Инвентаризация активов и обязательств
Данные о большинстве хозяйственных операций фиксируются путем составления первичных документов в момент осуществления такой операции либо непосредственно после ее завершения. Однако момент осуществления некоторых операций невозможно зафиксировать по объективным причинам. Например, невозможно отследить, когда и в каком объеме уменьшается количество тех или иных товарно-материальных ценностей вследствие некоторых физико-химических процессов (естественная убыль); совершая кражу, вор не торопится составить документ о количестве и стоимости украденного или пригласить бухгалтера, который сделал бы это. Кроме того, при получении и отгрузке товарно-материальных ценностей зачастую допускаются различного рода ошибки. Например, вместо одного вида материалов отгружен другой (пересортица); при оформлении первичных документов допущена арифметическая ошибка и так далее.
В результате происходят изменения, которые можно выявить, оценить и отразить в бухгалтерском учете, только проверив фактическое наличие активов предприятия и сравнив его с данными бухгалтерского учета, то есть только после проведения инвентаризации. Документы, в которых фиксируются результаты инвентаризации (инвентаризационные описи и сличительные ведомости) и на основании которых данные отражаются в бухгалтерском учете (протоколы заседаний постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий, приказ или распоряжение собственников об утверждении результатов инвентаризации), рассматриваются как первичные документы бухгалтерского учета.
В соответствии со ст. 10 Закона Украины от 16.07.99 г. № 996-XIV "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" (далее - Закон о бухучете) для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятия обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Объекты и периодичность проведения инвентаризации определяются собственником (руководителем) предприятия, кроме случаев, когда ее проведение является обязательным в соответствии с действующим законодательством.
Достоверные данные о наличии товарно-материальных ценностей необходимы бухгалтеру и для правильного определения объекта налогообложения в налоговом учете.
Инвентаризация имущества, средств и расчетов является одним из важных методов, обеспечивающих достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности предприятия, учреждения, организации и в настоящее время регулируется следующими документами:
- Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 11.09.94 г. № 69 (далее - Инструкция по инвентаризации);
- Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением Правления НБУ от 19.02.2001 г. № 72;
- Положением об инвентаризации имущества приватизируемых государственных предприятий, а также имущества государственных предприятий и организаций, передаваемого в аренду, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 02.03.93 г. № 158;
- постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.89 г. № 241 "Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций".
Документальное обеспечение инвентаризации
Проведение инвентаризации на предприятии, а точнее, каждый ее этап <>сопровождается обязательным составлением соответствующих документов.
Основные формы первичной учетной документации по инвентаризации (акты, описи, ведомости) утверждены Постановлением Госкомитета СССР по статистике от 28.12.89 г. № 241 "Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций". Все они имеют в номере буквенный код "инв.-". Так, например, это Форма № инв-1 "Инвентаризационная опись основных средств".
Однако кроме них имеются другие документы как утвержденные нормативными документами, так и составляемые предприятием в произвольной форме, которые необходимо иметь на предприятии до, во время и после проведения инвентаризации. Перечень таких документов с образцами заполнения приведен в теме Образцы документов по инвентаризации.
виды инвентаризации
Полная и частичная
В зависимости от полноты охвата объектов различают полную и частичную инвентаризацию. При проведении полной инвентаризации описи подлежат все без исключения виды имущества и финансовых обязательств предприятия. Она достаточно трудоемка и отвлекает значительное количество работников от основной работы. Поэтому в некоторых случаях целесообразно проведение частичной инвентаризации, при которой сверяется с данными бухгалтерского учета один или несколько видов имущества и обязательств, например, только бланки строгой отчетности или только готовая продукция. Разновидностью частичной инвентаризации является выборочная инвентаризация.
Плановая и внеплановая
В зависимости от причины проведения различают плановую и внеплановую, или внезапную инвентаризацию. Плановая инвентаризация проводится в заранее установленные сроки, в соответствии с планом, утвержденным приказом руководителя (собственника) предприятия. Внеплановую инвентаризацию проводят по решению вышестоящих органов, руководителей организаций, по требованию ревизоров, следственных и контрольно-ревизионных органов. Внезапная инвентаризация (разновидность внеплановой) проводится неожиданно для материально ответственного лица. Цель проведения такой инвентаризации - проверка наличия конкретных ценностей.
