимо от формата данных, которые в них находятся.
- Обеспечить высокий уровень безопасности важной информации при прозрачном доступе для авторизованных пользователей.
- Целиком восстановить данные после сбоя.
- Вытягивать, фильтровать и обрабатывать данные из любых корпоративных источников, включая ERP-системы, CRM, билинговые, банковские, производственные и прочие.
- Обеспечить доступ ко всем источникам информации через единый пользовательский интерфейс.
- Разделить физическое представление (файлы/сервера) хранилища документов от логического (проекты, пользователи, бизнес-содержание).
- Создавать отчеты.
- Автоматизировать коллективную разработку документов и распространение.
Ключевые преимущества Hummingbird Enterprise:
- Общая платформа для управления всеми корпоративными информационными ресурсами. Hummingbird Enterprise позволяет организациям максимально эффективно использовать свои информационные ресурсы - данные, которые помещаются в документах, изображениях, распечатках, Web-ресурсах, сообщениях электронной почты и других источников. Управление этими ресурсами из единой платформы позволяет поддерживать интегрированность и целостность информационной системы.
- Поддержка разных типов программных приложений. Наличие поддержки такого великого множества типов документов обеспечивает и поддержку широкого круга приложений. Например, Hummingbird Enterprise наполняет внутренним содержанием процессы управления документами, публикацию и управление содержимым Web, операции, связанные с электронной коммерцией, корпоративные информационные порталы, системы управления взаимоотношениями с заказчиками и приложения для самостоятельной работы.
- Решение от одного поставщика. Решение одного поставщика, такое как Hummingbird Enterprise, снижает затраты, связанные с пониманием, развертыванием, интеграцией, обновлением и поддержкой великого множества продуктов.
- Единая точка входа в систему для пользователей исключает необходимость знать местонахождение нужных документов, а также ускоряет обучение пользователей.
- Упрощенное администрирование и поддержка. Hummingbird Enterprise содержит все технологии, связанные с управлением документами и бизнес-процессами, поэтому с точки зрения администрирования и поддержки система содержит меньше трудностей.
- Снижение затрат, связанных с интеграцией. Решение Hummingbird может существенным образом снизить затраты, связанные с интеграцией компонентов системы от разных поставщиков, предоставляя комплексное решение на модульной основе. Продукты Hummingbird простые во внедрении и поддержке, а также в интеграции с такими системами, как ERP и CRM.
Подробнее о продуктах Hummingbird
Почему именно «Атлас»
Потому что над проектами работает команда высококлассных специалистов, которая:
- Обеспечивает комплексный подход к разработке систем управления документами.
- Имеет положительный опыт внедрения систем управления документами на украинских предприятиях.
- Предлагает отработанную методологию внедрения как всего комплекса решений, так и его отдельных частей.