Различные виды инвентаризации могут сочетаться друг с другом. Например, плановая инвентаризация может быть как полной, так и частичной.
проведение Обязательной инвентаризации
В соответствии с п. 10.2 ст. 10 Закона о бухучете и п. 3 Инструкции по инвентаризации, сроки (периодичность) инвентаризации и конкретные объекты для ее проведения самостоятельно определяются руководителем предприятия (собственником), кроме случаев, когда ее проведение является обязательным в соответствии с законодательством.
Основания для проведения обязательной инвентаризации
Согласно п. 3 Инструкции по инвентаризации и п. 12 Порядка представления финансовой отчетности, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 28.02.2000 г. № 419, проведение инвентаризации является обязательным в следующих случаях:
- при преобразовании государственного предприятия в акционерное общество, приватизации либо сдачи в аренду его имущества;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц;
- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, порчи ценностей;
- по предписанию судебно-следственных органов;
- в случае форс-мажорных обстоятельств (техногенных аварий, пожара, стихийного бедствия);
- при передаче предприятий и их структурных подразделений;
- в случае ликвидации предприятия.
При коллективной (бригадной) материальной ответственности проведение инвентаризации обязательно в случае смены руководителя коллектива (бригадира), выбытия из коллектива (бригады) более половины его членов, а также по требованию хотя бы одного члена коллектива (бригады).
Помимо вышеуказанного, органы государственной налоговой службы, согласно п.14 ст.11 Закона Украины от 14.12.90 г. № 509-XII "О государственной налоговой службе в Украине", в установленном законом порядке имеют право требовать от руководителей проверяемых предприятий, учреждений и организаций проведения инвентаризации.
Сроки проведения обязательной инвентаризации
В соответствии с п. 3 Инструкции по инвентаризации обязательная инвентаризация проводится в следующие сроки:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности - в период с 1 октября по 31 декабря;
- зданий, сооружений и других недвижимых объектов основных фондов инвентаризация может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет;
- при смене материально ответственных лиц инвентаризация проводится по состоянию на дату приема-передачи дел;
- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, порчи ценностей инвентаризация проводится по состоянию на дату установления таких фактов;
- в случае стихийного бедствия, техногенных аварий и т. п. инвентаризация проводится по состоянию на дату окончания указанных явлений;
- при передаче предприятий и их структурных подразделений инвентаризация проводится на дату передачи.
Объекты обязательной инвентаризации
В случаях, когда проведение инвентаризации обязательно, ее объектами должны стать:
- все имущество, принадлежащее предприятию и числящееся у него на балансе, в том числе имущество, которое находится вне территории предприятия;
- денежные средства, денежные документы, финансовые вложения;
- расходы будущих периодов;
- резервы предстоящих платежей;
- расчеты.
Иными словами, инвентаризации подлежат все активы предприятия, а также его обязательства. Кроме того, должны быть проинвентаризированы производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие предприятию, но числящиеся в его бухгалтерском учете на забалансовых счетах, в частности:
- имущество, находящееся на ответственном хранении;
- основные средства, полученные в оперативную аренду;
- материалы и сырье, поступившие в переработку.
При этом необходимо учитывать специфику того или иного вида активов, так как она обуславливает особенности проведения инвентаризации и оформления ее результатов.
Особенности проведения обязательной инвентаризации на государственном предприятии
Проведение инвентаризации при преобразовании государственного предприятия в акционерное общество, приватизации либо сдачи в аренду его имущества, а также регулирование инвентаризационных разниц осуществляется в порядке, установленном Положением об инвентаризации имущества приватизируемых государственных предприятий, а также имущества государственных предприятий и организаций, передаваемого в аренду, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 02.03.93 г. № 158.
При приватизации имущества государственных предприятий, а также при передаче имущества государственных предприятий в аренду инвентаризации подлежит все имущество предприятия или его структурного подразделения, включая объекты непроизводственного значения, действующие объекты, объекты и предметы, переданные в прокат, аренду или находящиеся на реконструкции, модернизации, консервации, в ремонте, запасе или резерве независимо от технического состояния, а также зачисленные или не зачисленные по различным причинам на баланс.
Для проведения инвентаризации имущества приватизируемых государственных предприятий государственный орган приватизации утверждает состав инвентаризационной комиссии.
В состав инвентаризационной комиссии обязательно должны входить руководитель и главный бухгалтер приватизируемого (или сдаваемого в аренду) предприятия, а также представитель государственного органа приватизации или арендодателя.
Инвентаризация имущества государственного предприятия или организации должна быть закончена за 15 календарных дней. Если на проведение инвентаризации необходимо больше времени, то по письменному предложению председателя инвентаризационной комиссии срок проведения инвентаризации может быть продлен государственным органом приватизации или арендодателем, но не более чем на 15 календарных дней.
Материалы инвентаризации (описи, акты, сличительные ведомости, протоколы) оформляются не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр направляется государственному органу приватизации или арендодателю, а второй остается на предприятии и является основанием для отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.
Организация проведения инвентаризации
Порядок создания инвентаризационных комиссий
Для организации проведения инвентаризаций руководитель предприятия должен издать приказ о создании постоянно действующих инвентаризационных комиссий, возглавляемых руководителем предприятия или его заместителем, в состав которых также входят главный бухгалтер и руководители структурных подразделений.
Требования к содержанию приказа нормативно не регламентированы, но его форма должна соответствовать требованиям, предъявляемым к такого рода документам, то есть он должен содержать определенный набор реквизитов:
- название вида документа ("Приказ");
- дата составления (подписания);
- номер;
- место (город, другой населенный пункт), где был подготовлен (составлен) документ;
- заголовок к тексту (тема приказа, его краткое содержание, суть);
- текст, состоящий из двух частей - констатирующей и распорядительной;
- подпись руководителя.
На предприятиях, где из-за большого объема работ проведение инвентаризации не может быть обеспечено одной комиссией, для непосредственного проведения инвентаризации в местах хранения и производства распорядительным документом руководителя предприятия создаются рабочие инвентаризационные комиссии в составе инженера, технолога, механика, исполнителя работ, товароведа, экономиста, бухгалтера и других опытных работников, которым хорошо знаком объект инвентаризации, цены и первичный учет. Рабочие инвентаризационные комиссии возглавляются представителем руководителя предприятия, который назначил инвентаризацию. Запрещается назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии у тех же самых материально ответственных лиц одного и того же работника два года подряд.
В приведенных образцах приказы составлены таким образом, чтобы ими можно было руководствоваться в течение нескольких лет. На практике обычно такие приказы оформляются ежегодно, как правило, в начале года (и такой вариант представляется наиболее целесообразным), поскольку состав комиссий не может оставаться неизменным в течение длительного периода времени: кто-то из членов комиссии увольняется, кто-то уходит на пенсию или в декретный отпуск. Конечно, такие перемены могут произойти и в течение года. Тогда необходимо издать отдельный приказ об изменении (изменениях) в персональном составе инвентаризационных комиссий.
Инструкция по инвентаризации и другие действующие нормативные документы не устанавливают конкретных требований к количественному и должностному составу инвентаризационных комиссий. Оговорено только, что возглавлять постоянно действующую комиссию должен руководитель предприятия или его заместитель, а в состав такой комиссии должны быть обязательно включены главный бухгалтер и руководители структурных подразделений. Поэтому, создавая комиссии, каждое предприятие исходит из того объема работ, который необходимо выполнить. Если на предприятии есть служба внутреннего аудита или специальное подразделение, занимающееся налоговым учетом, работников этих структур также целесообразно включать в состав комиссий. Кроме того, в состав комиссий могут быть включены представители независимых аудиторских организаций.
До начала проверки фактического наличия ценностей инвентаризационная комиссия обязана:
- опломбировать подсобные помещения и другие места хранения, имеющие отдельные входы и выходы;
- проверить исправность всех весоизмерительных приборов;
- получить последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчетов о движении товарно-материальных ценностей и денежных средств.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, прилагаемые к реестрам (отчетам) с отметкой "К инвентаризации на (дата)". Для бухгалтерии эти документы являются основанием для определения остатков ценностей на начало инвентаризации по данным учета.
Лица, ответственные за сохранность ценностей, дают расписки о том, что до начала инвентаризации все приходные и расходные документы на ценности сданы в бухгалтерию, что все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны на расход. Такие же расписки дают лица, имеющие денежные средства на приобретение или доверенности на получение ценностей.
По результатам инвентаризации инвентаризационные комиссии оформляют протокол с указанием в нем положения складского хозяйства, результатов инвентаризации и заключений по ним, предложений о зачете недостач и излишков в результате пересортицы, списании недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхнормативных недостач и расходов от порчи ценностей с указанием принятых мер по предупреждению таких потерь и недостач.
Конкретные требования к форме протокола заседания рабочей инвентаризационной комиссии действующим законодательством не установлены, поэтому он оформляется в произвольной форме, с учетом общих требований, предъявляемых к этому виду документов.
Контрольные проверки результатов инвентаризации
Согласно п. 11.6 Инструкции по инвентаризации после окончания инвентаризации постоянно действующей инвентаризационной комиссией проводятся контрольные проверки результатов инвентаризации при участии членов рабочих инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц. Такие контрольные проверки проводятся обязательно до открытия склада (кладовой, секции и др.), где проводилась инвентаризация. При этом из описи проверяются наиболее ценные материальные ценности, а также те, которые пользуются повышенным спросом. При выявлении значительных расхождений между данными инвентаризационной описи и данными контрольной проверки назначается новый состав рабочей инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации ценностей.
Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляются актом (приложение № 1 к Инструкции по инвентаризации). Регистрацию проведенных контрольных проверок осуществляет бухгалтерия в специальной книге (приложение № 2 к Инструкции по инвентаризации).
объекты инвентаризации
Инвентаризация основных средств и нематериальных активов
Порядок проведения инвентаризации основных средств регулируется п. 11.7 Инструкции по инвентаризации.
При инвентаризации основных средств проверяется наличие технических паспортов или другой технической документации, документов на основные средства, в том числе и на принятые или сданные предприятием в аренду, на хранение или во временное пользование. При отсутствии указанных документов необходимо соответствующим образом составить или оформить новые.
Оценка объектов, выявленных при инвентаризации, как не взятых на учет, должна быть проведена в соответствии с современными условиями возобновления, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением данных об оценке и износе соответствующими актами.
В случае установления инвентаризационной комиссией, фактов выполнения работ капитального характера (достройка этажей, пристройка новых помещений и т. п.) или частичной ликвидации зданий и сооружений (снос отдельных конструктивных элементов) не отраженных в бухгалтерском учете предприятия, комиссия определяет сумму увеличения или снижения первоначальной стоимости объекта.
Основные средства, ремонтируемые на других предприятиях, вносят в инвентаризационную опись на основании документов о сдаче объектов в ремонт.
Комиссией составляются инвентаризационные описи отдельно на арендуемые основные средства, отдельно на основные средства, не пригодные к эксплуатации.
Что касается нематериальных активов, инвентаризационная комиссия должна проверить обоснованность взятия на учет нематериальных активов, то есть наличие документов, по которым оформлены приобретенные имущественные права, и документов (справок), описывающих сам объект нематериальных активов или порядок его использования.
При выявлении объектов нематериальных активов, не взятых на учет, инвентаризационная комиссия заносит их в инвентаризационную опись с указанием необходимых данных. Оценка таких объектов проводится в таком же порядке, как и основных средств.
Инвентаризация товарно-материальных ценностей
Порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей регулируется п. 11.8 Инструкции по инвентаризации.
Для инвентаризации товарно-материальных ценностей приказом Минстата от 21.06.96 г. № 193 "Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и материалов" утверждена инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (типовая форма № М-21), которая имеет ряд недостатков, из-за которых она может быть применена не для всех видов товарно-материальных ценностей. Кроме этого, в заглавной части описи по форме № М-21 отсутствует расписка материально ответственного лица, являющаяся обязательным элементом инвентаризационных описей, утвержденных постановлением Госкомитета СССР по статистике от 28.12.89 г. № 241 "Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций".
При этом если сравнить инвентаризационную опись по форме № М-21 с описью по форме № инв.-3, то можно увидеть и некоторые другие расхождения. В частности, в описи по форме № М-21 отсутствует графа "по данным бухгалтерского учета", хотя такая графа необходима при проведении инвентаризации, так как именно она позволяет сопоставить фактическое наличие с тем, что должно быть по данным бухгалтерского учета. Поэтому, по нашему мнению, удобнее использовать опись по форме № инв.-3.
Товарно-материальные ценности, принадлежащие предприятию, но отсутствующие в момент проведения инвентаризации:
- находящиеся в пути,
- отгруженные покупателями товары, не оплаченные в срок,
- товары и ценности, находящиеся на складах других предприятий (на ответственном хранении, на комиссии, в переработке),
могут быть признаны, если они подтверждены соответственно оформленными документами - счетами поставщиков, копиями платежных требований (счетов-фактур), предъявленными покупателям, переоформленными на дату инвентаризации или близкую к ней. Инвентаризационные описи на них составляются отдельно.
На отгруженные товары составляется отдельная инвентаризационная опись по форме № инв.-4, которая применяется при инвентаризации стоимости отгруженных товаров.
На отгруженные товары, срок оплаты которых не наступил, на товары отгруженные, но не оплаченные в срок, составляются отдельные акты. Акт составляется в одном экземпляре инвентаризационной комиссией, подписывается и передается в бухгалтерию.
На товарно-материальные ценности, переданные или полученные на ответственное хранение, составляется отдельная инвентаризационная опись по форме № инв.-5.
Данная опись применяется при инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение. Опись составляется в одном экземпляре инвентаризационной комиссией и, подписанная членами комиссии и материально ответственным лицом (в случае принятия ценностей на хранение), передается в бухгалтерию.
До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность товарно-материальных ценностей, принятых на хранение, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть инвентаризационной описи.
При инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, записи в опись производятся инвентаризационной комиссией на основании проверки и пересчета ценностей в натуре.
Товары и материалы, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в опись на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение.
Часть товарно-материальных ценностей, принадлежащих предприятию, во время проведения инвентаризации может находиться в пути. Для инвентаризации таких товарно-материальных ценностей может быть применена форма № инв.-6.
Такая инвентаризационная опись составляется в одном экземпляре инвентаризационной комиссией на основании документов, подтверждающих нахождение материалов или товаров в пути, подписывается и передается в бухгалтерию.
Товарно-материальные ценности, находящиеся в переработке, вносятся в инвентаризационную опись на основании подтверждающих документов с указанием названия предприятия-переработчика, наименования ценностей, количества, фактической стоимости по данным учета, даты передачи их в переработку, номера и даты документа.
Согласно п.п. "е" п. 11.8 Инструкции по инвентаризации допускается составление групповых инвентаризационных описей малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование работников, с указанием в них ответственных за эти предметы лиц (на которых ведутся личные карточки) с их росписью в описи.
Если предметы спецодежды и белья находятся в ремонте или стирке, они вносятся в инвентаризационную опись на основании квитанции предприятия бытового обслуживания, других предприятий и организаций. На непригодные для использования предметы во время инвентаризации составляются отдельные инвентаризационные описи.
Тара вносится в инвентаризационную опись по видам, целевому назначению и качественным состояниям (новая, бывшая в употреблении, не требующая ремонта). На непригодную к использованию тару во время инвентаризации составляется отдельная опись.
Инвентаризация незавершенного производства, капитального строительства и ремонта
Порядок проведения инвентаризации незавершенного производства, капитального строительства и ремонта регулируется п. 11.9 Инструкции по инвентаризации.
Незавершенное производство в виде неоднородной массы или смеси в инвентаризационных описях приводится в виде двух показателей: количество этой массы или смеси и количество сырья или материалов, входящих в ее состав. Это форма № инв.-7 "Инвентаризационная опись незавершенного производства" и форма № инв.-10 "Акт инвентаризации незаконченных капитальных ремонтов основных средств".
Инвентаризация наличных ценностей
Одним из важных моментов инвентаризации является инвентаризация денежных средств, ценностей, бланков строгой отчетности и финансовых вложений.
В основных документах по инвентаризации не названа форма, в которой фиксируются результаты инвентаризации денежных средств, однако такой документ утвержден постановлением Правления НБУ от 19.02.2001 г. № 72 "Об утверждении Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине" (далее - Положение № 72) и может использоваться при проведении инвентаризации.
Наличие товарно-материальных ценностей оформляется инвентаризационными актами. Актом результатов инвентаризации наличных средств (приложение № 1 Положения № 72) и Инвентаризационной описью ценностей и бланков документов строгой отчетности (форма № инв.-16).
Наличность в иностранной валюте вносится в акты с указанием названия и суммы иностранной валюты, курса НБУ на день инвентаризации, суммы иностранной валюты в пересчете на денежную единицу Украины.
Никакие документы или расписки в остаток наличности не включаются. Заявления кассира о наличии в кассе наличности и других ценностей, не принадлежащих предприятию или организации, во внимание не принимаются.
В акте инвентаризации наличия денежных средств указывается фактический остаток, остаток по данным учета и определяется результат инвентаризации.
В инвентаризационную опись денежных документов, бланков строгой отчетности вносятся данные о названии, номере, серии и номинальной стоимости.
При инвентаризации денежных средств в пути сверяются суммы, числящиеся на субсчете 333 (334), с данными квитанций учреждений банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка.
В отдельные акты инвентаризации вносятся данные о долгосрочных и краткосрочных финансовых вложениях в ценные бумаги (акции, облигации и др.), депозиты, вклады в уставные фонды других предприятий. Инвентаризация этих денежных средств проводится путем проверки наличия ценных бумаг, проверки в уставных и других документах данных о паях и вкладах в уставные фонды совместно созданных предприятий и депозитах.
В акте инвентаризации указываются название финансового вложения (акции, облигации, паи, депозиты и др.), дата и срок вложения, номера и серии ценных бумаг, название документа, подтверждающего финансовые инвестиции (учредительный договор, другие договора, выписки банков, накладные на передачу оборудования и др.), сумма, вид вклада.
Инвентаризация расходов будущих периодов и резервов предстоящих расходов и платежей
Порядок проведения инвентаризации расходов будущих периодов и резервов предстоящих расходов и платежей регулируется п. 11.10 Инструкции по инвентаризации. Результатом такой инвентаризации является Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма № инв.-11)
Инвентаризация расчетов
Порядок проведения инвентаризации расчетов регулируется п. 11.11 Инструкции по инвентаризации.
Инвентаризация задолженности по недостачам и убыткам от порчи ценностей должна обеспечить проверку причин, задерживающих рассмотрение материалов относительно выявленной недостачи и отнесения ее на виновных лиц или списания в установленном порядке.
В акте инвентаризации расчетов по возмещению материальных убытков указывается фамилия должника, за что и когда возник долг, дата принятия решения суда или другого органа (добровольного соглашения должника) о возмещении суммы материального ущерба. А если такое решение не принято, то указывается, когда предприятием предъявлен иск и сумма долга на дату инвентаризации. (Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № инв.-17))
При инвентаризации товарно-материальных ценностей фактическое наличие устанавливается пересчетом остатков инвентаризируемых ТМЦ. Подтверждением остатков при инвентаризации дебиторско-кредиторской задолженности служит акт сверки расчетов, подписанный представителями обеих сторон (предприятия - дебитора и предприятия - кредитора).
Для определения результатов инвентаризации бухгалтерия предприятия или организации составляет сличительные ведомости по ценностям, по которым при инвентаризации установлены отклонения от данных учета.
До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия предприятия или организации проводит проверку всех подсчетов в инвентаризационных описях (актах). Выявленные ошибки в ценах, таксировке и подсчетах должны быть исправлены и заверены подписями всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц.
На последней странице инвентаризационной описи обязательно делается отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов с подписями лиц, которые их проводили.
регулирование инвентаризационных разниц
После окончания инвентаризации, оформленные инвентаризационные описи (акты) передаются в бухгалтерию для проверки, определения и обобщения результатов инвентаризации, а также для отражения этих результатов в бухгалтерском, а в некоторых случаях - и в налоговом учете.
Проверка инвентаризационных описей предполагает определение правильности подсчетов в них. Если обнаруживаются ошибки в арифметических подсчетах либо в ценах и таксировке документов, они должны быть исправлены в соответствии с требованиями Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.
Количественные и ценовые показатели по данным бухгалтерского учета проставляются в соответствующих строках описей. Таким образом, данные учета сопоставляются с данными о фактическом наличии, что позволяет обнаружить расхождения между ними.
Обнаруженные расхождения фиксируются в специальных сличительных ведомостях:
- сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств (форма № инв.-18);
- сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № инв.-19).
Расхождения фактического наличия материальных ценностей и денежных средств с данными бухгалтерского учета, установленные при инвентаризации, называются инвентаризационными разницами, а приведение учетных данных в соответствии с фактическим наличием - регулированием инвентаризационных разниц.
Инвентаризационные разницы могут иметь вид:
- излишков (то есть по факту больше, чем по документам);
- недостач (то есть по документам больше, чем по факту);
- пересортицы (то есть излишки - по одним и недостача - по другим похожим товарам).
Порядок регулирования инвентаризационных разниц определен п. 11.12 Инструкции по инвентаризации и является следующим:
- обнаруженные излишки основных средств, материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств и другого имущества подлежат оприходованию и зачислению на результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия с последующим установлением причин появления излишков и виновных в этом лиц;
- убыль ценностей в пределах утвержденных норм списывается по решению руководителя предприятия на издержки производства или обращения. Нормы естественной убыли могут использоваться только в случаях выявления фактических недостач и после зачета недостач ценностей излишками из пересортицы. При отсутствии норм, убыль рассматривается как сверхнормативная недостача;
- сверхнормативная недостача ценностей, а также потери от порчи ценностей относятся на виновных лиц в ценах, по которым рассчитывается размер ущерба от хищений, недостач, уничтожения и порчи материальных ценностей;
- сверхнормативные потери и недостачи материальных ценностей, включая готовую продукцию, в тех случаях, когда виновные лица не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, зачисляются на убытки предприятия;
- взаимный зачет остатков и недостач вследствие пересортицы может быть допущен только по товарно-материальным ценностям одинакового наименования и в тождественном количестве при условии, что остатки и недостачи образовались за один и тот же проверяемый период и у одного и того же проверяемого лица. Органы государственного управления, в ведении которых находятся предприятия, могут устанавливать порядок, при котором такой зачет может быть допущен относительно одной и той же группы товарно-материальных ценностей, если ценности, входящие в ее состав, имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару (при отпуске их без распакованной тары);
- в случае если при зачете недостач излишками при пересортице стоимость ценностей, выявленных в недостаче, больше стоимости ценностей, выявленных в излишке, разница стоимости должна быть отнесена на виновных лиц.
Если конкретные лица, виновные в пересортице, не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостача сверх норм естественной убыли с отнесением их на результаты финансово-хозяйственной деятельности. По таким суммовым разницам в протоколах инвентаризационной комиссией должны быть приведены исчерпывающие пояснения причин, по которым разницы не могут быть отнесены на виновных лиц.
Превышение стоимости ценностей, выявленных в излишках, над стоимостью ценностей, выявленных в недостаче при пересортице, относятся на увеличение данных учета соответствующих материальных ценностей и результатов финансово-хозяйственной деятельности.
Согласно п. 12 Инструкции по инвентаризации к Примечаниям к финансовой отчетности предприятия, утвержденным приказом Минфина от 29.11.2000 г. № 302, прилагается пояснительная записка, в которую включается, помимо прочего, ведомость результатов инвентаризации.
Дополнительно вопросы, связанные с инвентаризацией, изложены в следующих документах:
- в письме Госказначейства от 12.05.2004 г. № 07-04/959-3875 разъяснен порядок отражения фактических недостач денежных, валютных, материальных и других ценностей, выявленных при проведении инвентаризации;
- в письме Минфина от 15.12.2003 г. № 31-04200-30-23/191 отмечается, что руководитель предприятия или другое должностное лицо, утвердившее состав инвентаризационной комиссии, соответствующим предписывающим документом может осуществить замену председателя инвентаризационной комиссии в случаях, когда отсутствие ранее назначенного главы инвентаризационной комиссии вызвано, в частности, его болезнью, командировкой;
- в письме Минфина от 21.10.2003 г. № 31-04200-30-23/154 разъяснен порядок осуществления инвентаризации, в случае ее проведение в течение нескольких дней;
- в письме Госкомстата от 30.01.2003 г. № 03-04-05/18 указано, что для оформления результатов инвентаризации ценностей и бланков документов строгой отчетности предприятия могут применять форму первичной учетной документации, утвержденную постановлением Госкомстата СССР от 28.12.89 г. № 241;
- в письме Госкомпредпринимательства от 16.12.2002 г. № 2-221/6694 разъяснен порядок проведения инвентаризации в случае ликвидации предприятия;
- в письме Минфина от 03.12.2001 г. № 31-053-2-4/4390 разъяснен порядок проведения инвентаризации задолженностей;
- в письме Минфина от 18.06.2001 г. № 053-2984 разъяснен порядок проведения инвентаризации в случае хищения ТМЦ.